大數據時代檔案管理模式及完善策略研究

劉偉

摘要：大數據時代的到來，給人們的生活方式與工作方式帶來了新的變化。大數據技術給檔案管理部門也帶來了巨大的沖擊，其管理模式發生巨大轉變。大數據時代背景下，對于檔案管理模式的探索與研究，有利于對于文檔信息的保護，優化文檔管理流程，提高文檔管理水平，最終促進文檔事業的發展。

關鍵詞：大數據；檔案管理模式；完善策略

“大數據”近些年來廣泛地被提及，其通常被用來指與信息技術的快速發展與創新有關的大量數據。在這樣一個知識爆炸和擁有海量信息存儲的時代，檔案的管理模式也發生了非常重大的變化。大數據時代，對于檔案管理模式的探索與研究，有利于對于文檔信息的保護，優化文檔管理流程，提高文檔管理水平，最終促進文檔事業的發展。

一、大數據時代檔案管理模式的特征

我們通常所說的大數據，就是指通過一些軟件等來獲取和處理數據信息所消耗時間的數據集。大數據主要有三種數據類型：結構化數據、半結構化數據以及非結構化數據。大數據有四個基本特征，數據規模大，種類多，價值密度低，處理速度快。大數據時代的關鍵技術就是指從大量的數據信息中，快速有效的獲得有價值的信息的技術。其發展過程大致可分為大數據的采集、存儲、挖掘以及分析四個階段。大數據時代，檔案管理模式呈現全新特征：

1.更加復雜，更加多樣化。大數據時代檔案管理模式的特征是檔案數據資源的種類繁多、業務量巨大，但是必須要進行科學管理。第一，各個檔案管理部門需要把過去眾多的紙質檔案運用計算機全部的轉換為現在的大數據網絡檔案，其業務量非常的巨大。第二，隨著這種大數據的管理模式，檔案的數據資源量會呈現出幾何式的增長速度，需要對它們進行科學數據管理會花費掉大量的時間與精力的，體現了這種新形勢下檔案管理工作的復雜性和持久性。此外，有識之士認為，網絡信息時代，信息記錄就是檔案，生成的數字化的記錄就是不可刪改的檔案。任何一條信息的記錄都有可能產生巨大的價值，在一些單位中，有一些信息價值偏低而不能被保存下來加入到檔案當中。在大數據時代，保留了信息的完整性，把信息作為一種不可分割的整體，在這一方面發揮了巨大的價值。與此同時，多樣化的檔案形式，要求檔案工作者有更高的檔案管理水平，明白檔案的使用情況才是的真正價值，能夠在大數據中發現價值，挖掘有用的檔案數據。

2.檔案資源利用效率更高。大數據時代檔案管理模式的特征是檔案資源利用效率的提高。在大數據時代運用網絡科技的技術特點下，通過歸納、分析、整理、總結等方式，檔案管理的利用效率會得到明顯的提高。從這個角度來說，這種新型檔案管理模式的建立對于人們在未來的生活與工作中更好地利用檔案打下了一個良好的基礎。

二、大數據時代完善檔案管理模式的方法

從總體而言，在大數據時代進行檔案的管理工作需要我們運用發展的眼光來進行管理理念與工作流程的突破與創新，形成一種科學、高效、便捷、安全、充滿活力的新型檔案管理機制。具體來說可分為四個方面：

1.完善檔案資源管理體系。因為具有完善管理體系的檔案管理部門可以使檔案的管理工作呈現出標準化和科學化，保障存儲檔案資源信息的完整與安全，使這些檔案的所有者可以放心地把檔案放在現有的儲存地點。想要完成這一目標，我們可以從以下幾個方面來進行工作。第一，在檔案管理部門內建立一個統一的檔案管理信息中心，對于所管理的檔案進行集中的信息登記。第二，按類別對所管的檔案進行不同類別與地點的保存。第三，運用遠程連接系統把檔案管理信息中心與各個類別的檔案室進行有效的信息鏈接。第四，加強對于檔案管理部門業務人員的技術培訓工作，使他們具有良好的素養進行大數據時代檔案管理的操作。第五，加強對于檔案管理人員的職業道德與精神品質的培訓工作，使他們能夠熱愛自己的崗位、并且遵守崗位的職業道德和行為準則。第六，建立起檔案管理工作的嚴格獎懲辦法，對于在管理工作中出現的嚴重瀆職和泄密行為進行嚴肅的查處，并且進行點名的通報。通過這種方式可以更好地對檔案管理人員進行教育，使其守法認真的進行工作。

2.加強檔案資源防護力度。因為，網絡科技的飛速發展為檔案管理工作既帶來非常大的便利，同時也帶來了非常大的挑戰。網絡黑客的盛行導致資源信息的攻擊問題與竊取問題越來越嚴重，已經成為一個世界性的難題。所以，在大數據時代檔案管理模式的建立需要運用專業的防護軟件對這些檔案資源進行保護。其具體由以下幾種措施。第一，對于負責具體檔案管理的計算機系統要多設立幾道防火墻有效地對于干擾行為進行攔截。第二，我們也可以通過設立出多個虛假檔案信息資源管理中心，并且對于真實的檔案信息資源中心采用網絡隱藏的方式躲避網絡攻擊。第三，對于保存的檔案信息進行數據資料的多種備份工作，保證存儲的檔案信息不會因為各種意外情況而導致數據信息丟失。

3.進行檔案管理服務創新。雖然，檔案管理具有明顯的社會性，尤其是一些政府部門的專業檔案管理機構在這一點上表現的最為明顯。但是，從市場經濟的角度來分析，檔案管理機構也是一個市場主體，想要進行更好的生存和發展需要有良好的服務作為保障。比如：進行良好的本人信息查詢與檔案電子周轉工作，防止檔案遺失或者是部分內容在進行電子傳遞時因為各種情況導致部分檔案信息丟失情況的發生。

4.進行檔案資源管理法律法規的建設。進行檔案資源管理法律法規的建設工作，能夠從法律法規上對檔案資源管理工作進行保障。比如：建立專業的檔案信息資源管理法來對檔案資源管理工作的方方面面進行詳細的法律條文列舉。同時各個地方還要出臺檔案管理的相關規定細則條例，嚴格約束工作人員的行為。除此之外，這些法律與具體檔案管理的條文需要在實踐運用中針對出現的新情況和產生的新問題不斷地進行修正與完善，全面地保障我國的檔案管理工作在大數據時代可以得到有序的發展。

四、結論

大數據時代的到來，給檔案管理部門帶來了巨大的沖擊，對于檔案管理部門來說，這既是一種機遇，也是一種挑戰。我們應當積極迎接挑戰，順應時代發展潮流，不斷完善管理模式，為民眾提供更優質的服務。

參考文獻：

[1]王勍.大數據時代檔案管理模式變化研究[J].辦公室業務，2017（1）

[2]弓順芳.大數據時代檔案管理模式的創新研究[J].山西檔案，2017（1）