基于信息化背景下國有企業(yè)文秘工作特點(diǎn)分析

劉怡

【摘 要】文秘，是國有企業(yè)中重要的工作崗位。在信息化的背景下，其工作量、工作難度不斷加大。針對(duì)這一問題，本文將闡述信息化背景下國有企業(yè)文秘工作特點(diǎn)，同時(shí)從不同的角度出發(fā)，分析提高文秘工作質(zhì)量、效率的方式。通過本文的研究，其主要目的就是順應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展，為文秘工作者提供參考。

【關(guān)鍵詞】信息化；國有企業(yè)；文秘工作

對(duì)于文秘的工作而言，其看似簡(jiǎn)單，但是具有紐帶的作用，維系企業(yè)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、下級(jí)員工之間的溝通關(guān)系。但是，就當(dāng)前的現(xiàn)狀而言，在很多國有企業(yè)中，文秘的工作并沒有受到重視，主要是因?yàn)?，大多?shù)人都是從字面的意思理解其工作內(nèi)容，認(rèn)為文秘僅僅負(fù)責(zé)打印、傳達(dá)、接電話、傳真等工作。另外，很多領(lǐng)導(dǎo)人員缺乏對(duì)文秘的信任，未意識(shí)到其工作的重要性，導(dǎo)致人力資源發(fā)生浪費(fèi)的現(xiàn)象，打擊文秘工作的積極性。

一、信息化背景下國有企業(yè)文秘工作特點(diǎn)

現(xiàn)階段，文秘的工作具有一定的服務(wù)性質(zhì)，并且需要總結(jié)下級(jí)員工的意見、建議，經(jīng)過整理以后向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)?；谶@樣的工作內(nèi)容，文秘在國有企業(yè)中，是各個(gè)部門、上級(jí)與下級(jí)之間溝通的橋梁，影響著企業(yè)的運(yùn)營狀態(tài)，說明文秘工作的重要性。在日常的工作中，文秘需要協(xié)助、配合、分擔(dān)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)工作，并將其決策進(jìn)行傳達(dá)、落實(shí)，所有說其工作也具有政治性特點(diǎn)。實(shí)際上，文秘的工作內(nèi)容較為寬泛，涉及企業(yè)的各層面、部門，具體的工作內(nèi)容包括：請(qǐng)示資料、簽呈、傳達(dá)指示、會(huì)議記錄、行程安排、工作安排、檔案管理、文書處理等。對(duì)此，可以將信息化背景下，國有企業(yè)文秘工作的特點(diǎn)歸納為以下幾點(diǎn)：

（1）輔助領(lǐng)導(dǎo)作出決策。作為文秘，需要收集國有企業(yè)的相關(guān)信息，同時(shí)作出評(píng)估，便于為領(lǐng)導(dǎo)擬定決策提供有價(jià)值的參考。但是，擬定決策僅僅是較為基礎(chǔ)性的工作內(nèi)容，其最為主要的目的就是發(fā)現(xiàn)其中的問題，而這才是文秘的主要工作，經(jīng)過分析以后，確定解決對(duì)策，最終提交給領(lǐng)導(dǎo)。

（2）收集并處理信息。在文秘的工作中，其中大量的時(shí)間被信息收集預(yù)處理所占據(jù)，即通過各項(xiàng)報(bào)表、文件、檔案，掌握企業(yè)的整體運(yùn)行情況，基于信息化技術(shù)，洞察市場(chǎng)在未來一段時(shí)間的發(fā)展動(dòng)向，并以此安排領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)議、工作流程[1]。

（3）協(xié)調(diào)上下級(jí)關(guān)系。就文秘工作而言，協(xié)調(diào)上下級(jí)之中的關(guān)系，是其工作影響力的體現(xiàn)，解決或者預(yù)防上下級(jí)之間的矛盾，增強(qiáng)國有企業(yè)的凝集力，從而增強(qiáng)市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)力，提高經(jīng)濟(jì)效益，彰顯文秘工作的價(jià)值。

二、信息化背景下提高國有企業(yè)文秘工作質(zhì)量的路徑

（一）增強(qiáng)本職工作的能力

在信息化的背景下，國有企業(yè)的發(fā)展迎來了全新的挑戰(zhàn)、機(jī)遇，要求文秘不斷增強(qiáng)自身本職工作的能力。具體來說，主要的方式包括以下幾點(diǎn)：

（1）學(xué)習(xí)。由于文秘工作的內(nèi)容廣泛，影響國有企業(yè)的運(yùn)營，所以其需要掌握更多的知識(shí)、能力，樹立終身學(xué)習(xí)的理念。例如：文秘需要學(xué)習(xí)并了解政治、學(xué)習(xí)科技、學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)、學(xué)習(xí)不同地區(qū)國家的文化與禮儀，最重要的是學(xué)會(huì)做人，增強(qiáng)對(duì)崗位、企業(yè)的忠誠度。

（2）合作。在國有企業(yè)中，其發(fā)展需要全體職工精誠合作，而文秘則影響著各個(gè)部門、員工之間合作的效果，充分發(fā)揮崗位的影響力，對(duì)人力資源進(jìn)行有效的整合，增強(qiáng)合作意識(shí)，最終協(xié)調(diào)好崗位人員之間的關(guān)系，在合作的基礎(chǔ)上，為國有企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

（3）約束。文秘的工作雖然非常復(fù)雜，但是依然存在很多的規(guī)律，并且要遵循工作的規(guī)矩，約束自身的行為，保證工作的有效性。

（二）提高信息管理的能力

在信息化背景下，國有企業(yè)在經(jīng)營發(fā)展的過程中，會(huì)產(chǎn)生更多的信息、數(shù)據(jù)，所有文秘需要進(jìn)一步提高信息管理能力，主要方式包括：

（1）獲取信息。文秘工作者，需要合理利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在國有企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，構(gòu)建自己的信息渠道，獲取更新的信息，增強(qiáng)工作的及時(shí)性。

（2）處理信息。在獲取相關(guān)的信息以后，文秘需要對(duì)其進(jìn)行深加工，也就是對(duì)其進(jìn)行綜合分析、整理、歸納，同時(shí)建立數(shù)據(jù)庫、信息檔案，便于后期對(duì)信息的使用。

（3）運(yùn)用信息?；趯?duì)信息的收集、處理，文秘需要將自己的見解與信息整理成標(biāo)準(zhǔn)的文件，并將其提交給領(lǐng)導(dǎo)人員，在經(jīng)過審批以后傳遞給更多的人，實(shí)現(xiàn)信息化工作的目標(biāo)[2]。

（三）培養(yǎng)隨機(jī)應(yīng)變的能力

文秘的工作，基本上都是在領(lǐng)導(dǎo)身邊完成的，同時(shí)很可能會(huì)與其他企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行接觸，所以其具有一定的交往性質(zhì)。在這一過程中，常常發(fā)生或者遇到計(jì)劃之外的事，此時(shí)就需要文秘隨機(jī)應(yīng)變，包括接待客人、迎來送往、安排食宿、陪伴客人，同時(shí)還會(huì)涉及場(chǎng)地布置、安排、會(huì)議時(shí)間安排等相關(guān)的工作。

對(duì)此，國有企業(yè)需要制定培訓(xùn)計(jì)劃，定期設(shè)置工作場(chǎng)合場(chǎng)景，對(duì)文秘的隨機(jī)應(yīng)變能力進(jìn)行培養(yǎng)、考核。例如：（場(chǎng)景）在計(jì)劃中文秘所接待的人員，其對(duì)花生過敏，但是事先其并未得到信息，因此在知曉的第一時(shí)間，需要其及時(shí)檢查食物、飲品中是否含有花生等物質(zhì)，為客戶留下良好的印象。通過這樣的方式，企業(yè)在對(duì)文秘進(jìn)行培訓(xùn)的同時(shí)，也能夠?qū)ζ浔憩F(xiàn)進(jìn)行即時(shí)評(píng)價(jià)，鼓勵(lì)其在工作中發(fā)揚(yáng)優(yōu)點(diǎn)、改正問題，便于全面提高文秘工作者的應(yīng)變能力。

三、結(jié)語

綜上所述，基于信息化背景下，國有企業(yè)中文秘的工作有著獨(dú)特的特征，其重要性不言而喻。在這一基礎(chǔ)上，文秘工作者需要通過恰當(dāng)?shù)姆绞?，提高自身的工作質(zhì)量，包括本職工作能力、信息管理能力、文字表達(dá)能力等多個(gè)方面，在適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求的同時(shí)，能夠推動(dòng)國有企業(yè)的發(fā)展。所以，通過本文的分析與論述發(fā)現(xiàn)，文中所提及的方式具有較強(qiáng)的可行性。

【參考文獻(xiàn)】

[1]賈文明.醫(yī)院辦公室工作特點(diǎn)與文秘人員素質(zhì)分析[J].人才資源開發(fā)，2017（20）：128-129.

[2]孟克查汗.新時(shí)期企業(yè)文秘工作特點(diǎn)與文秘人員素質(zhì)培養(yǎng)探析[J].商場(chǎng)現(xiàn)代化，2014（24）：76-77.