預研項目經費科目管理的重點和難點

杜雨潔

本文對預研項目常見的三種經費管理辦法的經費科目管理的重點和難點進行了剖析與講解，希望大家能從中受益，提升預研項目的經費管理能力。

去年寫了題為《淺談預研項目成本管理》的文章，今年在此基礎上，從預研項目經費管理模式著手，分析不同經費管理辦法經費科目支出的重點和難點。為了讓更多的預研項目經費管理者從中受到啟發，能根據不同的經費管理辦法，掌握不同的原則，提升預研項目經費管理能力，以便順利通過項目審計。下面就從三種常見的經費管理辦法進行剖析。

第一種，財防11號文。11號文主要包括：設計費、專用費、材料費、外協費、燃料動力費、固定資產使用費、工資及勞務費、差旅費、會議費、事務費、專家咨詢費、管理費、不可預見費。每一項經費的意義這里不再贅述，根據經費管理辦法規定和審計經驗，我們來仔細看一下這些經費科目。審計時候會將設計費、差旅費、會議費、事務費和專家咨詢費這五項作為一個整體考核，也就是說該項目的經費支出也需要將這五項合并后與這五項的批復合計比對，如果差異率在10%以內則不需要解釋，在10%-20%之間需要寫說明解釋，當然如果大于20%，可能有些支出就不能計入本課題了，這個規律適用于其他幾種經費科目。了解到這一點，在項目過程管理時就需要根據差異率控制項目支出。專用費、材料費和外協費這三個經費也是和項目成果息息相關的，因為他們直接反應出研制項目成果產生的直接成本。這里最主要說的是專用費，專用費的支出需要和項目批復匹配，即項目實際支出需要與合同中規定的專用費需要購置或者試制的設備相符，并且不能超過批復的預算。如果有未支出的項目，該部分經費將收回。因此，專用費特別強調?？顚Ｓ?，一切遵循合同中批復的明細。因此在申報項目時就需要仔細梳理項目流程，將相關經費預留。材料費和外協費不像專用費管理那么苛刻，但是也盡量和合同批復保持一致，一旦出現經費支出差異超過20%，也需要合理的解釋為什么與批復不符。除了以上經費，11號文剩余的是間接費，間接費在審計時，也是作為一個整體考核，平時我們在管理項目時，只需要根據申報的經費按照實際情況在研制周期內進行分攤，一般不會出太大差錯。11號文就說這么多，一般科工局等民用項目都參考執行，大家重點關注專用費的支出。

第二種，科技部的項目。科技部的項目經費包含：設備費、材料費、測試化驗加工費、燃料動力費、差旅費、會議費、國際合作與交流費、檔案/出版/文獻/信息傳播/知識產權事務費、勞務費、專家咨詢費、其他費用和間接費。科技部的項目與11號文相比又更苛刻一些，為什么這么說，因為每項經費科目都有各自的特點和一些規定，如果項目立項后實際支出和批復存在差異，那么需要遵循幾個原則，總結下來就是“五可調、三不增、三調劑、一不變”的原則。五可調，顧名思義就是有五項經費可以調整，分別是材料費、測試化驗加工費、燃料動力費、檔案/出版/文獻/信息傳播/知識產權事務費和其他費用。這五項經費只需要進行單位內部變更流程便可以調整，審計也予以認可。比如當時申報材料費是50萬元，在后期執行過程中，發現部分材料漲價或者某個外購件性能指標提高從而能滿足項目指標更好的實現等情況，那么可以從其他可調整的經費科目中支配。這時只需要單位內部審批即可。三不增，也很好理解，就是有三項經費不能增加，只能在批復以里控制支出。分別是，設備費、勞務費和專家咨詢費。這里所說的設備費和11號文中的專用費一樣，只是叫法不同，它們的管理原則也一樣，都是需要按照批復進行支出，并且不能超預算。三調劑是指會議費、差旅費和國際合作交流費三個科目預算可以調劑使用，但不得突破三項費用預算總額。這個理解起來也不難，就是三項經費總額控制，只要支出不超過三項經費批復總額就可以。一不變就是有一項經費不能變，這項經費就是間接費，不能變的意思是指不能多也不能少，即不能調整。說完了這幾個經費科目的管理方法，還需要特別說明一下科技部的項目一般會配有自籌經費，如果遇到項目匹配了自籌經費，在課題管理時需要將國撥和自籌單獨建賬，專賬管理。

第三種，1765號。一般1765號文適用于軍口預研項目。它由八大成本組成：設計費、外協費、材料費、專用費、試驗費、固定資產使用費、工資和管理費。目前1765號文的經費管理相比11號文和科技部的經費管理那么繁瑣，但是幾大經費科目也需要遵從合同批復執行，各項差異率控制在10%以里，因此所有的管理辦法萬變不離其宗，都是需要盡可能的按照合同或者任務書批復執行，即使有變化最好也控制在可控范圍以里。

最后，再說一下結余資金的管理，這兩年結余資金的使用在各大網站轉載。結余資金顧名思義就是項目支出小于批復，結余的經費，這部分經費目前規定在通過項目驗收后可以在2年內用于科研項目的直接支出?？赡芨嗟奈墨I寫的都是字面意思，下面我們根據實際和與一些審計老師咨詢后得出了一些結論，首先結余資金沒有比例要求，只要是按照要求完成了項目任務，并通過結題驗收后結余的資金都可以作為結余資金使用。使用周期是從項目通過驗收后下一年的1月1日起開始計算的兩年，需要強調，支出只能用于直接經費支出，即使項目結余的是間接經費，兩年內也需要用作科研項目的直徑經費支出。兩年后，項目管理人員會進行查閱，如果仍有結余，將收回剩余經費。目前結余資金使用的原則從官方正式文件中只查閱到民口項目可以適用，相關軍口項目未查閱到相關管理規定。

以上簡要分析了三種常見的預研項目的經費管理規定。可見它們都存在共性的問題就是項目在申報階段就需要將經費嚴格按照后期執行編寫，即使無法保證全部能按照批復支出，也需要盡量與批復相符，可以看出論證階段也非常重要，它關系到后期經費的執行情況。如果每個項目負責人在立項階段都能仔細分析項目指標，策劃實施方案，按照實際情況編寫預算，那么后期項目經費支出管理匹配度高，管理也就容易的多。本篇文章談到的這些經費管理辦法中的經費科目支出重點與難點，都是根據多年的預研項目經費管理經驗和國家的相關規定進行梳理，如果有不妥的或者牽強的請讀者批評指正，后期也會將項目管理中遇到的一些實際案例進行整理和大家分享。