別讓“多任務工作”謀殺你的效率

文/Lachel

高德拉特在《關鍵鏈》中提到過一個觀點，他認為：在傳統的生產企業里面，造成工人工作效率低下的原因，是“不良多工”。

什么叫“不良多工”？

舉個例子：你是一名職員，手頭上有擦桌子、買外賣、寫報告三項工作，擦桌子要耗費3個小時，后面兩項分別要耗費4個小時，這是背景。

本來，如果你先擦桌子，再買外賣，再寫報告的話，3個小時就可以擦完桌子，7個小時后就可以搞定外賣，11個小時后就可以交報告。但是，實際工作中，分配給你工作的上級以及和你對接的同事，不會安靜地等著你做完，他們會時不時催你：桌子擦得怎么樣了？外賣買好了嗎？報告寫到哪里了？什么，還沒動筆？

于是，為了讓他們滿意，讓他們每一次催你的時候你都有新的進展可以反饋，你不得不先擦一會兒桌子，再找一下外賣，再寫幾行報告……循環往復，如此交替。

這樣一來，你的工作狀態，就從“桌子（3）-外賣（4）-報告（4）”變成“桌子（1）-外賣（1）-報告（1）-桌子（1）-外賣（1）-報告（1）……”

這樣一來，本來3個小時可以擦完桌子，就會被拖延到7個小時；7個小時后可以搞定外賣，就會被拖延到10個小時后。

你看，依然是11個小時，依然是這三項工作，本來可以早早搞定擦桌子和買外賣，把后續的工作轉交給對接的人，讓項目繼續運轉起來，但因為“不良多工”，因為你需要給其他人反饋，就導致整個項目拖延了至少3個小時。

如果在一條生產線上，每個工人都這樣的話，整條線的工作效率就會被拖垮。針對這個問題，高德拉特提出了一系列的系統管理方法——不過這不是今天的重點。

今天，我們來聊聊這個“不良多工”。

看似高效的“多任務工作”正在謀殺我們的效率

高德拉特所說的“不良多工”，在今天有一個更加通用的叫法，叫做“多任務工作”。

我相信，很多人都有這樣的工作習慣：寫一會兒報告，刷一下網頁，查一下資料，收一下郵件，回去做一下數據，點開微信回應一下，再回去貼圖表……諸如此類。

這是很正常的事情。今天這個時代，專注在一件事情上已經近乎不可能了。每個人手上都有一大堆任務，同時開著Word、Excel、PPT，微信和QQ總是同時閃動好幾個頭像……似乎，不能同時處理這些事情就是能力不夠。甚至，很多公司里面，會要求員工能夠進行“多任務工作”——我看到過好幾個招聘要求就明確寫著：能夠承受工作壓力，能夠協調“多任務工作”，能夠同時處理大量事務。

我在第一家公司里面親眼見過這樣的景象：AE的桌面永遠開著好幾個聊天框，對面是來自歐洲、澳洲、香港的不同客戶，任務欄里堆滿Excel窗口。她們飛快地在Outlook、Excel和QQ之間切換，鼠標飛梭，熟練地按著Ctrl+C、Ctrl+V。但正是這看似高效的“多任務工作”，正在慢慢地謀殺我們的工作效率。

為什么這么說呢？

1.“多任務工作”，會占用我們的認知資源

明尼蘇達大學商學院教授Sophie Leroy在一篇論文中提出了一個概念，叫做“注意力殘留”。

他指出，當你從一項未完成的任務A切換到任務B時，由于A還沒有做完，你的大腦中會有一部分資源仍然在對A進行處理和運算，你會抑制不住地回想到任務A，從而抑制你對于任務B的投入。這部分仍然在處理任務A的資源，就叫做“注意力殘留”。

一方面，“注意力殘留”會占用我們大腦的認知資源，降低對任務B的投入程度。另一方面，“注意力殘留”會在我們的認知中造成“多目標焦慮”，從而使我們產生“認知負擔”，降低我們在任務B上面的表現。

什么是“認知負擔”？簡單舉個例子，當你來上班的時候，我告訴你：你今天要寫完一篇1萬字的報告，寫不完不許下班——你是不是會覺得晴天霹靂？一整天，這個任務都會沉甸甸地壓在你的心上，讓你心神不寧。你會不由自主地擔憂：要是我完不成怎么辦？怎樣做才能盡快寫完？我相信，你這一天的工作一定表現得非常糟糕。這就是認知負擔。

當一個人大腦中同時存在著越多的目標和任務，他就會越焦慮，用于處理任務的資源會減少，狀態也會下降。所以，我們常常看到，如果一個人腦子里裝了太多的事情，他會表現得魂不守舍，對別人的話經常聽不進去，剛交待的事情也很容易忘記——這就是因為沉重的認知負擔使他難以騰出更多的資源來處理額外的信息。

這兩個效應加在一起，共同降低了我們的工作效率。

本質上，人對于未完成的事物會有一種強烈的沖動想去把它完成，否則就會一直想到它——這稱為“契可尼效應”。所以，在工作A和工作B之間來回轉換，不但不會提高效率，反而會不斷地加重這種焦慮感。從而使你無論在處理哪項任務時，都會因為受到干擾而降低表現。

2.“多任務工作”，會干擾我們的工作記憶

你也許有一點體會：當你從別的任務切換回去之后，你會忘記之前在想什么。

人的“工作記憶”空間是非常狹小的——它只能同時存放4個單位。即使你通過組塊、分類等方式，把大量信息聚攏起來，也很難超過4個單位的限制。而當你切換出去，哪怕只有幾秒鐘，對新信息的處理也會占據你的工作記憶。由此帶來的后果就是，你剛剛建立起來的記憶瞬間就被清除出去。你只能從長時記憶中通過僅存的痕跡嘗試著把那些信息再次聚集、組合起來。先不提這個過程耗費的時間，更嚴重的后果是，也許一個剛剛誕生的點子就這樣消失了，再也回想不起來。

3.“多任務工作”，摧毀了我們進入“心流”的可能性

進入“心流”的條件之一，就是全心投入的專注——當你所有的念頭都集中在“如何更好地操作來克服困難”時，你就更容易從微小的反饋中獲得激勵，“心流”也就應運而生。而“多任務工作”恰恰摧毀了我們對任何一個任務的投入和專注。所以，看起來高效的“多任務工作”，實際上恰恰是效率的殺手。

如何避免負面影響

實際上，“多任務工作”的危害可能比你想的更嚴重。

2014年的一項研究指出，僅僅是幾秒鐘的走神（比如檢查一下微信、看一下郵件），也會造成錯誤率的顯著上升，甚至可以高達兩倍。

密歇根大學的一個研究團隊表示，在企業中，“多任務工作”幾乎無處不在——每個人在工作的時候都難免要接一下電話，跟同事討論工作，或是回應老板的詢問。而這些“多任務”帶來的后果是什么呢？它會降低一個團隊20%-40%的工作效率，這是一個很可怕的數字。

我這幾年的團隊管理做下來，有一個感覺就是：當我們在“多任務工作”的時候，實際上被異化了，變成了效率的奴隸——我們都在想，如何盡快把手頭的事情做完（以便做下一個任務），而不是努力把它做好。

那么，如何避免“多任務工作”對我們造成的負面影響呢？

1.冥想

如果你即將開始一項工作，而大腦中還殘存著許多雜念時，不妨先閉上眼睛，深呼吸，嘗試著與它們和解，告訴自己不要焦慮。

很多時候，給自己一些正面的心理暗示，以及通過一些操作——比如用悠長、緩慢的深呼吸刺激分泌內啡肽，傳達出“平靜、舒緩”的信號，可以讓身體鎮靜下來，降低自己的焦慮水平。

深呼吸的時候，不妨回想自己以前的優秀表現，想象那些正面的、令人興奮的場景，提高整個人的信心，提高大腦的活躍程度。這會有助于把注意力集中在手頭即將開始的工作上。

2.向自己提一個問題，嘗試去解決它

問題，是最能夠吸引注意力的東西。

在開始一項工作之前，提一個問題，并在工作中尋求答案，會為你的工作增加樂趣，提高對其的注意力。

舉個例子，在做一份PPT之前，可以問自己：這份PPT的亮點是什么？我如何呈現這個亮點？

或者，在讀一個章節之前，問自己：作者是如何解釋他的論點的？跟同類相比，好在哪里，有哪些缺漏？

這樣一來，就可以把枯燥的工作變成一個尋求答案、解決問題的過程。這可以顯著提高自己集中精力的意愿。

3.利用白噪音

我寫作的時候往往會去咖啡館。如果在家里，也會插上耳機，播放白噪音。

什么是白噪音？咖啡館背景的嘈雜聲，樹林里的風聲、流水聲，火爐噼啪的聲音，路人雜亂的交談聲，等等。

這些聲音，一來，不含有任何信息量——因此它們對大腦來說是低優先級的，不會給大腦造成任何負擔；二來，它們可以掩蓋各種突兀的、細小的噪音，從而幫助你跟環境隔絕起來。

也可以聽輕音樂，但是注意，不要聽有歌詞的音樂，也不要聽搖滾、金屬等律動感太強的音樂，因為它們會吸引你的大腦。

4.將瑣事集中在同一個時間段處理

不要急著應答微信、QQ、郵件，專心致志做你的工作，等告一段落或者感到疲倦再休息一下，將這些瑣事一一搞定。

分別把不同的事項寫入不同的清單，再分門別類打開，處理，劃掉即可。

如果你并不是一個作息非常規律的人，不要使用番茄鐘。你應該按照自己的狀態和精力安排工作，而不是聽從鬧鐘的安排。

5.隔絕干擾

如果可以，在做每天最重要的工作時，挑一個單獨的、確保不會受到任何干擾的地方工作。

當然，很多時候，這一點主要看公司，而不是看自己。

令人振奮的是，越來越多的公司開始意識到這一點的重要性。比如，在辦公室里設置“沉思空間”，設置“單人辦公隔間”，員工可以自行尋找空房間使用，允許員工到咖啡館辦公，允許員工遠程辦公，等等。

這是一個進步，我期望著看到這種現象能夠真正在國內盛行起來。

當然了，如果一家公司天天讓你擦桌子和買外賣，那還是辭了吧。