干部人事檔案工作中的二八定律和長尾理論

文 / 趙媛媛

二八定律注重抓事物的關鍵環節，重視發揮關鍵環節的巨大作用；長尾理論則側重于“瑣碎”環節的聚合，講究整體效益的發揮。二八定律與長尾理論被廣泛地應用于社會學、管理學、經濟學中，指導實際工作，取得良好效果。雖然二者的側重點不同，但更多地表現為互為補充、相得益彰[1]。在干部人事檔案工作中，20%的人承擔著80%的檔案工作量；20%的干部人事檔案工作耗費了80%的精力。利用這種不平衡的特點和規律，抓住干部人事檔案工作的關鍵，可以最大限度地發揮關鍵性檔案的最大效用。與此同時，也要重視長尾理論的應用，全面收集干部人事檔案資料，依托信息網絡技術，發掘潛在用戶和大量未被利用的檔案資料，為組織、人事部門評價、提拔、使用干部提供更為科學、全面的依據。

一、二八定律、長尾理論概述

（一）二八定律

二八定律，又叫80/20定律。巴萊多認為，任何一組東西中，約20%是最重要的，其余約80%雖然為多數，卻是次要的（見圖1）。二八定律廣泛出現于各個方面，如80%的交通事故來自20%的汽車狂人；20%的知識帶來80%的分數；20%的朋友占據80%與朋友相處時間；20%的人口或20%的疾病消耗掉社會80%醫療資源；80%的結果歸結于20%的起因；80%的成就歸功于20%的努力，等等。

二八定律的實質是資源分配與占有、投入與產出、原因與結果、努力與報酬等之間的一種不平衡關系。二八定律為這種不平衡關系提供了衡量標準，即20/80或80/20。這是一種量化實證法，反映了資源分配比例倒置（不均衡），即80:20。掌握二八定律的實質內涵，能夠為干部人事檔案工作中的人、財、物等資源配置提供參考。

（二）長尾理論

2004年，美國《Wired》雜志主編克里斯·安德森（Chris Anderson）第一次提出了“長尾”理論（Long Tail ）。他認為，商業或文化的未來不在于熱門產品方面，也不在于傳統市場上需求曲線的首部（Head），而在于需求曲線中那條無窮長的尾部（Tail）。他以互聯網中的音樂、書籍銷售為例，“只要產品的市場存儲量足夠豐富，市場流通渠道足夠暢通，且足夠大，即便是市場上需求端較少，但最終所占有的市場份額也是與那些數量不大的熱賣品相匹敵，甚至超過熱賣品市場份額”。這就是說，“主體”部分的面積與“長尾”面積大致相等（見圖2）。

目前，“長尾”理論在Amazon、Google、LegoWalmart等國際大公司的商品銷售和公司管理中都取得了巨大成功?！伴L尾”理論在資源與需求充足的基礎上，增添了個性化定制，基于信息網絡產銷渠道，把細小資源聚合起來，創造出整體優勢，實際是重視二八定律中被人所忽視的“八”。長尾理論的實質是要注重運用信息技術，使干部人事檔案信息被利用的總次數達到十分可觀的狀態。

（三）二八定律與長尾理論辯證關系

二八定律強調的是影響事物的關鍵因子，長尾理論則更加注重被二八定律忽視的占大多數的非關鍵因子（見表1）。二八定律以“物稀”作為評價標準，注重“短頭”。長尾理論以“富饒”為評價標準，追求“長尾”[2]。兩種理論看似矛盾，但實質上長尾理論是基于互聯網環境對傳統重視主流模式的一種補充[3]。它借助現代信息網絡技術，調整各方面資源，將邊緣化的潛能激發出來，實現規?！耙绯觥毙б?。二八定律注重抓問題的關鍵，追求以小博大；長尾理論注重挖掘細小需求，實現聚沙成塔。兩種理論策略指導清晰，各有應用價值[4]。

表1 信息資源領域“二八定律”與“長尾理論”比較

二、干部人事檔案工作中的二八定律和長尾現象

干部檔案是記載干部經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文件材料。在信息時代，文獻信息呈現出印刷型文獻資源與數字化網絡資源并存局面，二八定律、長尾理論為做好干部人事檔案工作提供了全新的視野和路徑選擇。

（一）干部人事檔案資料收集、利用中的“二八”定律

干部人事檔案工作存在著“二八”定律現象，即“關鍵的少數，次要的多數”。在資料收集上，干部人事檔案工作要嚴格按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》（中組發[2009]12號）的要求收集檔案資料，對于利用率低的干部人事檔案資料要控制收集數量，避免“貪大求全”，減少工作量。在內容審核上，干部檔案任前審核的重點是“三齡二歷一身份”，這部分資料雖少，但意義重大。自傳材料、鑒定、考核、考察材料、獎勵等資料數量較多，但非審核重點。在人力資源配置上，應重點抓好20%的檔案業務骨干人員的管理，通過骨干人員帶動其余80%的檔案工作者。在檔案利用上，80%的干部人事檔案利用是由20%的檔案用戶帶來的，20%的檔案信息占據了檔案利用的總量的80%。工作人員要更新干部人事檔案資料中長期積壓、利用率低的文獻資料，合理劃分利用率低的文獻布局，使20%利用率高的干部人事檔案資料信息更易被獲取，提高工作效率。

（二）干部人事檔案信息傳播、服務的“長尾”現象

在整個檔案信息資源體系中，檔案信息處在尾部。因此，長尾理論對于檔案信息的研究具有可適用性[5]。干部人事檔案信息傳播包括“收集、整理、鑒定、統計、編研和利用”等。在檔案信息服務功能上，除發揮“培養、選拔和任用干部”功能外，也要重視在“辦理社保、公證”“撰寫大事記、人物傳記”等方面的服務功能。在檔案信息用戶上，也存在服務群體的長尾現象。干部人事檔案的主流用戶或顯性用戶是組織、人事等國家機關，具有較強的交互性、主動性和穩定性。干部人事檔案是國家檔案事業的重要組成部分，除了擔負“為黨管檔，為國守史”外，還應發揮“為民服務”功能；除了重視顯性用戶外，還應關注“潛在用戶群體”，運用人工智能、大數據等信息技術為潛在的隱性用戶做好服務。在檔案資源建設上，要重視網絡時代檔案信息傳播媒介的易用性、持久性和用戶的參與度，積極應用互聯網、數字媒體等，為用戶利用檔案提供便捷。

三、二八定律、長尾理論對干部人事檔案工作的啟示

（一）文獻資源建設：重點收集、寬泛引進，注重開發與利用

文獻占有量越大，被使用的次數也就越多[6]。受干部人事檔案工作人、財、物資源配置有限，以及管理成本與效益之間關系的影響，文獻資源建設必須遵守二八定律，重點做好干部人事檔案資料內容的收集。

干部人事檔案信息資源利用也呈現出“長尾”現象，80%的“冷門”資源也應被重視、開發與利用。這要求我們利用現代大數據、云計算等信息技術，建立干部人事檔案數據庫，豐富干部人事檔案信息資源，通過檔案信息軟件的開發、檔案資源導航系統的設置和檔案流通數據的分析，使干部人事檔案中的長尾資源得到更好的開發和利用；利用數字化網絡“邊際成本遞減”原理，挖掘干部人事檔案中的“藍?！毙畔①Y源價值，通過數量較大的“小眾”檔案資源的利用取得數量較小的“大眾”檔案資源的應用價值。

（二）檔案服務對象：保障重點、吸引潛在，提供個性化服務

干部人事檔案資源的應用主體有行政機關、企事業單位、干部自身，以及不特定的社會大眾。在有限資源里最大限度地獲得服務效益，滿足不同服務客體的信息需求，體現了二八定律“關注重點”的指導思想。這要求我們通過整合、加工相關信息資源，提供具有高信息附加值的檔案查詢服務，保障重點群體的檔案服務；關注潛在用戶群體需求，促進潛在用戶向顯性用戶轉化。例如，干部人事調整、提拔前將重要人事檔案信息進行公示，接受不特定公眾的監督，關注用戶群體的“長尾”現象，借以發揮用戶在干部人事檔案工作中的監督作用。

長尾理論表明，通過網絡信息技術重新挖掘干部人事檔案中的信息資源，能夠產生巨大的應用價值效果。在為核心檔案文獻利用者服務的前提下，吸引非核心利用者，可以發揮檔案在教育科研、文獻利用、學科探討等方面的潛在價值[7]。首先，要將干部人事檔案資源，尤其是“冷門”資料數字化，將80%低利用率文獻資料數字化，減少檔案部門空間壓力。其次，要加大檔案工作宣傳力度，激發用戶興趣，向檔案“長尾”的尾端發展，更好地匹配干部檔案資源的供給，滿足檔案利用者的多元化需求。再次，要提供個性化服務。通過微博微信、新聞客戶端等新媒體渠道，采取個性化定制服務、快捷的信息推送和交互式用戶體驗等方式，提升用戶的體驗感和滿意度。

（三）人力資源管理：依托骨干、管好一般，關注不特定群體

宏觀上，干部人事檔案工作主要是由組織、人事等部門具體負責，微觀上是由這些部門的檔案科（室）具體負責管理，需要從事檔案工作的部門、人員以及其他行政主管部門的密切配合。根據二八定律，干部人事檔案管理工作的核心骨干應包括各科室主任、具有高級檔案管理技能人員，以及其他具有發展潛力的高素質人員。

系統論認為，各要素結構只有合理配置，才有可能發揮系統功能大于要素功能之和的效果。干部人事檔案管理工作在人力資源管理中除了抓骨干、管理一般人員外，還要關注不特定的群體。一方面，要發揮20%骨干人員的關鍵作用；另一方面，又要充分發揮80%的一般人和不特定群體的潛能，不能顧此失彼，只抓20%而忽視另外80%人員的智慧和力量。這要求我們發揮檔案骨干人員把方向、定決策的核心作用，做好檔案人員的引進、教育和培訓，為干部人事檔案工作輸入新鮮“血液”。此外，還應當通過 “檔案借閱須知”“檔案工作守則”等規章約束不特定的檔案群體，使所有與干部人事檔案工作有關聯的人員自覺遵守檔案規章制度，形成齊抓共管、上下一心的工作格局，為做好干部人事檔案工作提供良好的人才支持和組織保障。