芻議計算機在檔案管理中的優越性

任麗麗

摘要：檔案資料實現電子計算機管理后，各項工作、各個程序都借助于電子計算機來完成，不但大大縮小了工作空間，而且大大提高了工作效率，同時也大大促進了檔案管理工作的科學化和辦公自動化。

關鍵詞：檔案管理；計算機技術；優勢

一、計算機應用在檔案管理工作中是社會發展的需求

在我國不論文件還是檔案都是文件運行的不同階段，只是不同階段有不同的管理方式。手工管理檔案這種松散的管理模式已經跟不上社會發展的需求，管理的弊端越來越突出，已經成為檔案工作發展的桎梏。

（一）小而全的管理模式，浪費嚴重。絕大多數立檔單位規模比較小，文件、檔案形成數量比較少，但是每個單位都要設立檔案室，添置設備、配備人員，建立-整套的管理程序和方法。這種要在人力、物力、財力方面等多方面投入形成了分散的、小而全的管理模式，造成的是人力、物力、財力的重復投入，浪費嚴重。

（二）工作不到位，管理水平低。從目前情況看，檔案室工作的水平完全取決于該單位領導者的檔案意識、重視程度和檔案工作人員的素質。檔案工作是-門專業，但絕大多數的檔案員是兼職的，缺少檔案專業知識，工作隊伍不穩定。這些因素造成了檔案工作水平較低，現代化管理是檔案工作的必然趨勢

（三）現代化管理進程緩慢。文件、檔案現代化管理需具有“同一性”和“互換性”，只有工作水平基本統一才能達到資源共享。而分散管理，各單位檔案室管理水平參差不齊，要達到資源共享難度非常大，且需要的時間也很長。

二、計算機技術應用在檔案管理工作中是現代企業加強各項管理的所需

隨著科技發展和信息化的的進程，？在單位檔案管理中應用計算機技術的歷程，反映著企業經營管理和產品開發信息化的進程。根據計算機技術在企業現行文件和檔案管理中應用的環節、功能及運作的不同，有以下幾點認識：

（一）檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。

（二）現行文件和檔案管理的計算機技術綜合應用。由于現行文件和檔案管理是具有承繼聯系的密不可分的兩個階段，所以任何一階段應用計算機技術不僅會對另一階段的工作帶來影響，而且其系統功能的發揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實現現行文件和檔案管理不同階段文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強現行文件和檔案管理綜合應用計算機技術的研究，開發文檔管理一體化系統軟件。目前，一些企業已經自行開發或購買了文檔管理一體化系統軟件，進行現行文件和檔案管理的綜合化管理。

三、計算機技術使檔案管理工作自動化。

集中統一是管理任何社會化大生產所必需的方式，信息自動化這一高新技術系統也不例外。人機結合是自動化系統的建設方針，其含義為檔案業務人員直接使用微機開展工作，這亦是研究自動化系統管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結合。目前我國檔案信息自動化系統的管理體制，同時存在集中統一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業基礎上發展起來的和系統建設從“微機起步”有關。應下決心解決分散現象，從管理制度上保證業務技術規范、標準，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業辦公自動化等都應納入統一的檔案信息自動化系統管理之中，實行集中統一管理，不能各行其是自建系統，造成信息分割和資源浪費。也要下決心解決方便使用的問題，如長期將檔案部門的“硬任務”集中于一個部門，在檔案部門這一信息系統之內再組建一個“檔案信息系統”，就很難提高檔案工作整體水平。建立集中統一管理下的分散式系統，是較理想的模式，但這種高技術結構，必須有較強的管理能力和技術能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。

四、計算機技術網絡化管理檔案工作在社會發展及企業發展中的作用及意義

由于在任何一個企業，尤其是大型企業或企業集團，在現代信息技術的應用上很難一步到位，所以在企業中，隨著以計算機技術為基礎的現代科技的普及和發展，以及企業運用計算機技術解決生產、管理問題的迫切需要，將使得企業利用計算機技術輔助各類作業過程成為必然與可能。不管企業應用的檔案計算機管理系統軟件的結構與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循著一定的檔案手工管理的程序和方法。計算機技術的應用不僅使原有手工管理更加規范化、系統化及效率化，又能做到人員專業化、經費專項化、設備專門化、管理科學化；既能減少文件形成單位多方位投入，又能滿足方便利用；又能節省人力、物力、財力，將管理活動真正按其規律納入科學管理軌道。是符合高效、精簡、節約的原則，能將松散的“小而全”的機關檔案室管理模式迅速向具有集約化、科學化、社會化、規?；墓芾砟Ｊ睫D化，大大提高工作質量，為檔案工作更廣泛地為社會服務創造了條件。文件中心還可以通過各市域網，逐步實現檔案信息網絡化，達到資源共享，并可為今后電子文件網絡傳輸做好準備。同時也對檔案管理基本理論產生很大影響。

總之，檔案工作生命力的所在就是利用，因此檔案工作的出發點和落腳點都必須是檔案的利用工作。舊的管理模式已經不適應需要，就應該建立新的模式。利用計算機管理檔案逐步取代各單位手工管理檔案是檔案工作的發展方向。