網絡環境下開展檔案管理工作之策略

翟群

摘 要：網絡技術給我們的生活帶來了巨大的變化。網絡技術已經廣泛應用于各個行業，對這些行業的工作模式和服務模式產生了巨大的影響。網絡環境下，檔案信息服務需要受到廣泛關注。在網絡環境下，社會各界負責做好檔案管理工作。因此，當務之急是要滿足公眾的需要，但許多問題仍然需要解決。

關鍵詞：網絡環境下；檔案管理；必要性；實施措施

1 網絡化檔案管理的必要性

1.1 檔案管理進入網絡化的時代是檔案事業和科技發展的結合。信息技術應用如此廣泛，隨著檔案的數量與日俱增，網絡環境下的檔案管理工作也變得更加的重要起來，電子文件的收集、整理和利用已經不能夠使用傳統的檔案管理方式來進行，檔案管理在網絡化的環境下，需要遵循信息服務本位的思想。

1.2 網絡化環境下的檔案管理是為了工作效率的提高。各企業單位的不斷發展，檔案資料的內容、形式和數量都是幾何數的增長，因此傳統的檔案收集和整理不能夠帶來多大的效率提升，而網絡化的檔案管理則可以改變這一現狀，電子檔案實現了自動收集和整理工作，而這部分工作占據了傳統檔案管理的大部分時間，說明網絡化的檔案管理能夠極大的提升檔案工作的效率。

2 網絡環境下的檔案管理優點

2.1 提升了工作效率和改變了工作手段

網絡檔案的產生、傳輸和整理、利用都是需要和網絡來作為樞紐，通過網絡來將個檔案產生單位進行聯接，因此數字化的檔案管理具有更加高效的特點，可以不被時間和空間的限制所束縛。檔案管理網絡化對于傳統檔案管理工作來說具有較大的改善，過去單純的手工勞作效率低下，而使用網絡檔案管理，工作模式出現了轉變，提升了管理效率和管理質量，而且，檔案管理人員不需要再進行過多的體力勞動，因此可以解放雙手。

2.2 給企業和單位帶來更多的機遇

計算機網絡最大的特點就是快速，這對于檔案信息資源的時效性來說非常的重要，企業或單位在進行市場競爭的時候，往往是因為信息資源的獲取速度不同，而居于不同的競爭地位，說明，信息獲取速度能夠為企業或單位的創新、發展、生存帶來較大的影響，網絡環境下的檔案管理能夠充分的利用好網絡的快速這一特點，讓信息的時效性更好，為企業的發展和創新提供基礎力量。

2.3 為企業提供了更為先進的硬件技術平臺

網絡環境使企業的競爭方式和手段的轉變成為可能。同時，基于網絡外部性的網絡環境又使得企業必然轉變競爭方式，以求得在激烈環境中生存與發展。企業順應信息的網絡化已成必然趨勢，具體表現在以下幾個方面：信息的普遍性和分布性，有用的信息到處可見，知識的流淌與外溢效應愈加顯著，關鍵是如何正確地判斷和應用；技術進步日益加速，新技術產生越來越快，大大增加了企業間的相互依賴性；技術更具有的可獲取性，技術的交流渠道多樣化，只有不斷地創新、合作，才能保持優勢；全球經濟一體化，國內市場成為全球市場的一部分，中國企業也可以利用全球市場；受環境和資源限制，增強資源的有效利用，擴大可利用資源的來源，從資源依賴型向知識依賴型轉移成為迫在眉睫的問題；日益增加的服務期望，個性化的產品與個性化的服務不斷增長的要求，擴大了企業與客戶關系的內涵；計算機網絡技術的快速發展，網絡通信系統具有高度的開放性、可靠性和可縮放性；網絡服務系統具有以不同服務質量傳輸不同數據類型的集成服務能力，在其上傳輸的信息和數據具有良好的操作性和一致性語義。

3 如何進行網絡化檔案管理工作開展

3.1重視檔案信息服務觀念的創新

檔案信息利用與傳播面臨著商品經濟和信息社會的雙重打冷戰，檔案部門必須從解放思想、更新觀念入手，勇于改革，善于創新，進一步強化檔案信息開發與利用的地位。更多地關注和開展多層次、多渠道的檔案信息開發與利用，使其創造更大的經濟效益；同時，還要注重宣傳檔案信息，淡檔案信息開發與利用創造良好的外部環境，更好地為檔案信息開發與利用服務。

在國民經濟和社會信息化發展的宏觀背景下，檔案管理部門應該順應時代發展的需要，以檔案信息化建設為契機，認真分析信息化建設對傳統檔案管理模式帶來的沖擊，充分認識信息化建設所引發的理論與方法的突破與變革；積極應用實踐；利用檔案資源共享政策與環境，實現檔案資源的合理配置。目前，社會公眾不再以檔案管理部門所提供的傳統性檔案利用方式方法為滿足，而是要求在更大的范圍、更高程度上實現檔案資源的社會共享。為此，檔案部門要在不斷提高檔案管理與利用現代化水平的同時，具體研究我國檔案信息利用服務的現狀，客觀分析影響檔案利用與信息共享的諸多因素，深入研究利用者及其利用需求特點，尋求適應檔案利用需求實際的服務模式，促進檔案資源共享的實現。

3.2強化檔案信息服務體系的構建

首先，攀升檔案信息資源體系。一是建立行業檔案信息資源體系，集中本行業檔案資料，對檔案信息進行整體開發、綜合管理，形成檔案信息關頭產品，為某一行業服務。二是建立地區綜合檔案信息資源體系，以地市級綜合為中心，輻射各縣、市、區，形成資源共享的格局，體現經濟的區域性，以利用檔案信息的整體開發，統一運用。三是建立國家檔案信息資源體系，形成全國信息開發利用網絡，以利于提高檔案信息開發國際問題的經濟效益和社會效益。

其次，建立檔案數據庫，打造信息開發利用的基礎數據，并開展檔案咨詢服務。

再次，運用現代信息技術手段進行檔案信息開發。這是提高檔案信息開發和利用質量的重要手段，使檔案工作者從繁重的手工勞動中解脫出來，為大力開發、科學管理和有效利用信息資源尤為現實提供技術支持。

3.3完善網絡化信息服務的環境建設

目前，檔案信息的安全問題及檔案信息軟件的兼容性問題日益突出。《檔案法》規定：“檔案部門，檔案工作者的基本職能和歷史使命是維護檔案的完整和安全，方便社會各方面的利用。”在方便利用和維護檔案安全兩者之間，檔案的安全更為重要。對于各種破壞因素，我們可以采取“防火墻”技術、網絡安全、檢測、加密技術、電子身份認證、防改寫措施等來保證網絡安全，但都很難達到徹底的安全。因此，在檔案網絡化的管理中，利用與安全是一對矛盾，但同樣是機遇和挑戰，檔案部門與檔案工作人員只有在不斷的實踐過程中來提高檔案利用與傳播過程中的安全性，才能保證檔案信息網絡化建設順利實施。

3.4暢通網絡環境下信息服務的反饋渠道

檔案利用效果的信息反饋，是了解和掌握檔案社會價值的客觀依據，也是做好檔案信息利用與開發的重要前提。收集、整理檔案利用效果信息，是檔案信息服務的重要組成部分，也是檔案部門在網絡環境下及時了解社會對檔案信息的需求，分析掌握檔案信息利用動態，不斷改進與加強信息服務工作，提高網絡環境下信息服務質量的有效途徑。改進和加強檔案利用效果、信息反饋收集工作，應該在建立并不斷完善檔案利用等相關規章制度的基礎上，使檔案管理人員和利用者在共同完成檔案利用效果信息收集工作上有章可循，有法可依，達到用規章制度規范檔案信息，利用反饋工作的目的。做好檔案利用效果反饋收集工作的關鍵在于：一是對檔案工作者加強職業道德教育、強化責任意識和服務意識，增強檔案工作人員的主動性。二是加大對利用者的宣傳教育力度，提高利用者做好檔案利用效果信息反饋工作的自覺性，積極配合檔案部門做好這一工作。

4結束語

新時代下，計算機網絡技術在檔案信息管理中的應用已經成為一種必然趨勢，并且已經發展成為檔案信息管理工作的基礎與核心，引進計算機網絡技術在檔案管理中的應用已經成為一種必然，切實實現檔案信息管理的自動化、信息化與網絡化，以此促進檔案以及檔案管理事業的發展。

參考文獻：

[1]丁梅.基于計算機網絡技術的檔案信息管理及應用研究[J].南京工業職業技術學院學報，2011（2）.