淺析企業(yè)檔案文化建設(shè)與開發(fā)利用

玉香　楊帆

摘要：企業(yè)檔案文化對塑造企業(yè)特色文化有重要的現(xiàn)實意義，當(dāng)前，我國企業(yè)檔案文化建設(shè)還存在認識不足、信息化程度低、挖掘不夠等問題。因此，需要正確認識企業(yè)檔案文化的真正含義，通過企業(yè)檔案文化的開發(fā)利用，促進企業(yè)樹立品牌，健康快速的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；檔案文化；開發(fā)利用

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料，是企業(yè)業(yè)務(wù)活動中形成的直接記錄。企業(yè)檔案包括企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動內(nèi)容，也包括企業(yè)的管理、財務(wù)、人事等其它活動的內(nèi)容，如文書檔案、技術(shù)檔案、經(jīng)濟管理檔案、專利檔案、商標(biāo)檔案、財會檔案、人事檔案等，真實全面地記錄了企業(yè)在行政管理、技術(shù)引進、產(chǎn)品研制、生產(chǎn)，市場營銷、經(jīng)營決策以及財會、人事管理等方面的活動，是企業(yè)重要的知識資源，也是企業(yè)知識管理的資源基礎(chǔ)之一。

一、企業(yè)檔案文化建設(shè)的意義

（一）企業(yè)檔案文化建設(shè)是企業(yè)文化建設(shè)的需求

企業(yè)檔案是文化事業(yè)的象征，具有豐富的文化內(nèi)涵，是企業(yè)文化發(fā)展的真實記錄，是企業(yè)文化存儲的主要形式。企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的根基，一個企業(yè)沒有檔案文化的繁榮和進步，企業(yè)發(fā)展就沒有堅定的基石。企業(yè)檔案服務(wù)于企業(yè)的文化建設(shè)，企業(yè)文化建設(shè)的成果又進一步豐富企業(yè)檔案的內(nèi)容，兩者相互作用、相輔相成。因此，企業(yè)檔案文化是企業(yè)文化建設(shè)不可或缺的部分，只有建設(shè)好企業(yè)檔案文化，企業(yè)文化建設(shè)內(nèi)容才完整，企業(yè)文化才能源遠流長。

（二）企業(yè)檔案文化建設(shè)為促進企業(yè)發(fā)展提供保障

企業(yè)檔案保存了企業(yè)發(fā)展的原始依據(jù)，科技檔案可以為企業(yè)的科研工作提供技術(shù)數(shù)據(jù)，是企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新、產(chǎn)品升級的關(guān)鍵；經(jīng)營管理檔案能為企業(yè)更好地適應(yīng)市場需要提供借鑒和參考，有利于企業(yè)更新經(jīng)營理念，提升經(jīng)營管理水平，是企業(yè)拓展市場、實施營銷策略的寶貴工具。企業(yè)檔案文化建設(shè)，有助于將企業(yè)檔案管理部門打造成企業(yè)的文化知識庫，成為企業(yè)對外交流的新“名片”。

二、企業(yè)檔案文化建設(shè)存在的主要問題

（一）認識不足

相關(guān)部門的檔案文化建設(shè)意識薄弱，員工對檔案文化建設(shè)的主動性、積極性不高。許多企業(yè)在檔案文化建設(shè)中還存在形式化、片面化、膚淺化的誤區(qū)，企業(yè)檔案文化內(nèi)容單一，缺乏對文化建設(shè)內(nèi)容更細致、更具體的挖掘。

（二）信息化程度低

信息化是檔案管理上水平、增效益的重要途徑，也是檔案發(fā)揮作用的最快捷的方式方法。但是，資金投入少、信息化人才缺乏等，影響了檔案信息為企業(yè)服務(wù)的能力和水平，企業(yè)檔案文化價值難以體現(xiàn)。

（三）缺乏經(jīng)驗指導(dǎo)

企業(yè)檔案文化建設(shè)的理論研究成果不夠豐富，取得巨大成就的行業(yè)典范較少，可供參考和效仿的模式不多，企業(yè)檔案文化建設(shè)任重道遠。

三、企業(yè)檔案文化建設(shè)的方法

（一）建設(shè)一支高素質(zhì)的隊伍

檔案管理是一項思想性、專業(yè)性、技術(shù)性較強的工作，檔案工作者除有較高的政治素質(zhì)和良好的職業(yè)道德外，還必須掌握一定的檔案專業(yè)知識和技能。作為合格的企業(yè)檔案工作者，需時刻關(guān)注企業(yè)的發(fā)展，注重分析企業(yè)文化的發(fā)展和企業(yè)檔案工作之間的影響、企業(yè)檔案與文化建設(shè)的關(guān)系，讓檔案工作充分適應(yīng)企業(yè)發(fā)展。

（二）建立完善的管理制度

建立健全企業(yè)檔案管理的規(guī)章制度，使企業(yè)檔案管理逐步走向規(guī)范化、法制化的軌道，擺脫“人治”的誤區(qū)，建立企業(yè)的檔案法制文化。優(yōu)化檔案室藏結(jié)構(gòu)，拓寬檔案收集渠道和內(nèi)容，圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動采集相關(guān)文獻、資料和情報，為企業(yè)經(jīng)營管理、技術(shù)研究及企業(yè)文化建設(shè)提供參考和依據(jù)，確保企業(yè)在各項活動中形成的保存價值較大的重要檔案收集到位。結(jié)合企業(yè)文化建設(shè)，定期審視和鑒定檔案價值，發(fā)揮檔案對企業(yè)文化建設(shè)產(chǎn)生的積極作用。

（三）把企業(yè)檔案工作融入到企業(yè)文化建設(shè)中

企業(yè)檔案是企業(yè)寶貴的文化遺產(chǎn)，是企業(yè)文化的載體，是企業(yè)思想和物質(zhì)的結(jié)晶。企業(yè)檔案文化的關(guān)鍵，是將檔案的潛在價值轉(zhuǎn)換為顯現(xiàn)價值，只有把潛在的價值充分挖掘出來，才能充分展現(xiàn)檔案文化品牌的魅力。

（四）改善基礎(chǔ)設(shè)施，加強信息化建設(shè)力度

加大計算機技術(shù)的運用，在檔案收集、整理、組卷、編目和利用等各個環(huán)節(jié)中，采用現(xiàn)代化管理手段，改變傳統(tǒng)服務(wù)模式，逐步建立具備高效管理和開發(fā)利用檔案信息資源能力的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮企業(yè)檔案在企業(yè)文化建設(shè)中的重要作用。

四、企業(yè)檔案文化的開發(fā)利用

（一）加強宣傳，增強企業(yè)文化

企業(yè)檔案是在黨群、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)、財務(wù)、人事、基建、科研、設(shè)備等各方面的管理工作中形成的真實、準確的，有查考和憑證作用和保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的記錄。企業(yè)檔案作為企業(yè)發(fā)展的歷史見證，是企業(yè)的寶貴財富，對企業(yè)具有非常重要的意義，通過開展形式多樣宣傳，發(fā)揮無形資產(chǎn)的價值，提升企業(yè)文化。

（二）突出特色，發(fā)揮作用

根據(jù)企業(yè)的發(fā)展方向，確定收集范圍，突出檔案特色，豐富檔案館藏，確保檔案的完整、真實和系統(tǒng)。充分了解企業(yè)經(jīng)營活動和管理，立足提供檔案特色服務(wù)，努力打造檔案文化精品，滿足企業(yè)各項工作的檔案文化的需求。

（三）創(chuàng)新服務(wù)，提升吸引力

轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，充分發(fā)揮檔案經(jīng)濟效益和社會效益，利用計算機信息技術(shù)，在檔案信息輸入、處理和輸出過程中實現(xiàn)與企業(yè)管理各信息系統(tǒng)的同步歸檔檔案，建立企業(yè)數(shù)字檔案館，提供網(wǎng)絡(luò)查閱檔案，準確、及時地服務(wù)企業(yè)決策、科研、生產(chǎn)和產(chǎn)品開發(fā)。在服務(wù)方式上，以人為本，及時了解利用者的目的、愿望、要求、動機和興趣所在，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。

五、小結(jié)

企業(yè)檔案工作的根本目的是通過開發(fā)利用企業(yè)檔案文化，促進企業(yè)更好地發(fā)展，而企業(yè)文化的特色藏于檔案之中。因此，強調(diào)企業(yè)檔案文化建設(shè)，深度解析和挖掘企業(yè)檔案文化，擴大企業(yè)影響，提升企業(yè)知名度，為企業(yè)發(fā)展添磚加瓦。

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[3]李云峰，高崇巖，楊萌.試論企業(yè)檔案與企業(yè)文化建設(shè)[J].檔案學(xué)通訊，2003（1）： 75-77

第一作者：玉香（1978-），女，傣族，云南景洪市人，云南電網(wǎng)有限責(zé)任公司西雙版納景洪供電局綜合部供職，助理館員，本科學(xué)歷，從事專職檔案管理工作。

通訊作者：楊帆（1982- ），女，湖北荊州市人，碩士學(xué)位，助理研究員，云南省科學(xué)技術(shù)情報研究院供職，主要從事科技信息咨詢、多媒體項目管理工作。