高校內部審核常見問題及對策研究

馬晶晶　王照峰

摘 要：高等院校質量管理體系大多借鑒企業質量管理體系模式建立，在運行過程中時常暴露出許多不適宜的問題，如由質量管理體系內部審核策劃不夠、內審員專業素質不高、整改落實不到位等導致的內審運行不暢，實施效果不好等。本文在分析制約高等院校內部審核實施效果問題的基礎上，探索提高內部審核質量的對策措施，為高等院校質量管理工作提供借鑒。

關鍵詞：高等院校 質量管理體系 內部審核

中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）02（c）-0141-02

近年來，隨著軍民融合戰略的深入推進，高等院校承擔軍隊武器裝備研究、研制、生產、試驗及維修的任務越來越多。與此同時，為保證裝備質量，規范研究過程，高等院校紛紛引入了ISO9001（或GJB9001）《質量管理體系 要求》標準，建立起相關的質量管理體系。在高校的質量管理體系建設中，內部審核、管理評審和第三方監督審核是檢驗質量管理體系是否有效運行的重要措施，其中內審是最基本、最直接的一項手段。高校質量管理體系大多借鑒企業體系的運行模式建立，但由于高校教學兼科研的特殊性，導致其在體系內審過程中常存在認識不足、策劃不夠、內審員水平不高及整改落實不到位等導致內審運行不暢、實施效果不好的問題。下面我們針對具體問題一一分析，并提出相關對策。

1 高校內審常見問題

1.1 對內審認識不足

領導層和廣大教職員工往往認為內審就是例行工作，自己查自己，即使查出問題也無關緊要，不會影響單位教學科研中心工作，使得內審工作質量大打折扣。受審核部門未把內審作為一種質量改進的機會，審核時不積極參與、不主動配合，不提供或隱瞞有關審核文件、資料，影響審核人員的正確判斷，不能真實有效的發現體系存在的問題。

1.2 內審策劃不夠

內審是組織為了確定質量管理體系是否符合策劃的安排標準和組織所確定的質量管理體系要求以及是否得到了有效的實施與保持而開展一項例行工作。在組織過程中，往往會直接引用往年策劃，忽視創新策劃作用，導致內審策劃不適宜，準備工作不充分，審核基本走形式；在工作開展上，過于表面化，審核不夠徹底、深入；在審核方式上千篇一律，缺乏創新性和靈活性，局限于依據審核記錄模板查文件、做記錄；在審核整改歸零落實上，僅糾正，不會采取糾正措施，不會舉一反三，不能真正發揮審核的作用。

1.3 內審員專業素質偏低

內審員良好的個人素質是內審工作順利開展的先決條件，其素質高低主要體現在是否熟悉審核準則、質量管理體系文件、業務工作及相關法律法規要求，是否具有良好的協調溝通能力和分析判斷能力。高校內審員基本都是老師兼職的，加之日常教學科研工作繁忙，大部分內審員缺乏對質量管理體系相關知識學習的主動性，因此在開展現場審核時由于自身認識不到位，導致內審工作被動，不知如何切入，審核過程中也僅僅是發現了表面問題，未挖掘出深層次和系統性問題，嚴重影響了內審質量。

1.4 整改落實不到位

有時內審工作雖然做得很好，也能夠發現質量管理體系運行過程中存在的問題，并對發現的不符合項進行了糾正，但相關部門落實整改時往往就事論事，舉一反三不到位，問題解決不系統。同時，還容易忽視整改后的跟蹤與驗證，導致審核后相同問題反復出現，不利于質量管理體系的優化完善和持續改進。

2 對策分析

2.1 發揮領導作用

內審是一種持續不斷的內部管理行為，對學校質量管理體系的持續改進，對提高學校產品和服務質量的保證能力具有重要的作用。領導層是否重視是開展內審工作的主要動力來源，沒有管理者的支持，內審工作就很難開展，更不會取得好的效果。因此，領導層應為學校內審工作創造和保持良好的環境，確保政策、人力、物力、財力等需求的保障與支持；領導層應親自參與本單位（部門）的內審工作，對內審的策劃、實施親自把關，對不符合項的整改驗證、舉一反三親自監督；同時，各相關部門負責人應積極配合審核工作開展，并及時提供相關事實證據，做好解釋工作。

2.2 促進全員參與

內審是一種自覺的內部管理行為，而不是一項被動的應付性活動。質量管理體系內審是組織依據標準要求，結合單位實際，進行的一項系統的、全面的自查活動，涉及組織所有職能部門，可通過抽查尋找符合質量管理體系運行的客觀證據，尋求質量管理體系持續改進的機會。針對審核過程中發現不符合項的，不等同于該部門質量管理職責履行的不夠；未發現不符合項的，也不等同于該部門質量管理職責履行的很好。因此，只有讓全校教職員工深刻認識到審核的目的和意義，才能充分發揮全員參與的整體作用，才能高標準、高質量的完成內審工作。提高全員意識，促進全員參與的方法有：做好高校質量文化宣傳，讓全校教職員工充分認識到他們對質量管理體系有效性的貢獻；做好標準培訓、交流學習，提高全員對標準的認識和熟悉程度，讓全校教職員工充分認識到他們所從事工作對質量管理體系的重要性；明確質量職責權限，讓全員切實參與到質量管理活動中去。

2.3 加強內部審核策劃

周密的策劃是成功內審的開始，在進行內審策劃時應考慮審核內容、審核計劃和審核組組成等內容。其中，審核內容要突出重點。確定審核重點時可以考慮用戶所關注的問題、顧客投訴問題和重大質量事故涉及問題；質量管理體系年度改進計劃涉及的問題；上年度質量管理體系內審、第三方監督審核和管理評審發現的薄弱環節及不符合項目；體系范圍有增項時，應重點考慮審核新增產品；當審核準則有重大的變動時，開展對新增條款要求或變化部分的專題審核。審核計劃要適宜。年度計劃有滾動式和集中式兩種，集中式審核適用于科研任務少，過程相對簡單的高校，滾動式審核適用于科研規模大、過程復雜的高校，高校應結合本單位實際選擇確定年度審核計劃。一般審核計劃應包括審核目的、審核的產品范圍、過程、受審核部門、審核準則及方式。審核組編配要科學。審核組成員應當由經過培訓并考核合格的內審員組成，編配審核組時應考慮內審員水平高低、專業背景等因素，合理搭配并根據內審員特點安排其審核不同的部門或過程；審核組長應具有管理整個審核工作、把握審核方向的能力，并具有較多的審核經驗。

2.4 重視內審員的培養

內審員除了要對標準理解并熟練掌握外，還需要具備良好的人際溝通能力、表達能力、觀察、分析和判斷能力、文字處理等基本能力，同時還要熟悉高校自身質量管理體系的特點及現狀。因此在內審員的選拔培養上，除了要對其基本素質予以把關外，還要從對核心業務流程及管理要求的熟悉程度上對內審員進行考量。根據高校的特點，一方面內審員的選拔應向校內科研骨干傾斜，他們具有豐富的一線工作經驗；另一方面，向科研管理部門人員傾斜，他們更為熟悉科研工作流程及質量管理體系要求。內審員的培訓可以采取專業機構學習、內部實戰演練等方式開展，合格后納入內審員隊伍。另外，還應建立內審員激勵制度，通過發放績效津貼、核算教學科研工作量等方式充分地調動內審員主動性和積極性，使其全身心地投入到內審工作中去。

2.5 嚴格落實不符合項的整改

有效的內審工作必須抓好審核后續活動的落實。被開具不符合項的單位要不斷提高重視程度，做好標準要求學習，不斷加深對標準內涵的理解；要對照問題剖析原因，制定切實可行的措施辦法，舉一反三，從根本上解決問題；要以改促建，把質量管理要求融入到日常的科研工作中去，確保組織質量管理體系有效運行。質量管理部門不僅要做好整改歸零工作的監督與驗證，還要發揮質量幫帶作用，協助各單位完成整改歸零，以便徹底地整改發現問題，積極有效的采取措施避免類似問題再次發生。在制度約束上也可采用適宜的考評激勵機制，將質量管理情況納入年終工作考評，對于整改落實到位，產品質量管控有效的部門進行表彰獎勵；對于內審中發現的不合格，糾正措施落實不到位，發生重復不合格的責任部門通報批評。

3 結語

質量管理體系內部審核工作是質量管理的一項重要的基礎性工作，對以上相關因素的重視和加強將有助于內審工作的有效開展。質量管理是永無止境的過程，高校要認真總結經驗，不斷地完善內審工作，通過每一次的體系內審，使管理水平上一個臺階，實現審核的增值，為保證質量管理體系持續有效的運行打下良好的基礎。

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