淺析建筑工程檔案管理

賈彥俊

摘要：隨著我國經濟迅猛發展，建筑工程檔案管理的重要性和地位不斷提升，在這種情況下，本文對建筑工程檔案管理的內涵，以及目前建筑工程檔案管理信息化水平不高、信息化建設進度遲緩、實際利用率不高、檔案作用發揮不充分的現狀，進行了系統分析和探討，并對檔案管理建設提出了相應的建議。

關鍵詞：建筑工程；檔案資料；管理現狀；管理措施

一、建筑工程檔案管理的內涵和重要性

建筑工程檔案資料管理的對象是在工程建設活動中直接形成的，具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像、電子文件等各種形式的歷史記錄，主要包括基建文件、施工資料、監理資料、質量評估文件、驗收文件、設計圖、可行性評估報告、工程收益評估報告等，是建筑工程的客觀、永久的原始記錄。工程檔案貫穿了工程建設的全部過程，是對工程施工全部過程、全方位的記錄，在一定程度上反映了建筑工程質量的安全性和可靠性，它保留了最準確的歷史痕跡，能夠為建設工程提供查考的依據，同時對加強工程質量控制，追究工程質量責任以及工程竣工后維修、擴建等具有重要作用，間接影響企業的經濟效益。

二、建筑工程檔案管理的現狀

1.信息化建設還處于初級階段

隨著工程項目的日益增長，檔案數量的突飛猛進，信息化作為檔案管理的一種重要手段越來越受到人們的重視，針各地檔案管理部門積極努力地探索檔案信息化管理方式。值得欣慰的是，截止目前，國內大中型建筑施工企業也都已初步建立了檔案信息化管理系統。中國建筑科學研究院、南京市城市建設檔案館、天津市城市建設檔案館等機構也都先后開發出了檔案管理的信息化工作平臺。但是我們也必須清醒的認識到，建筑檔案管理信息化任重而道遠。我國信息化管理目前還處于初級階段，數據庫容量要求高、檔案信息來源分散，在規范、統一的管理方面我們始終難以突破，導致目前建筑工程檔案信息化建設仍較為緩慢，無法滿足經濟發展和社會建設的需求。縱觀全國，區域發展差別較大，不同地區檔案信息的管理信息化情況各不相同。當前檔案管理軟件較多，使用范圍也較廣，但是各軟件之間的通用性相對較差，數據的存儲格式和形式各不相同，雖然各軟件均能實現登錄、輸人、查詢、刪除等功能，但系統沒有解決數據交換的問題，無法將不同方面的數據統一到一起進行數據共享。因此，除去信息化技術突破較快的個別單位，我國建筑工程檔案管理大多采取“雙軌制”的管理模式，電子檔案和實體檔案同時存在，也有部分企業管理方式停留在人工管理模式中。

2.檔案利用價值還沒有充分體現

目前國內對建筑檔案的利用效率還較低，導致檔案保存無法達到預期的目的。一方面建筑檔案是建筑過程的真實、系統反映，通過檔案記錄的查詢能夠直接反映建筑過程中各個環節的運行情況，當建筑出現質量問題后應首先對建筑檔案進行分析，從中查找原因。很多建筑出現質量問題后并沒有對建筑檔案進行查找和分析，使建筑檔案的保存失去了應有的作用。另一方面，每一個建筑從設計到施工都凝聚了人們的大量心血，也往往能總結出很多的經驗供后人參考。但在實際過程中，人們往往忽略了建筑檔案在同類項目中的參考和示范作用，使建筑檔案的功能無法得到充分的發揮。

三、高效管理措施探討

導致建筑工程檔案信息化建設進度遲緩、實際利用率不高、檔案作用發揮不充分現狀的原因是多方面的，其中，對檔案重視程度不夠、管理理念落后、信息體系不規范、施工檔案收集的不完整、不齊全，檔案編制不規范等則是主要原因。急需我們在今后的建筑工程檔案管理工作中加以改進，使其能夠充分發揮建筑工程檔案在項目建設管理和企業發展中的作用，更好地企業及工程建設項目提供技術保障和查考依據。

1.提高對檔案管理工作的重視程度

正確認識檔案管理的重要性和必要性，加強對檔案管理的重視程度。一方面必須建立、健全檔案的管理制度和具體措施，明確每人的工作職責，建立切合實際的項目檔案工作管理體制和工作程序，將檔案管理工作落到實處。另一方面要設置專門的資料管理部門，配備專職檔案管理人員，并加大對檔案管理人員的培訓力度，不斷提高檔案管理人員的專業水平和管理觀念，在檔案整理過程中應明確自身的責任，保證歸檔質量。

2.建立信息共享平臺

將建筑工程檔案管理與信息化建設進行有機的結合，開發能夠實現數據之間交流和互動的新型信息化管理軟件。比如，按照檔案建設目標及內容，結合當前信息化建設工作的實際，進行數字檔案館管理系統的建設。要在構架設計階段采用開放的設計方案，充分考慮現有各類檔案管理系統的集成，將輸出形式分為結構化數據和非結構化數據，并以文件流的格式輸出，以便解析使用。

3.提高編制管理水平

在工程建筑檔案管理當中，應該按檔案管理規章制度對檔案材料進行編制，這是工程建筑單位的基本標準。形成一個高質量的工程檔案的材料，主要是取決于檔案材料的編制過程。要努力更新舊觀念，探討檔案編制技術創新方式，努力提高檔案編制水平。筆者認為，實行件級掃描管理是當前切實可行的方法之一。可以根據建筑工程檔案規程規范要求，對工程原始檔案整編及掃描工作流程進行優化調整，將工程原始檔案按標準分類，單件掃描，每份文件對應一個電子文件。在管理模式優化提升之后，件級管理的工程原始檔案電子文件條目信息與卷內目錄保持一致，卷內文件信息直觀，點擊相關文件即可進行相應的瀏覽，節省了檢索時間，提高了工作效率。

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