帕累托80/20分析法在降低藥品盤虧率中的應用

吳順有，趙普軍，孫成春

隨著藥品的種類和數量與日俱增，科學管理和使用藥品已成為醫院藥事管理的一個難題［1］。帕累托80/20分析法作為醫院藥品管理的有效手段，已被國內多家醫院采用。帕累托80/20分析法是由意大利經濟學家和社會學家帕累托發現的，最初只限定于經濟學領域，后來這一法則也被推廣到社會生活的各個領域，深為人們所認同。帕累托80/20分析法是指在任何大系統中，約80%的結果是由該系統中約20%的變量產生的。目前各醫院普遍采用的是帕累托80/20分析法管理藥品，即抓住關鍵，把特殊管理藥品（麻醉精神藥品）和貴重藥品單獨專人管理，剩余其他藥品統一管理的模式。借助這種管理理念和對麻醉精神藥品、貴重藥品的管理經驗，筆者把剩余的其他藥品（除麻醉精神藥品和貴重藥品）中價格相對較貴，用量大，容易出現管理漏洞的藥品，即盤虧品種中的20%，占據總盤虧金額的80%，組織專人“專柜”管理，實行交接班制度，賬目日清日結，切實提高發藥準確率和盤點賬物相符率，減少事故和浪費，節省資金，達到科學管理的目的，并且將盤虧率控制在1‰以內。

1　資料來源

筆者所在醫院住院藥房以每個自然月的最后一周為盤點時段。按照醫院信息系統（HIS）中已設置的藥品存放位置即貨位碼打印出理論庫存量的盤點前清單［2］，按實際清點數量一一對應，匯總盤虧部分。選取2014年10月—2014年12月住院藥房盤點表為基礎，分析盤虧部分的類別組成和百分比，以2015年度各月的盤點結果盤虧部分為持續改進組。

2　分析方法和結果

2.1分析方法采用回顧性分析統計2014年10月—12月盤點表中盤虧品種數、所屬類別和所占盤虧百分比，使用帕累托80/20分析法，找出影響盤虧率的主要因素，專人集中管理，合理安排藥品的出入庫。

通過表1分析結果可見，抗生素、免疫調節藥、神經系統用藥和中成藥所占品種比例是26.39%，占總盤虧金額的71.21%，是盤虧的主要因素，可以作為主要管理對象集中管理。

表 1　2014年10月—12月盤虧品種數、百分比構成表

2.2主要因素分析與措施制定對2015年度各月盤虧結果持續使用帕累托80/20分析法進行分析匯總，加強管理影響盤虧率的主要因素。在管理過程中通過魚骨圖分析匯總影響集中管理的因素，制定合理的措施保證集中管理藥品的賬物相符率。將2014年10月—2015年12月盤虧率（金額）做成折線圖（圖1），經過持續改進，月盤虧率控制在1‰以內，達到預期目標。

圖 1　2014年10月—2015年12月盤虧率（金額）折線圖

2.3逐項分析原因根據圖2有針對性地制定相應的措施防范工作差錯。

2.3.1品種篩選選準品種是成功實施既定目標的基礎，運用帕累托80/20分析法選擇影響結果占20%的關鍵變量，將盤虧品種按照類別分組，核算每一類藥品占總盤虧金額的比例，找出大約占總盤虧金額80%的前幾位集中管理。

2.3.2人員管理人的因素是管理工作的重點和難點。必須通過嚴格的規章制度，嚴明監督、獎懲機制，同時不忘關懷、幫助有困難的同志。工作期間不允許脫崗，必須離崗的情況下，需要找相關人員替崗，特殊情況要向上級領導請假，當班人員重新分配崗位，保證上班期間崗位有人。多與工作人員談心，及時掌握思想動態，多做思想工作，有特殊思想波動者及時換崗。嚴格交接班制度，定期巡查、抽查，對賬物不符的情況要責任到人。加強核對，核對藥師簽字或蓋章，做到出了問題可以追查，核對藥師負責當天的交接班工作，嚴格交接班制度，雙人簽字，責任到人。工作期間工作場所不準聊天，不準打電話，違規者處罰做值日一周。

2.3.3藥品維護交替、上下錯開擺放相近似或同名不同規格、同名不同產地的藥品；使用不同顏色的標簽區分相近和相同品種；加大藥品的間隔距離，避免過于擁擠，互相混淆；實際工作中發現，有些同志數學運算能力較差，非整數的加減乘法運算錯誤率較高，這種現象在年紀較高的藥師身上尤為突出，清點錯誤可能影響盤點結果的準確度，因此，實行“5S”管理，提升工作效率［3］，藥品上架要擺放整齊，整盒藥品每垛或排應以五十或一百的倍數擺放，便于計算；拆零要適度，避免清點環節的計算錯誤；非整箱藥品要做標記；破損藥品集中存放，人為因素造成的破損價值超過50元的要照價賠償；未知原因的破損如果價格較貴應與供應商協調處理。

2.3.4工作環境如果條件允許可以購買自動擺藥機，減少人為出錯的概率；有條件可以擴大集中管理藥品的區域，使藥品擺放更合理；集中管理藥品應該有監視系統，調配人員盡量固定，人員配備越少越好，最好有防盜設施，一旦出問題可以縮小排查范圍。

圖 2　集中管理藥品賬物不相符的因素

2.3.5其他因素增加節假日值班人員的數量，合理考核績效，這樣才能調動工作人員積極性；指定專人負責在有限范圍內外借藥品，其他人沒有外借藥品權限；公司補換的藥品由庫管統一處理，并通知相關人員。盤點時間要選在庫存量相對較低的月底，這樣庫存基數較小，得出的數據較有說服力。

2.3.6系統問題一旦發現問題，及時聯系網絡中心處理，如果問題解決不了，應聯系上一級藥師協調。

2.4管理工作采用PDCA循環發現問題，制定計劃，執行計劃，檢查執行情況，對發現的問題按程序處理，對不能處理的問題進入下一循環。從人員管理、藥品維護、工作環境和其他因素方面，集思廣益，開拓進取，對發現的問題集中討論，列入制度，強調交接班制度，責任到人。通過帕累托80/20分析法年盤虧率已經由2012年2.1‰、2013年1.8‰、2014年2.0‰下降到2015年1.41‰；同時2015年11月的盤虧率為 0.99‰，2015年 12月盤虧率0.92‰，完成月盤虧率小于1‰的既定目標。

3　討論

帕累托80/20分析法在分析盤虧數據得出的主要影響因素包括抗生素、免疫調節藥、神經系統用藥和中成藥約占盤虧率品種數的26%，盤虧金額約占盤虧總金額的71%，即20%的關鍵品種，決定了總體中80%的盤虧量。上述類別藥品在各大醫院都屬于用量大，金額相對較貴，品規、產地相對較多，包裝相近情況突出，日常管理易出問題，在選擇關鍵變量的時候要著重關注。選擇關鍵變量是運用帕累托80/20分析法的關鍵基礎，前期匯總數據時一定要在點庫準確的基礎上進行，不準確的數據可能增加工作量，監控不需要監控的品種，遺漏了真正該監控的品種。

每個月點庫后都要重新調整影響盤虧率的品種，增加品種根據點庫情況決定，減少監控品種根據實際情況決定，多次調出和調入的品種重點監控。因為人員和場地的限制，集中管理的藥品數量有限，部分品種在使用過程中會出現之前監控的因素發生變化的情況，例如：以前易混淆的相似品種停產或召回，不再供應臨床；每年的特定時期，例如秋收或春節，住院病人數量大幅減少時，藥品的發放量也大量減少，相對出錯頻率也會降低；藥品在周期性的重新招標時，老舊品種大量調出，新品種沒能及時到位時，藥房藥品的品種數量會有相應減少，擺藥量，出錯率也會有所下降，相對應剩余的品種就要調回原庫房繼續使用。

盤點時的總庫存量對盤虧率的百分比有重大影響，基數過大可能掩蓋結果的真實性。盤點選在月底月結前總庫存量較小，月底藥庫送藥前的周二或周三會有一個比較合理的庫存基數。引入精益管理理念［4］，合理庫存，增加醫院的流動資金，同時減少藥品積壓。

實際工作中藥師工作積極性的高低也和經濟因素有一定關系。工作中可以考慮納入必要的獎勵機制，提高工作人員積極性，從而提高工作效率。多人干一項工作時容易產生攀比心理，因此崗位職責有待于進一步明確到個人，并按照情況納入績效考核中。品管圈［5］同樣可以應用到日常管理中，從小范圍做起，提高工作熱情，帶動每一位藥師參與住院藥房的建設，強調人的作用，充分發揮人的潛力［6］。