強化檔案審核工作 提升干部人事檔案管理水平

姚昆

摘要：現今社會，隨著每年的畢業季來臨，就業人群就要再一次擴大范圍且不固定，而人力資源管理部門在招聘和有關人員的再就業應聘時就會要求填寫簡歷，這也就是人事檔案的基本資料，還有相關的干部人事檔案資料是逐年由管理部門統一管理的。但是在相關的檔案管理工作過程中還有很多問題，多是管理的不規范導致審核工作出現紕漏，甚至有造假或涂改等現象出現，這就為影響檔案管理水平進步的重要因素。現階段的干部人事檔案審核工作，直接關乎他們的政治生命和單位的人才任用，進而關乎企業的有效管理。所以，本文對此做如下分析。

關鍵詞：審核；干部人事檔案；檔案管理

一、干部人事檔案審核中查找出的問題及成因

（一）出生日期的問題。在進行干部人事檔案的審查工作時，經常會發現一些問題。例如，出生日期會發現前后不一致，主要是因為陰陽歷不同的算法，這就導致了最多與身份證上真實情況相差兩歲。除此之外，還會在出生日期資料上進行涂改，涂改也分效果，不同的涂改程度辨認的結果不同，這從根本上就影響了人的主觀的判斷。這種情況根據資料表明，其實是一直存在的現象，但是大家也都沒有在意，可能是出生日期發生改動給人的感覺是問題影響不大，審查就不用嚴格，因此，至今很多管理企業進行檔案審查工作時，這個從來都不是重點。另外，發生這種出生日期來回篡改現象的主要原因還是由于當事人干部對于檔案資料等相關方面思想薄弱，填寫時不注意或是從根本上就想從實際利益出發從而生日資料這部分造假。以上種種原因才造成今天人事干部檔案管理方面的疏漏，導致檔案基本資料失真，長此以往，檔案資料是否還有保存的價值就不得而知了。

（二）參加工作時間的問題。其實，人事干部檔案在審核時還會發現，資料上存在工作時間方面的造假，有的是前后資料不一致，有的是發生修改等現象。這是由于企業的各項福利待遇很多都是根據工作時間來提出的，例如，正常工作中，伴隨工齡的增長相應的工資也會有所增長，還可以有保險等福利待遇，所以修改問題也是干部人員偷懶并貪圖利益等思想的體現。而前后工作時間的資料不一致很大程度上就是由于管理人員的審核工作沒到位，仔細檢查、比對才能發現問題，及時處理，另外，也可能是管理人員沒有進行仔細填寫，導致人員工作時間有出入，這都是在審查中容易發現的問題。

（三）學歷材料的問題。還有，在檔案審核過程中，會出現有些人學歷材料不完整的現象。主要缺少“高考報考登記表”、“授予學位決議書”等。這些現象產生的原因為：首先，由于我國辦學形式多種多樣，甚至還有從國外取得學歷的，由此產生了多種多樣的檔案學歷入檔材料，從而造成標準把握難度大。其次，雖然在人事檔案歸檔要求上有明確規定，但各校在學歷材料上仍存在名目、種類等不同，這就加大了我們管理部門的收集和鑒別難度。再次，由于人事檔案材料的形成部門在工作中，把關不嚴、不認真負責，不及時形成、移交應歸檔材料；人事檔案管理部門把關審核不夠嚴格等等，也客觀上造成檔案學歷材料的不完整情況。

二、相關建議

（一）提高職工檔案意識。可以通過定期開展知識講座等形式進行檔案宣傳，做到日后填寫檔案材料時對自己認真負責。

（二）提高部門管理人員的意識。檔案管理人員應有嚴謹認真的工作態度，按照政策和規章制度的要求進行管理，并不斷學習檔案業務知識，提高自身管理水平，從而減少問題材料的出現，確保檔案材料的真實完整。要及時與檔案材料形成部門建立良好的溝通，規范材料格式、書寫內容等，以確保形成材料真實可用，對不符合要求的材料一經發現、及時解決。

（三）加強監督機制和建立良好的管理模式、溝通模式。加強監督，可以建立“問責制”，發現弄虛作假的干部要進行問責，同時也要對幫助作假或因工作失誤的干部根據實際情況問責，加大懲罰力度，起到警示作用。

（四）規范工作方法。在日常工作中應當延續規范形式，形成工作制度并落實。比如，可以制定表格進行登記；表格可以在審核過程中邊審核邊填寫的，這個表格的填寫可以讓管理人員在日后的工作中對人事檔案內容一目了然，對查找出的問題及時更正。

此外，要加強人事檔案的信息化建設。檔案信息化是今后檔案工作的發展方向，使用不聯網的檔案專用機，建立檔案數據庫，錄入主要檔案信息，告別紙質檔案的單一使用模式，從而提高檔案的利用效率。

三、干部人事檔案管理審核作用

（一）干部人事檔案審核工作的主要內容。在進行干部人事檔案審核時，首先就是要對干部檔案材料的完整性、客觀性、真實性進行評估；其次是要檢查檔案材料是否出現錯裝或者是混裝的情況；最后是要對干部“三齡兩歷一身份”問題進行著重的檢查，“三齡”即干部年齡、工齡、黨齡，“兩歷”即干部的學習經歷、工作經歷；“一身份”即干部身份，這是干部人事檔案審核的重點也是難點，在進行此項工作的檢查時，要注意審核檔案材料是否有造假問題的存在。

（二）是考察和了解干部成長經歷的重要依據。干部人事檔案集中反映了干部的工作經歷和工作表現情況，我們在進行對檔案的管理時能夠通過檔案對干部進行全方位的了解，結合對干部實際工作情況的分析考察，就能為我們知人用人提供重要的依據。

（三）人事檔案對干部行為起著一定的監督作用。正是因為人事檔案記錄著干部的成長經歷，而單位在進行用人時往往會參考檔案資料，因此這會對干部的行為舉止、工作表現起到一個監督和規范作用。

四、總結

近年來我國檔案管理方面經常能夠發現有造假現象出現，這是對其他人員的不公也是干部本身思想素質低下的體現，不利于人才的提拔同時有可能也會造成流言四起，激起其他工作者的不滿情緒，更加的阻礙了企業的發展，對企業的檔案管理水平提出了挑戰。而實現干部人事檔案工作的有效管理就要加強有關部門的檔案審核工作，這樣才能有利于管理部門決策和社會人才的選拔，并且提高資料的利用率，發揮干部人事檔案保存的價值。這是一個艱巨需要時間的任務，層層排查的同時還要加強員工思想道德教育，培養干部的行為意識，要求嚴格律己，從自身做起，為個人和企業樹立良好形象，促進公司更加良好的運轉。

參考文獻

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