淺談人事檔案數字化管理策略

朱瑩

【摘 要】信息時代，紙質的人事檔案已無法滿足當前社會發展的需求。由于當前市場經濟環境下的人才流流動性較大，紙質人事檔案的時效上根本無法做到一致，而數字化檔案則不同，提高了人事檔案的利用水平。本文根據多年工作實踐，對人事檔案數字化管理策略進行探索，以期提高人事檔案管理水平。

【關鍵詞】人事檔案：數字化管理；優勢；策略

人事檔案是對人才資源各項信息進行記錄和反饋的主要途徑，對于人才的合理使用及價值發揮具有重要利用價值。復雜性、多樣性是人事檔案內容特征，這點也決定了傳統人事檔案無法適應當前經濟發展需求。需要加強推進數字化技術應用，從而實現更好的服務作用，提高檔案管理效果。通過多年的工作實踐發現，人事檔案數字化管理工作是一項長期性的工作，不僅需要通過數字化管理系統對現有的人事檔案信息進行有效的管理，同時還要根據發展的需要來對信息進行更新，并根據人力資源管理的需要對檔案管理內容和方法進行優化升級。

一、人事檔案數字化管理工作的優勢

（一）保護檔案，縮短查找時間

在進行人事檔案管理工作時，人事檔案信息經過掃描技術實現數字化處理，將人事檔案信息上傳至計算機系統中，形成副本。這樣不僅對原始紙質檔案的有效保護，而且也提高了人事檔案的使用范圍，為相關人員對人事檔案信息的查找及更新提供了很大便利。

（二）備份存儲，防止惡意篡改

人事檔案經過數字化處理后，在日常使用主要利用其數字檔案，保障了紙質檔案的存儲安全。人事檔案數字化管理的實現，確保了數字檔案與紙質檔案信息的一致性，通過備份對比，可以及時發現是否更改檔案信息。對于更改檔案信息的，將分批次進行處理并異地存儲，聯動檔案多個部門進行審核，確保人事檔案的安全、真實性。

（三）一勞永逸，形成規范定式

實現人事檔案的數字化管理，在紙質檔案數字化轉化過程中會對人事檔案有一個系統的整理，進一步規范人事檔案流程，實現人事檔案記錄流程的自動化，這樣可以有效的實現人力資源的節約，全面提高人事檔案管理水平。

（四）快速定位，方便人才調度

人事檔案數字化管理的實現，單位在人員調度及部分轉換工作過程中，能夠快速對人事檔案信息進行篩選，準確找到與要求相符合的人員信息。而且基于人事檔案數字化管理的基礎上，可以通過增設人才管理中心合理記錄和反饋工作人員日常的情況，為人事檔案數字化管理工作的開展提供更多的便利條件。

二、加強事業單位人事檔案數字化管理的策略

（一）增強單位人事檔案管理意識

當前事業單位各項改革工作的不斷深入，這也使人事檔案受到更多的關注。在當前人事檔案數字化建設進程推動過程中，需要全面提高人事檔案數字化管理的意識，加快檔案管理理念的轉變，在實際工作中能夠嚴格按照相關政策和制度要求，做好人事檔案信息的實時更新，強化對人事檔案數字化管理工作的監督，為人事檔案數字化管理的實現奠定良好的基礎。

（二）構建科學、規范的人事檔案信息數字化管理系統

人事檔案信息數字化需要各種硬件的配合，其操作系統就是數字化管理的軟件基礎。根據操作系統及技術特征，在進行人事檔案信息數字化管理系統選擇方面需要注意其系統是否具備前瞻性及符合相關要求。操作系統主要包括兩個內容，也就是硬件與軟件設施，兩者匹配程度影響到人事檔案信息數字化管理系統的完整性。因此，在進行篩選信息數字化管理操作系統時，需要考慮原存儲在計算機的數據信息是否被刪除。由于計算機操作系統存在的差異性很可能會對人事檔案信息的儲存格式進行改動，那么這就會導致信息的部分缺失或者無法準確讀出。為了預防此種情況的發生，應該注意充分考慮數據的丟失問題，是否被丟失、該信息操作系統是否有惡意插件或者帶有病毒等影響人事檔案信息安全的因素等。

（三）建立大型數據庫

在人事檔案數字化重審工作推進過程中，需要基于單位自身的實際情況，根據紙質檔案的實際內容來實時編輯，并且建立人事檔案數據庫并將檔案信息轉化為數字化形式，實現紙質與數字檔案信息的一致性，建立系統時由前臺和后臺共同組成的操作系統，后臺主要為工作人員為人事檔案信息的完整性進行修改，確保檔案信息的收錄和存儲的完整性。前后系統則用于信息的檢索和查詢。在人事檔案信息數字化建設過程中，大型數據庫的建立是其必不可少硬件基礎，實現信息的載入和存儲，為人事檔案管理工作提供更多的便利，可以全面提高人事檔案信息的數字化化管理工作的效率和質量。

（四）建立健全檔案管理安全機制

為推進事業單位人事檔案管理的數字化建設進程，也應配備完善的安全管理機制。事業單位中涉及到很多保密的人事檔案，管理人員應根據其需求，建立健全檔案信息管理制度，提高檔案管理安全保障系數，認真落實不同檔案信息的備份工作，利用數字化技術，保障檔案存儲工作的安全性。同時，領導人員應適時進行法律法規等教育工作，讓檔案管理人員意識到工作的重要性，在應用數字化技術的過程中注意做好保密工作，加入專業的保護措施。此外，在進行檔案數字化建設的過程中，應意識到使用互聯網就會對檔案管理工作產生相應的威脅，必須利用安全措施避免第三方攻擊，避免信息外泄等問題，樹立檔案管理人員良好的職業道德，嚴格按照相關標準使用電腦、存儲資料。

（五）提高人事檔案管理人員的綜合素質

人事檔案管理人同的綜合素質對人事檔案數字化管理水平的高低有著直接影響，當前事業單位的檔案管理人員普遍存在老齡化問題，對新知識的接受能力比年輕人要差得多，給檔案數字化建設工作的有序推進帶來了較大影響。因此，加強檔案管理人員的培訓工作，通過開展系統的計算機應用技術及系統操作方法，并能夠靈活應用各種新技術和新設備，全面提高人事檔案數字化管理的效率和質量。

三、結束語

人事檔案數字化是趨勢，通過推進人事檔案數字化工作，有效縮短人事檔案查詢時間，提高檔案利用效率，同時積極轉變傳統檔案管理觀念，重視數字化檔案管理人才培養，為有效推進人事檔案數字化建設提供助力，推動人事檔案管理工作的有序發展。

【參考文獻】

[1]李雪海.做好事業單位人事檔案管理工作的幾點思考[J].黑龍江科學.2016（13）.

[2]趙耀.事業單位人事檔案管理工作的創新思考[J].決策與信息旬刊.2016（03）.

[3]余明富.新形勢下機關事業單位人事檔案管理存在的問題與策略[J].經營管理者.2016（21）.