淺談電子文件歸檔與管理應注意的問題

譚光華

摘 要：電子文件是辦公自動化的產物，電子文件的歸檔和管理必須與辦公自動化的發展水平相適應，在不同的辦公自動化發展階段形成的電子文件，有著各自不同的特點。本文依據《電子公文歸檔管理暫行辦法》的思路，并根據自身的探索與實踐，提出了對電子文件歸檔、管理的設想。

關鍵詞：電子文件；歸檔；辦公自動化

電子文件是依賴于計算機及其技術而存在的，它的產生與發展和計算機及其信息技術的發展息息相關，有著密不可分的聯系。人們在研究和管理電子文件過程中，無法回避生成環境對電子文件的直接影響。

電子文件從組成上說是電子文件內容、電子文件內容所在載體和對電子文件內容繼續進行顯示、修改、刪除的計算機軟件、硬件平臺技術條件的組合。依據有關標準，結電子文件從組成上說是電子文件內容、電子文件內容所在載體和對電子文件內容繼合本單位的實際情況，筆者從檔案管理的基本規律和計算機技術的特點出發，摸索制訂了一個包括電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔、利用，統計、保護等內容的管理辦法，并在實踐中逐漸補充完善。以集中統一為原則明確歸檔電子文件的管理機制。以完整齊全為宗旨全面劃定歸檔電子文件的范圍，以電子文件的署錄和組盤為主要內容進行歸檔電子文件的整理，以脫機載體為重點加強歸檔電子文件的保護以確保真實、有效為目的把好歸檔電子文件的質量檢驗關。

一、電子文件的存儲載體問題。電子文件的存儲載體有多種，如磁帶、磁盤、光熱等。光盤與磁帶、磁盤相比，其特點是：記錄密度高、存儲容量大；非接觸式記錄和信息讀出方式；數據傳輸率高；存取速度怏；易保存。因有保護層，信息讀出為無接觸式的，不存在讀取磨損，所以盤片不易損壞。如上所述，現在使用光盤作為電子文件歸檔的載體比較合適。軟磁盤不能作為歸檔電子文件長期保存的載體。

二、 紙質檔案與電子檔案長期并存且保持一致的問題。可概括為兩點： 紙質檔案便于長期永久保存，而利用起來較不方便；電子檔案便于利用，但難以永久保存。所以，不如將兩種載體檔案長期并存。一般做法是”雙套制”，即在保存電子文件的同時，把電子文件以硬拷貝輸出形成紙質文件保存。兩種載體的檔案在并存時要特別注意兩種檔案的一致性，在電子檔案著錄、編號、簽署、更改、更新時要注意保證電子檔案與紙質檔案對應相符。

三、電子文件的安全問題。1、電子文件歸檔時，把屬于一般牲的電子文件，轉換成各種平臺都能使用的文本文件的格式。消除由于技術演變所帶來的影響。特殊格式電子文件。應在存儲載體中同時存有相應的瀏覽軟件 2、使用”只寫一次式光盤加背書”方式制作歸檔原件，確認其內容信息的原始牲，歸檔人員要負責歸檔前電子文件內容的原始性，歸檔后由檔案館負責， 為了分清責任， 最理想的辦法是兩方在不可更改的載體上簽字，而這種光盤的同一處刻錄軌跡只能寫人近眾；這就是 “只寫一次式光盤加背書”，也可用只讀光盤、電子簽名、數字水印、隱形條碼、數字時間印章法等來確認電子文件內容信息的原始性。3、在網絡環境中，可采用一種既能確認發件人身份，又能保密保安全的 “公用密鑰數字簽名技術，”也可采用防火墻技術、網絡安全檢測、大眾身份論證系統、數據加密技術等措施來保證網絡安全。4、利用中的安全措施： 設置分級查詢權限密碼并定期或不定期地更改，屬于保密范圍的信息內容必須繼續進行加密處理，對于信息內容的復制拷貝更要嚴格控制。

四、電子文件的鑒定問題。一是入口關，即在檔案部門接受電子文件是要檢驗每個文件能否被正常讀出、打開或運行；有無感染計算機病毒；內容是否完整，是否與歸檔移交清單或文件機讀目錄一致等。二是定期檢查關，即對歸檔后的電子文件建立定期檢查的制度，數據類電子文件檢驗能否被正常讀出，程序類電子文件檢驗能否被正常運行。對子磁性載體一般應每兩年氣光盤每四年要進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不能少于10%；對于磁性載體每四年拷貝一次，并建立封電子文件的檢查、維護、拷貝等操作過程進行登記制度。避免發生人為的誤操作或重復勞動。轉儲后的載體與原載體同樣編號保存。三是利用關，即在平時提供利用時，一旦發現有文件損壞或感染計算機病毒，立即要對該錢體內存儲的所有文件進行檢驗，及時采取措施修復損壞的文件。還要注意更新殺毒軟件。

目前，計算機軟件的開發日新月異，然而，國家對電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規，許多單位對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對電子文件歸檔進行規范化管理的規章制度。有的單位雖然有規章制度，但也是停留在僅有制度上，對電子檔案也沒有進行實時歸檔，沒有真正落到實處，究其原因還是沒有足夠的重視。