基于匯文信息系統(tǒng)的中文紙質(zhì)圖書驗(yàn)收工作思考

韋曉紅

摘 要 文章介紹了匯文信息系統(tǒng)圖書驗(yàn)收的功能，簡述了目前圖書館驗(yàn)收工作的流程。對(duì)圖書館驗(yàn)收工作中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行了總結(jié)與思考，并對(duì)驗(yàn)收工作提出了幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞 匯文信息系統(tǒng) 圖書驗(yàn)收

1 圖書驗(yàn)收工作的目的

圖書驗(yàn)收在此是指圖書館驗(yàn)收人員對(duì)書商配送到館的紙質(zhì)圖書，依據(jù)雙方所訂合同、圖書館的采訪訂單進(jìn)行檢查、核對(duì)、確認(rèn)的過程。通過圖書驗(yàn)收，一方面可以剔除與圖書館資源建設(shè)不相適應(yīng)的圖書，保證圖書采訪質(zhì)量，減少圖書館損失，進(jìn)而促進(jìn)圖書館功能的發(fā)揮。另一方面可以糾正圖書加工過程中出現(xiàn)的錯(cuò)誤，確保圖書加工的質(zhì)量， 有利于以后圖書館服務(wù)工作的開展。

2 匯文信息系統(tǒng)驗(yàn)收功能簡介

（1）訂購驗(yàn)收。訂購驗(yàn)收是對(duì)訂單組織中已訂的數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)收。主要驗(yàn)收新書的套冊(cè)、質(zhì)量、價(jià)格并分配新書的財(cái)產(chǎn)號(hào)和條碼號(hào)。主要包括幾個(gè)步驟：①新書質(zhì)量的檢查。②新書與系統(tǒng)中的訂購數(shù)據(jù)核對(duì)并修改。③對(duì)驗(yàn)收確認(rèn)過的新書進(jìn)行財(cái)產(chǎn)號(hào)和條碼號(hào)的分配。需要注意的是，訂購驗(yàn)收是在采訪模塊中已做過圖書的采訪訂購工作，圖書到館后采用的驗(yàn)收程序。

（2）非訂購驗(yàn)收。非訂購驗(yàn)收與訂購驗(yàn)收不同的是，圖書到館后在采訪模塊中再做訂購組織工作，然后再進(jìn)行驗(yàn)收。

（3）批量自動(dòng)驗(yàn)收。當(dāng)圖書館將編目外包給書商后，書商在異地將新書加工好，并編制好帶館藏的MARC數(shù)據(jù)，生成一個(gè)批量自動(dòng)驗(yàn)收文件。驗(yàn)收人員可以使用該功能將批量自動(dòng)驗(yàn)收文件導(dǎo)入?yún)R文信息系統(tǒng)中，一次性完成圖書的驗(yàn)收及典藏工作。

（4）驗(yàn)收清點(diǎn)。驗(yàn)收清點(diǎn)是圖書館使用批量自動(dòng)驗(yàn)收功能后，圖書館驗(yàn)收人員將批量自動(dòng)導(dǎo)入的數(shù)據(jù)與實(shí)際到館的圖書時(shí)行清點(diǎn)比對(duì)，核查自動(dòng)驗(yàn)收數(shù)據(jù)中的圖書復(fù)本數(shù)與價(jià)格是否與實(shí)際到館的數(shù)量相同，保證匯文信息系統(tǒng)中圖書驗(yàn)收情況與實(shí)際情況一致。此功能一般與批量自動(dòng)驗(yàn)收功能配合使用。

3 我館目前圖書驗(yàn)收工作流程

3.1 由書商聘用的來館加工人員（以下簡稱加工人員）負(fù)責(zé)訂購驗(yàn)收工作

（1）補(bǔ)做訂購。匯文信息系統(tǒng)訂購驗(yàn)收的前提是，在匯文信息系統(tǒng)中存在訂購信息，而本館的采訪訂單是在匯文信息系統(tǒng)之外完成并發(fā)訂。所以，在訂購驗(yàn)收前必須補(bǔ)做訂購工作。加工人員先根據(jù)書商提供的配送清單，將MARC數(shù)據(jù)導(dǎo)入?yún)R文信息系統(tǒng)采訪模塊中，補(bǔ)做訂購數(shù)據(jù)。然后開始加工圖書，給圖書貼磁條、蓋章。

（2）完成訂購驗(yàn)收。打開訂購驗(yàn)收界面。首先選擇一個(gè)到書的書商，在此書商下新建一個(gè)驗(yàn)收批次A。其次，在該驗(yàn)收批次A下進(jìn)行新書的驗(yàn)收。通過掃描圖書封底上的ISBN號(hào)碼等不同的方式，檢索出圖書的訂購信息，根據(jù)到書的實(shí)際情況進(jìn)行驗(yàn)收，然后進(jìn)行個(gè)別登賬，分配圖書的財(cái)產(chǎn)號(hào)與條碼號(hào)、索書號(hào)及館藏地，點(diǎn)擊保存即完成了一種圖書的驗(yàn)收。待所有圖書清點(diǎn)完成，打印標(biāo)簽，給書貼上條碼、財(cái)產(chǎn)號(hào)、索書號(hào)。

3.2 我館驗(yàn)收人員負(fù)責(zé)驗(yàn)收清點(diǎn)

加工人員完成A批次圖書的訂購驗(yàn)收，并將該批次圖書編目完成后，驗(yàn)收人員開始A批次圖書驗(yàn)收清點(diǎn)。打開圖書驗(yàn)收清點(diǎn)界面，先選擇好書商，然后選擇該書商屬下的驗(yàn)收批次A。接著，選擇驗(yàn)收的方式。本館一般都是通過掃描圖書封底上的ISBN號(hào)碼按種逐條核對(duì)實(shí)際到館圖書的復(fù)本數(shù)、條碼、財(cái)產(chǎn)號(hào)、ISBN號(hào)碼、索書號(hào)、書名、作者、出版社、價(jià)格等信息是否與匯文信息系統(tǒng)中相應(yīng)的訂購驗(yàn)收數(shù)據(jù)相同。如果有不同，先記錄下來，最后統(tǒng)一修改。

3.3 財(cái)產(chǎn)核算

圖書驗(yàn)收清點(diǎn)完成后，利用匯文信息系統(tǒng)采訪模塊中財(cái)產(chǎn)賬統(tǒng)計(jì)程序，將驗(yàn)收完成的所有批次圖書時(shí)行匯總，并根據(jù)實(shí)際圖書情況核對(duì)，扣除問題圖書的相關(guān)賬目。

4 驗(yàn)收工作中發(fā)現(xiàn)的問題

4.1 賬目問題

（1）有未清點(diǎn)到圖書時(shí)。圖書驗(yàn)收清點(diǎn)完成后，仍有未清點(diǎn)到的圖書時(shí)，匯文信息系統(tǒng)在進(jìn)行賬目匯總時(shí)，仍按照全部清點(diǎn)到的狀態(tài)統(tǒng)計(jì)財(cái)產(chǎn)賬，并未扣除未清點(diǎn)到圖書的賬目。

（2）價(jià)格有錯(cuò)誤時(shí)。驗(yàn)收清點(diǎn)時(shí)發(fā)現(xiàn)某一圖書實(shí)際價(jià)格與訂購價(jià)格不符，在編目模塊修改此書010d 子字段的價(jià)格后，在財(cái)產(chǎn)賬目統(tǒng)計(jì)時(shí)，匯總的金額仍按修改前的價(jià)格統(tǒng)計(jì)。

4.2 重書較多

一是在同一書商配送的不同驗(yàn)收批次中出現(xiàn)相同數(shù)目的新書。二是不同的書商配送了相同的新書。三是書商配送了與本館館藏中完全相同的書。四是書商配送了與本館館藏裝幀不同，內(nèi)容相同的書。

4.3 圖書質(zhì)量不高的情況時(shí)有出現(xiàn)

在驗(yàn)收清點(diǎn)某個(gè)合作書商配送的新書時(shí)，驗(yàn)收人員發(fā)現(xiàn)圖書的質(zhì)量問題特別多。有的書印刷得不清楚；有的書中有空白頁；相同的復(fù)本書高低不同；相同的復(fù)本封面顏色不一致；有一種書在裁邊時(shí)被裁掉了部分內(nèi)容；有一種書作者、出版社、封面顏色相同，但內(nèi)容不同。

4.4 圖書配送不完整

圖書配送不完整的情況以多卷書為主。一般書商只配送了成套多卷書的前面幾冊(cè)，缺少后面的一冊(cè)或多冊(cè)。嚴(yán)重情況是只有成套多卷書中其中的某一冊(cè)。

4.5 圖書加工問題頻出

圖書在加工中出現(xiàn)的問題有：一是將書內(nèi)標(biāo)簽蓋住了一部分條碼，使讀碼器不能正確識(shí)別。二是條碼貼錯(cuò)，將A書的條碼貼在B書上。三是標(biāo)簽貼錯(cuò)，將C書的標(biāo)簽貼在D書上。

4.6 隨書光盤未驗(yàn)收

加工人員在訂購驗(yàn)收時(shí)未做隨書光盤的驗(yàn)收，在加工圖書時(shí)將隨書光盤從書后取下，雖然在隨書光盤包裝袋上寫上了與書同樣的條碼號(hào)，但未將隨書光盤移交到圖書清點(diǎn)環(huán)節(jié)。這種做法很容易造成隨書光盤的丟失。

5 對(duì)驗(yàn)收工作中發(fā)現(xiàn)問題的思考

5.1 重書問題

根據(jù)本館采訪及驗(yàn)收工作的實(shí)施情況，重書的來源主要有兩個(gè)方面：一是本館因素。我館原來使用的是別的圖書信息系統(tǒng)，采用匯文信息系統(tǒng)的時(shí)間不長。由于使用新系統(tǒng)的時(shí)間比較短，采訪人員對(duì)該系統(tǒng)的功能不熟悉，對(duì)該系統(tǒng)的功能理解還不深刻，在采訪操作時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)問題，使訂單組織工作無法在匯文信息系統(tǒng)中完成。因此，我館的采訪訂單是在匯文信息系統(tǒng)之外組織形成并發(fā)訂。訂單在發(fā)訂前并未做查重工作，這就增加了采訪訂單中的重書出現(xiàn)的機(jī)率。二是書商因素。書商受利益的驅(qū)使，為了增加收益，書商除了會(huì)配送一些訂單之外的書以外，還會(huì)多配、錯(cuò)配或重復(fù)配送本館已訂購的圖書。書商經(jīng)常用精裝書代替平裝書配送給圖書館。而這些錯(cuò)配、多配、反復(fù)配送的圖書，本來在訂購驗(yàn)收時(shí)，可以通過仔細(xì)核查剔除掉。但是，由于補(bǔ)做訂單、訂購驗(yàn)收都交給了加工人員，他們一方面為了縮短工作完成時(shí)間，草草核對(duì)甚至不核對(duì)有關(guān)信息，盲目驗(yàn)收；另一方面也是基于自身利益考慮，因此，加工人員不會(huì)主動(dòng)剔除這些訂單之外的圖書、配送錯(cuò)誤的重書。加工人員這種做法，嚴(yán)重削弱了驗(yàn)收的作用，給那些不是本館館藏建設(shè)所需要的圖書大開方便之門。長此以往，給圖書館造成的不僅僅是金錢的損失，更會(huì)影響本館圖書資料建設(shè)的質(zhì)量，進(jìn)而降低圖書館的服務(wù)功能。

5.2 圖書質(zhì)量及圖書少配狀況

目前，圖書市場(chǎng)競爭日趨激烈。有的書商實(shí)力不夠，為了競標(biāo)，盲目壓低標(biāo)底。中標(biāo)后，如果完全按合同辦事，利潤將大大折扣。為了追求利益最大化，書商往往采取以次充好、少配或不配圖書館訂購的圖書。本館曾要求某個(gè)中標(biāo)書商配送某套多卷書F，該書商的答復(fù)是，按合同的折扣率采購不到圖書館需求的F多卷書。

5.3 圖書加工問題

圖書加工錯(cuò)誤不斷，根本原因是加工人員二次外包。加工人員將蓋章、貼磁條等手工活外包給了在校的學(xué)生，這些學(xué)生未經(jīng)培訓(xùn)，匆忙上崗，在加工時(shí)難免出錯(cuò)。

5.4 財(cái)產(chǎn)賬目統(tǒng)計(jì)問題

筆者反復(fù)研究了匯文信息系統(tǒng)圖書財(cái)產(chǎn)賬目的匯總原理，發(fā)現(xiàn)匯文信息系統(tǒng)圖書財(cái)產(chǎn)賬目的匯總是依據(jù)訂購驗(yàn)收時(shí)的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總。在訂購驗(yàn)收時(shí)或驗(yàn)收清點(diǎn)時(shí)發(fā)現(xiàn)圖書的實(shí)際情況與訂購數(shù)據(jù)不同時(shí)，都必須返回到訂購驗(yàn)收模塊修改正確后，圖書財(cái)產(chǎn)賬目的匯總才會(huì)與實(shí)際相同。

5.5 隨書光盤不驗(yàn)收原因

自從我館購買了光盤資源庫后，對(duì)圖書后所附光盤的管理也隨意起來。讀者如需要光盤上的資料時(shí)，可以到本館購買的光盤庫下載。因此，對(duì)隨書光盤抱著一種可有可無的態(tài)度。

6 幾點(diǎn)建議

（1）本館采訪人員負(fù)責(zé)在匯文信息系統(tǒng)中完成圖書采訪工作。匯文信息系統(tǒng)在采訪模塊提供了強(qiáng)大的篩選、查重功能。在匯文信息系統(tǒng)中進(jìn)行訂單組織，可以篩選掉不適合本館館藏建設(shè)需要的圖書，也可以剔除與本館館藏相同的書目，提高采訪的質(zhì)量。

采訪人員在匯文信息系統(tǒng)組織好訂單，就不需要加工人員補(bǔ)做訂單，他們只能依據(jù)匯文信息系統(tǒng)中已有的訂單數(shù)據(jù)進(jìn)行訂購驗(yàn)收，可以防止書商錯(cuò)配、多配的圖書進(jìn)入到館藏中。既可降低采訪風(fēng)險(xiǎn)，又可減少圖書館的經(jīng)濟(jì)損失。

采訪人員在匯文信息系統(tǒng)組織好訂單，還可以準(zhǔn)確地評(píng)價(jià)書商的到館圖書情況，為以后書商的選擇提供參考依據(jù)。

（2）重視隨書光盤的驗(yàn)收。圖書后所附光盤也是圖書館文獻(xiàn)資源的組成部分，對(duì)圖書的內(nèi)容起到一個(gè)補(bǔ)充與完善的作用。對(duì)隨書光盤進(jìn)行驗(yàn)收清點(diǎn)，可以保證圖書內(nèi)容的完整性。也可以與圖書館購買的隨書光盤數(shù)據(jù)庫互為補(bǔ)充。當(dāng)隨書光盤數(shù)據(jù)庫中缺少相應(yīng)圖書光盤資料時(shí)，又或著在隨書光盤數(shù)據(jù)庫出現(xiàn)問題不能使用時(shí)，館藏中的隨書光盤就可以發(fā)揮作用。

（3）提高采訪與驗(yàn)收人員應(yīng)用匯文信息系統(tǒng)的水平。綜觀在驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問題，有一部分是由于采訪與驗(yàn)收人員對(duì)匯文信息系統(tǒng)的應(yīng)用水平不高引起的。應(yīng)用匯文信息系統(tǒng)水平的高低，制約著圖書采訪與驗(yàn)收工作的順利開展。因此，提高采訪與驗(yàn)收人員應(yīng)用匯文信息系統(tǒng)的水平，是目前采訪與驗(yàn)收人員的當(dāng)務(wù)之急。

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