高校電子發票認證報銷方式探討

李代萍　趙瑜

【摘 要】 隨著國家財務信息化的發展，發票形式從紙質發票向電子發票轉變。電子發票具有重復報銷、難以鑒別發票真偽的缺點。針對高校電子發票實際報銷中難以把握其真實性和唯一性的問題，探討了電子發票認證報銷與高校網上自助報賬系統相整合的新型報賬方式，將電子發票自助認證模塊嵌入到網上自助報賬模式中，在網上報賬系統中增加發票認證功能模塊，并對實際報銷的操作流程和注意要點進行了闡述。通過電子發票自助認證的報銷方式，保證了高校報銷的電子發票具有真實性和唯一性，為各高校、各單位解決電子發票報銷中的問題提供了參考，并為推廣電子發票的應用提供了技術支持，是財務報銷模式的又一創新。

【關鍵詞】 高校； 電子發票； 認證報銷； 自助報賬

【中圖分類號】 G475 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1004-5937（2018）12-0139-04

發票是會計核算的原始依據，也是財務工作的起點。隨著國家財務信息化建設和電子商務的深入發展，發票形式逐漸從紙質發票向電子發票轉變。國家稅務總局于2015年11月發布了《關于推行通過增值稅電子發票系統開具的增值稅電子普通發票有關問題的公告》（國家稅務總局公告2015年第84號），決定從2015年12月1日起在全國范圍推行增值稅電子發票系統，其中第三條規定：增值稅電子普通發票的開票方和受票方需要紙質發票的，可以自行打印增值稅電子普通發票的版式文件，其法律效力、基本用途、基本使用規定等與稅務機關監制的增值稅普通發票相同。2015年新修訂的《會計檔案管理辦法》（財政部、國家檔案局令第79號）第三條規定：本辦法所稱會計檔案，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。該辦法正式將電子檔案納入會計檔案范疇，電子發票具有了和紙質發票同等法律效力。以上政策法規的實施，進一步推動了電子發票在全國的應用。為適應新形勢的要求，各高校自2016年起陸續開始接收電子發票作為會計原始憑證，允許教職工使用電子發票作為報銷憑據，但由于推行電子發票的時間短，其規范的報銷體系還尚未構建，給電子發票原始憑證的審核帶來了很大的困難。

一、高校電子發票報銷的現狀及問題

電子發票的使用有利于企業節約打印、存儲、郵寄等成本，節約社會資源，其方便、快捷的特點也有利于受票方保存和使用發票，避免了傳遞和保存紙質發票過程中可能發生的發票遺失等風險，另外電子發票的應用營造了更加健康公平的稅收環境，但隨著電子發票在財務報銷中的使用頻率越來越高，其帶來的財務報銷問題也更加突顯。

一是電子發票具有重復報銷的風險。電子發票的打印次數不受限制，可以多次打印，即使只打印了一次，同一張電子發票在復印后和原發票也幾乎一模一樣，財務人員根本無法識別。高校財務處統一核算管理各學院各機關部處財務工作，核算工作量大，會計核算人員眾多，當報賬人員報銷一張電子發票后，再次打印或者復印該發票到不同的核算人員處報銷時，核算人員無法控制，這將導致一張發票多次報銷的情況發生。如果把報銷過的每張電子發票編號記錄下來，每次遇到電子發票時查詢一遍這張發票是否已經報銷過，這又將大大增加工作量。重復打印、重復報銷等不僅違背了會計信息質量要求，更易滋生財務舞弊、套取經費的行為。如何保證電子發票報銷的唯一性是當前高校財務面臨的一個問題。

二是電子發票的真偽難以鑒別。使用紙質發票報銷時，財會人員憑經驗大多都能用肉眼識別某些假發票，再到稅務局網站查驗，這樣便能有效地防范假發票的入賬。推行電子發票后，受票者自行上網打印，打印出的電子發票在紙質、效果上無法統一。另一方面，電子檔的發票可以用制圖軟件修改發票基本信息，發票失去了物理防偽性能，為了辨認發票真偽財會人員就必須到稅務局網站查驗每一張發票的真偽[1]。在電子發票的推行范圍越來越廣、用量越來越大的情況下，高校財務人員查驗每張發票真偽的辦法費時費力，效率低下，不具可行性。如何保證電子發票的真實性是當前高校財務面臨的另一個問題。

由于電子發票在報銷中具有以上兩種弊端，目前各大高校為解決電子發票的報銷問題采用了多種防范措施。一些高校對報銷的電子發票做備查登記，通過Excel表格把所有的電子發票信息登記在Excel表格中，錄入發票號碼、發票代碼和金額等，從中篩選排查相同的發票號來防范電子發票重復報銷。還有一些高校采取“查驗+承諾”的防范措施，報賬人員自行查驗電子發票信息，確認無誤后在該發票上書寫承諾書，承諾只報銷一次，承諾人簽字后即可采取和傳統發票相同的報銷方式報銷。

采用Excel表備查登記這種方式在業務量小的單位可暫時解決電子發票唯一性的問題，但對于業務量大的高校，財務人員要去一一查驗每張電子發票既費時又費力，嚴重影響工作效率。書寫承諾書的方式更加不嚴謹。在電子發票所占報銷比重越來越大的情況下，各高校對電子發票報銷的問題都沒有更加有效的解決措施，因此構建一套電子發票自助認證報銷系統顯得越來越重要。

二、高校電子發票自助認證報銷模式設計

電子發票自助認證報銷是目前高校保證電子發票真實性和唯一性的可行方法。將電子發票的認證環節與網上自助無等候報賬系統整合在一起使電子發票的認證報銷具有可行性。見圖1。

（一）網上自助報賬系統

近年來，隨著高校經費量的增加，報銷業務量也隨之增加，各高校都在加快財務信息化建設。報銷業務量大的高校大部分都已從傳統的現場報銷方式轉變為網上自助報賬方式，相繼推廣了網上自助報賬系統，重組了原有報賬流程。網上自助報賬系統，以無等候報賬為出發點，報賬師生網上登錄財務系統自助填寫報賬信息，包括學院、姓名、工號、摘要、金額、收款賬號等，保存后生成預約報銷單，并將審批后的原始憑據和打印的預約報銷單投遞至財務處。財務人員審核單據后根據報銷單號提取報賬信息生成智能會計憑證，并進行賬務處理。網上自助報賬系統的實施，目的在于將報銷業務從財務管理的頂層進行設計，以項目預算為報賬起點，進行預算控制、卡號和人員信息校驗、各類信息認證，最后生成規范統一的報賬單據，并將報賬所需各類信息綁定到該報賬單上，投遞到財務處后通過系統調用，報賬信息一目了然，并自動生成電子會計憑證，減少了手工填報、手工錄入帶來的安全隱患，使高校的財務報銷更加智能化。

（二）電子發票認證系統

發票的認證主要對發票的真實性和唯一性進行認證。真實性的認證主要通過與稅務部門發票查驗網站端口對接進行，唯一性的認證主要通過記錄發票的使用狀態鑒別發票是否為第一次報銷。報賬師生在網上填制報銷申請單時，輸入電子發票的信息自助認證電子發票。發票認證系統中只要輸入發票的相關信息諸如發票號、消費金額等信息，點擊查驗即可通過與稅務部門發票查詢系統信息交換得到相應發票的基本信息，并通過系統數據庫對發票的使用狀態記錄檢測認證發票的唯一性[2]。目前的發票認證主要是對增值稅發票進行真實性和唯一性的認證。

（三）電子發票認證與自助報賬系統的整合

網上自助報賬系統為電子發票的自助認證報銷提供了支撐。在自助報銷模式下，財務審核人員的工作重心轉移到審核票據和經濟事項上，但隨著電子發票的使用頻率越來越高，在報銷業務量越來越大的情況下財務人員手工驗證每一張電子發票的真實性和唯一性，既費時又費力。電子發票認證系統與自助報賬系統的整合，是將電子發票自助認證模塊嵌入到現有的網上自助報賬模式中，在網上報賬系統中開發發票認證功能模塊，將電子發票的認證環節設計為自助報賬必做流程。首先，借助于網上自助報賬系統，將其與稅務部門發票查驗系統進行接口開發。兩個系統之間通過Webservice進行信息傳遞，認證系統輸入的認證要素封裝成xml報文，通過Webservice傳遞并進行認證，認證后將結果又通過報文的方式傳回發票認證系統即可得到該發票的基本信息，如輸入的發票要素有誤，系統便不能返回有效結果，提示認證失敗。其次，在自助報賬系統中通過數據庫表結構中的具體字段記錄發票的使用狀態來鑒別發票是否為第一次報銷，如果該發票已經做過一次報銷認證，數據庫就會做相應標志，下次相同的發票再進行報銷認證時，系統會自動提示發票已被報銷過，不能二次認證，這樣就保證了發票使用的唯一性。財務人員審核原始憑證時不用再去查驗每一張電子發票的真偽，規避了傳統方式所帶來的弊端。這種操作模式分散了財務工作量，保證了電子發票來源可信、內容真實，具有簡單、高效的特點，在高校財務工作量巨大的情況下使得電子發票的認證報銷具有了可行性。

三、高校電子發票自助認證報銷的操作流程

為了解決電子發票報銷給高校財務管理帶來的各種問題，保證報銷的每張電子發票具有真實性和唯一性，將發票認證模塊與高校網上自助報賬系統相融合，開發了基于網上自助報賬的電子發票自助認證報銷系統。

在網上自助報賬系統中增加電子發票認證模塊，該模塊與稅務部門發票查詢系統進行無縫對接。報賬人員登錄自助報賬系統填寫報賬單時，首先要區分是傳統發票還是電子發票，如果是傳統發票直接填制報賬單，如果是電子發票則必須通過認證才能進入下一填報環節，然后選擇發票認證欄目，準確錄入電子發票代碼、發票號碼、開票日期等發票相關信息，點擊查驗，如果發票是真實的即可得到查驗成功的結果。這一步驟保證了電子發票的真實性。圖2為發票認證界面。

查驗成功后的電子發票信息自動保存在自助報賬系統數據庫中，此時報賬師生再回到報賬單填制界面（見圖3）。在填寫報銷單時，增加認證發票選擇一欄，從這里可以從系統數據庫中選取之前保存好的已認證發票用于此次報銷，點擊確定即可從系統中提取該電子發票的信息進行報賬，同時電子檔的報銷單上記錄電子發票存放地點及進入路徑。將報賬單填寫完成后，保存并打印，此時會生成預約單號，同時報賬單上顯示發票認證的信息。為防止一張發票的多次報銷，利用信息技術控制一個電子發票號只能對應一個預約單號，如果此時的發票已生成過預約單號則不能預約成功，這一步驟解決了電子發票唯一性的問題。

會計審核人員收到報賬單后，從打印出的報賬單上的發票認證信息可以知道該電子發票已經認證，從而可以進行報銷。掃描預約報銷單上的條形碼或錄入預約單號，提取該筆報賬申請信息轉為智能會計憑證，電子檔的會計憑證備注欄會有電子發票的鏈接按鈕，點擊此鏈接可以調出電子發票進行查看。通過發票認證的電子發票具有真實性和唯一性，不需要再填寫首次報銷承諾。見圖4。

在某些情況下由于各種原因，如審批手續不全、經費預算超支等，預約報銷單不能成功報銷，報銷申請單被退回的情況時有發生。為了保證發票的唯一性，財務系統設置了一個電子發票號只能對應一個預約單號的內部控制方式，如果財務人員收到的報銷申請單不符合報銷規定，需要報銷經辦人領回退單進行整改后再次預約，此時電子發票認證報銷系統需要具有撤銷功能，當財務人員點擊退單時，電子發票號與預約單號的對應關系同時解除，否則報賬師生無法再使用這張退回的電子發票。

四、推行電子發票自助認證報銷的要點

（一） 報賬師生的配合和認可

電子發票自助認證報銷系統要求教職工通過網絡登錄網上自助報銷系統，錄入電子發票相關信息查驗，與傳統紙質發票的網上自助報銷相比，多了發票認證環節，這一步驟增加了報銷人員的工作量，報銷要求更加嚴格，使網上報賬稍微顯得復雜。在推行電子發票自助認證報銷的初期，可能會有部分師生拒絕這種新型報銷方式。因此要成功推行電子發票自助認證報賬，首先需要廣大教職工的認可，需要報賬人員和財務人員的密切配合。可以對各學院師生及財務秘書做好宣傳培訓工作，使其充分了解電子發票自助認證的重要性和具體操作步驟，利用財務微信公眾號視頻文件、宣傳手冊等對電子發票自助認證報銷的操作流程進行演示和講解。

（二） 網上自助報賬系統的全面推行

電子發票自助認證報銷系統是在現有網上報賬系統中，增加發票認證功能模塊。因此，網上自助報賬系統的全面運行是推行電子發票自助認證報銷的基礎。高校要想使每一張電子發票都經過認證，必須全面推行網上自助報賬。目前大部分高校已經采用了網上自助報賬，但還存在某些高校采用傳統的報賬方式。另外，由于非經費負責人填制網上報賬單時需經過負責人授權，有些負責人出于安全考慮，并沒有將經費完全授權，未經授權的經辦人無法登錄網上自助報賬系統，只能填制傳統報賬單。財務部門要解決報賬人員的這些顧慮，就要在平時的工作中認真審核報銷單的審批步驟是否完善，使師生順利地進行網上報賬，只有網上自助報賬系統的全面運行才能使電子發票的認證報銷得以成功推行。

（三） 加強信息系統安全

電子發票是一種全新的借助計算機網絡技術開具的發票。電子發票實現了無紙化，是單位財務信息化管理和發展的必然趨勢。為了解決電子發票唯一性問題，查驗成功后的電子發票信息需要保存在自助報賬系統數據庫中，同時電子檔的報銷單上還會記錄電子發票的存放地點及進入路徑。如果財務系統受到攻擊，相關的電子發票信息就可能泄露或遺失，因此在推行電子發票認證報銷后，系統對服務器存儲能力和運行速度有了更高要求，保證財務數據的安全性也顯得更加重要。財務部門應該及時對服務器進行維護和改進，提高安全意識，建立數據保護機制，設定內部信息管理人員進行管理，建立嚴格的權限準入制度，防止系統安全風險的發生[3]。

（四）發票紙質檔案與電子檔案并存

發票自助認證報銷系統成功地解決了電子發票在財務報銷中遇到的問題，為電子發票的全面使用提供了很好的支撐環境。為解決發票“唯一性”問題，發票認證系統將電子發票以電子檔案形式保存在自助報賬系統數據庫中，為實現會計檔案管理提供了新的管理手段。但由于會計檔案電子化正處于起步階段，其要求的計算機技術及網絡環境還未成熟，各高校在今后的一段時間里，必須保證紙質發票與電子檔發票并存。電子發票經過系統認證后，還需要打印出紙質版投遞到財務處，以防止系統風險造成的電子檔案遺失及銷毀[4]。

五、結語

本文所探討的電子發票自助認證報銷模式中，由于認證后的電子發票號只能關聯本單位內部的一個預約單號，以上探討的電子發票認證環節帶來的電子發票的“唯一性”僅限于高校內部。電子發票的報銷方式研究及實施還有很長一段路要走。未來要在全國范圍內實現電子發票報銷的唯一性，還需要稅務部門的配合，在稅務部門的發票查詢系統中記錄每張電子發票的報銷狀態，這是未來電子發票報銷方式研究的趨勢。

電子發票是信息化時代的產物。將電子發票認證模塊與網上自助報賬系統相整合是對電子發票報銷模式的一個創新，這種報銷模式有效地解決了高校電子發票報銷中的真實性和唯一性問題，提高了工作效率，消除了會計安全隱患，它的成功推行必將為電子發票的推廣提供巨大的技術支持，是財務報銷模式的又一創新。電子發票的網上儲存形式也將推動會計檔案的電子化，實現會計檔案由紙質檔案管理向數字化電子檔案管理的轉變[5]。總之，推行電子發票自主認證報銷對于高校財務管理信息化具有重要意義。

【參考文獻】

[1] 鄧筠，黃竹君.電子發票報銷真實性和唯一性疑難初探[J].長沙大學學報，2016（6）：47-48.

[2] 周蓀.基于電子發票的經費報銷模式構建分析[J].行政事業資產與財務，2017（9）：77-79.

[3] 趙永強.電子發票安全隱患與防范探析[J].財會學習，2017（11）：11-12.

[4] 韋蔚.“互聯網+”時代高校財務工作的機遇與挑戰[J].商業會計，2017（8）：109-110.

[5] 陳立，劉纖云.“互聯網+”環境下電子發票對企業財務工作的影響[J].會計之友，2016（13）：92-93.