檔案信息化建設及檔案服務工作問題探究

焦麗燕

摘要：隨著外國先進的管理制度傳入中國，我國逐漸發(fā)現(xiàn)了自身與世界先進國家在檔案管理方面的差距，并且不斷努力改善這種情況，以達到我國民眾的期盼。將檔案管理逐漸的向信息化的方面邁進，并且逐漸完善檔案服務工作是當前我國檔案管理工作的重中之重，而且要知道檔案信息化的建設并不是一帆風順的，其中存在著很多問題，所以在就如何推進檔案信息化建設以及檔案服務工作進行了探討與研究，并且提出了一些有利于完成工作的措施，以期對大家以后的工作提供一定的借鑒和參考作用。

關鍵詞：檔案信息化；檔案服務工作；問題；措施

檔案信息化建設一直以來就是我國檔案行政管理部門工作的重點，加快我國檔案管理信息化的進程有利于將現(xiàn)代信息技術更好的應用到檔案管理活動中，更好的對檔案中的信息進行處理，方便對檔案進行審查以及查找，從而更好的實現(xiàn)為社會服務的目標。檔案服務工作也應該跟上檔案信息化的腳步，檔案服務工作作為檔案研究的后續(xù)工作應該保證持續(xù)跟進，同時也應該具有自己的特點。檔案信息化建設的主要內容是指檔案信息的數(shù)字化即通過先進的數(shù)據(jù)技術手段將傳統(tǒng)的文檔和已經保存的電子檔案綜合起來用來構建一個檔案信息庫，此外檔案信息化建設還包括檔案網(wǎng)站建設和數(shù)字檔案館建設。

一、檔案信息化建設以及檔案服務工作的重要性和緊迫性

將檔案自身的資料信息化或者說是將檔案的信息與政治經濟·社會文化等進行融合處理信息化的過程被業(yè)界稱為檔案信息化。檔案信息化建設的目標就是致力于將檔案中的信息進入到社會的大交流系統(tǒng)中去，這樣才可以將檔案中的信息在最大的范圍內傳播，更好的服務社會，造福大眾。近年來國家相繼出臺了一系列的法律法規(guī)和相關規(guī)定，想借助國家政府的力量來幫助檔案信息化建設以及檔案服務工作的進行。在這樣的大背景下檔案信息化建設較前幾年取得了突飛猛進的發(fā)展，數(shù)字化檔案館的建設速度大大加快，全國各地的檔案部門幾乎都進行了積極的探索與創(chuàng)新，并且取得了明顯的效果。目前來看檔案管理信息化建設可以說是邁上一個新的臺階，檔案信息化建設的重要性可以分為以下三個方面：

（一）檔案信息化建設可以改善檔案管理工作

就目前我國檔案部門關于檔案管理的現(xiàn)狀來看，只有將數(shù)字化技術引進到檔案管理工作中才能突破傳統(tǒng)的檔案管理工作的局限，實現(xiàn)預期的網(wǎng)上歸檔，網(wǎng)上管理，信息共享和網(wǎng)上便捷查檔。這些措施都可以極大的提高檔案管理工作的工作效率，減少一些不必要的資源浪費，同時節(jié)約了時間。同時檔案管理信息化可以使檔案管理工作逐漸的公開，是檔案管理部門從封閉走向開放，揭開了原來的神秘面紗，實現(xiàn)了檔案信息資源的最佳配置，進而為社會提供高效優(yōu)質的服務。

（二）檔案信息化是當今發(fā)展大形勢的要求

當今時代是信息化的時代，是大數(shù)據(jù)管理的時代。數(shù)字檔案館便是體現(xiàn)這種時代特征的最好的代表，步入二十一世紀以來，各級檔案管理部門紛紛都成立了數(shù)字檔案館，由于無法共享的特點，這就使得一些珍貴的信息資源不能很好的被各級政府機關群眾所使用，從而喪失了其存在的部分意義，所以說建立一個全新的電子數(shù)據(jù)檔案館這個新項目就逐漸被提上議程了。

（三）檔案信息化以及檔案服務問題是社會的強烈需求

當今社會，人們的時間觀念越來越強，再加上生活節(jié)奏越來越快，所以說當部門管理領導做出決策后就要求其所屬的工作人員迅速的做出反應；各職能部門的工作考察也要具有快速·準確的特點；社會廣大觀眾對檔案信息的需求量也不斷的增加。這就要求檔案信息管理部門做出一些改變，轉變傳統(tǒng)的管理模式，采用一些現(xiàn)代化的服務方式，將檔案信息及時的提供給需要的人們，切實做好檔案服務工作。

二、如何推進檔案信息化建設與檔案管理服務

很多人認為檔案信息化只是一個簡單的文字概念而已，其實不然這是一項真實存在的復雜且龐大的工程。目前檔案信息化建設以及服務工作中存在著很多問題，首先限制性最強的便是資金因素此外還受到人員·管理·技術等多種因素的制約，所以我們要相信過程，不斷的總結過程中的經驗教訓，使檔案信息化建設與檔案服務趨于完善。

（一）提高檔案管理人員的專業(yè)素質

由于人們的觀念意識比較落后，總是認為檔案管理部門是一個可有可無的部門，將檔案管理人員看成是倉庫管理員，總是認為他們是在這里的工作是養(yǎng)老。這就極大程度上打擊了他們的工作積極性，再加上有的地方的政府對檔案信息管理人員的重視程度不夠，只為他們進行了簡單的工作培訓，沒有進行深層次專業(yè)性的培訓，這就造成了檔案管理人員能力較低現(xiàn)象的出現(xiàn)，從而進一步降低了檔案服務工作的工作水平，不能更好的服務大眾。

針對這樣的現(xiàn)象，我們應該對檔案管理人員進行業(yè)務培訓，提高他們的工作能力，同時應該端正檔案管理人員的工作態(tài)度，樹立責任意識。嚴格工作人員的選拔制度，選拔出一批能力強的專業(yè)的檔案管理人員。

（二）引進先進的檔案管理技術

目前各大應用平臺不能實現(xiàn)信息共享，這很大一方面的責任在于信息管理部門對檔案管理的方式不相適應，經常出現(xiàn)南轅北轍的現(xiàn)象。從一定程度上降低了領導對檔案工作的重視程度和檔案管理人員的積極性，形成檔案歸檔不詳細-利用率低下-檔案工作不受重視的惡性循環(huán)。所以說檔案管理部門不能拘泥于現(xiàn)狀，應該引進先進的科學技術同時改變檔案管理模式，提高檔案信息化的質量，還應該打破傳統(tǒng)的那種信息庫之間的隔閡，實現(xiàn)檔案信息共享，更好的為人民大眾服務。

（三）注意檔案信息系統(tǒng)的維護

目前市場上檔案信息化軟件較多，但水平良莠不齊篩選起來十分的困難，這就影響了部分單位檔案信息化的質量，再加上這些軟件的售后服務得不到保護，一旦軟件發(fā)生問題，造成檔案信息泄露和遺失就會造成嚴重的負面影響。

三、結論：

總而言之，檔案管理走上信息化的道路是大勢所趨，所以我們應該認識到檔案信息化的重要性以及要明白檔案信息化及檔案服務工作的重要性。合理利用一些措施來解決檔案管理信息化過程中存在的問題，是我國的檔案管理工作更好的為人民群眾所服務。

參考文獻：

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