高職院校成人教育檔案管理初探

陳立學

成人教育檔案管理是高職院校學生檔案管理的一部分，很多高職院校成人教育檔案的管理存在很多問題，不像全日制在校生檔案管理的規范。本文分析成人教育檔案管理的特點、存在的問題等，從河北建材職業技術學院實際出發提出解決方案，從而提高成人教育檔案管理水平，能夠更好地為繼續教育學生和企業服務。 Preliminary Study on the Archives Management of Adult Education in Higher Vocational Colleges

Abstract： The archives management of adult education is a part of the students' archives management in higher vocational colleges. Unlike the archives management of full-time students， the archives management of adult education， which has many unsettled problems， is far more unstandardized. In this paper， based on the practice in management of Hebei Construction Material Vocational and Technical College， I propose a solution by analyzing the characteristics and problems of the adult education archives management.ln order to improve the level of adult education archives management and provide a better serve for adult students and enterprises.

Key words： higher vocational colleges， adult education， archives management

高職院校成人教育檔案的特點

社會性強：成人教育是指不同于普通全日制教學形式的教育形式。成人教育沒有年齡和性別限制。通過這個成人教育過程，使社會中的成年人增長能力、豐富知識、提高技術水平和專業能力，或使他們學習新的專業知識，從而獲得重新選擇職業的機會。成人教育是社會性較強的教育，學生多為社會在職人員，學生涉及數量和范圍較多，不像普通高等教育學生那樣集中和好管理。

種類多：成人繼續教育學歷可分為四種形式，分別是成人高考（學習形式有脫產，函授，夜大）、高等教育自學考試（自考）、廣播電視大學（電大現代遠程開放教育）和遠程教育（網絡教育）。以上四種教育形式各有不同，除成人高考以外，其他三種學習形式都不需要參加成人高考。在學生錄取、專業課程設置、學位授予、上課形式等各方面也存在較大差異。所以檔案成分相當復雜，管理起來有一定的難度。

高職院校成人教育檔案管理現狀

重視程度不夠。學校職能管理部門對成教檔案管理沒有給與相應的重視。在成人教育教學過程中，很多高職院校成人教育管理人員緊張，沒有安排專人管理檔案，而是一人多職管理著整個成人教育的過程，沒有多余的時間和精力對檔案材料進行收集、整理，從負責人到成教管理人員都沒有時間顧及檔案工作，忽略了檔案工作的必要性。其次，成人教育管理人員還有外聘和臨時工，沒有編制，工資待遇低，對于工作有一定的懈怠性。

沒有規范的管理制度。近些年，高職院校成人教育規模和形式快速發展。近些年可以跨區域，跨省份的進行全國范圍的招生。我院現在有重慶大學遠程網絡教育和石家莊鐵道大學函授教育倆種跨區域的學習形式。因此成人教育檔案材料的內容、種類都有他們自己的一套模式，我們繼續教育中心基本承用合辦學校的管理模式，而沒有修訂自己的的管理規范和制度。

高職院校成人教育檔案涉及的范圍

針對高職院校成人教育檔案管理而言，主要由以下幾個方面組成。

文書檔案。主要是指成人教育相關文件、條文、規定等資料，學校舉辦成人高等教育的批準或證明材料；學校在各設區市開設的所有站、點的數量及批準或證明材料；學校及站、點舉辦成人高等教育的基本條件，學校承辦本、專科函授教育，要由學校提出申請，經所屬教育行政部門審核同意，報國家教育委員會批準。承辦繼續教育，要經本學校主管部門批準，報國家教育委員會備案。本、專科函授教育招生要列入國家高等教育招生計劃。

招生檔案。這部分檔案主要是新生錄取工作，其中包括錄取通知、新生報到、新生安排等等事項。

學籍檔案。對新入學的學生學籍進行管理，包括學生登記、學生證件、學生名冊、學籍變更材料等。經過所在單位批準，按國家規定，考試合格錄取的在職學生，需要按照教學計劃，參加函授站組織的面授、復習和考試以及畢業設計（畢業論文）和答辯等占用的工作時間，應為公假，工資應按標準照發。函授生本學校教學計劃要求，參加集中學習和開學典禮、畢業典禮等活動，費用應由所在單位解決。函授生所在單位應全力支持他們的繼續學習，幫助他們解決在學習中遇到的困難。

教學檔案。主要包括教學大綱所生成課程，包括文檔、試題、教務等管理過程中形成的文檔、試題、人才培養方案、課程及任課教師名單、線上課程及教師名單，課程所在平臺名稱等相關資料。

學位檔案（通過學位考試）。學習結束畢業后通過要求的學位考試獲得相應的學位，主要包括學位工作文件、學位申請、學位論文、綜合評審等。

畢業檔案。成人教育學生在完成學業后，在承辦校方準予畢業的情況下，完成畢業名單、畢業論文、畢業照采集、畢業證簽領、學員通訊錄入等工作。

學生對自己的檔案不夠重視，查閱和使用效率低下

承辦成人教育的部門沒有分門別類的意識，將成教學生的檔案與其他資料混亂放在一起，沒有專門的放置場所，導致部分學生檔案出現丟失與損壞等現象。由于學校不夠重視檔案管理，與合辦學校接洽不及時，導致部分檔案出現缺蓋公章，內容不完善等情況。還有一些學員不及時參加相關的學習或半路終止學習的，使得檔案中斷；還有一部分學員一時所需學完之后不需要相關學歷了，就放棄了領取畢業證等，使得檔案不完整。

加大管理宣傳力度，成教學生參與進來

學生檔案記錄了學生在學制期內的主要活動內容，包括了成績、平時作業完成情況相關表現等，我院的成人教育包括重慶大學遠程網絡教育和鐵道大學函授教育，它們都有自己的管理平臺，學生的整個學習過程都有電子記錄，這些檔案資料對于成人在今后的工作中至關重要，為學生的檔案提供了可靠性和真實性。其次，對于成教學生來說，他們在本職工作崗位上的表現也是檔案記錄的一部分。成人教育學生大多是已經工作的在職人員，或者是從中專、高中、技校畢業的學生，他們沒有重視檔案的意識，認為提高學歷就是為了一本畢業證，不積極的參與學習過程，從而丟失整個學習過程中的部分環節。而他們在繼續教育過程中的表現和記錄，是社會、企業分析和評估他們在工作中的重要依據，檔案管理合理化至關重要。需要引導學生對自己的檔案提高重視，認真的完成檔案的收集、更新、歸檔等，逐步落實檔案細節，為今后在工作中的檔案提供必要的依據。

成人教育檔案管理規范化

根據教育部《普通高等學院學生管理規定》、<<河北建材職業技術學院學籍管理規定（試行）》，結合我校成人高等教育實際情況，制定我院成人教育管理辦法。規定中包括學生入學與注冊、學制和學習年限、課程考核與成績記載、畢業與學位等方面。畢業生應當按要求參加電子信息采集。成人高等教育執行國家高等教育學歷證書電子注冊制度，每年頒發的畢業證書信息均報省級教育行政部門注冊。重慶大學網絡教育學生的檔案在學生完成學業后由總院統一封存郵寄到我院學習中心，然后連同畢業證一起發放到學生手里。保證整個學習過程檔案信息完整性。

成人教育檔案管理的意義

成人教育檔案的科學化管理，對于高職院校的發展起到一定的推動作用。是高職院校中成人教育水平的真實反饋，經過對成人教育的檔案的分析，可提出適應社會各個領域的教學規范，為越來越多的專業性人才服務專業的行業。成教檔案科學化的管理，一方面提高成教檔案管理人員的工作效率和質量；其次可以對成人教育教學起到推動作用，從而培養更多優秀的成教畢業生，更好的為社會服務。

隨著我國教整體育事業的迅速發展，成人教育已經成為我國高職教育事業中的一部分，同時也是提升我國綜合受教育水平的具體措施，為社會在職人員提供繼續學習的機會，因此，成人教育檔案管理的科學化，對提升社會群體的再教育水平提供保障，同時也為我國的文化教育的發展提供必要保障。