利用大數據提升電力企業檔案資源管理和服務能力

薛仙鳳

摘 要： 隨著我國經濟社會的不斷發展，各個企業企業不斷發展，在生產經營活動中產生的檔案信息越來越多，檔案管理是企業發展過程中的重要內容，對企業生產過程中的各種活動、產生的問題等進行記錄，是企業發展的根據。本文對大數據時代背景下電力企業檔案資源管理存在的問題和對策進行分析，旨在提高電力檔案管理水平。

關鍵詞： 檔案管理；大數據時代；問題；策略

引言

隨著我國對經濟社會發展的重視程度不斷提高，各個領域、各個企業的工作任務也越來越繁重，以科學技術和知識產權局為例，該企業在發展過程中產生的資料信息、檔案資源越來越多，這些檔案資源對企業的發展有十分重要的作用，檔案記載著企業過去的工作、業務活動，是有保存價值的各種歷史記錄，可以為企業管理人員決策提出依據，促進企業轉型發展。為了促進社會發展，提高企業管理水平，必須要積極加強檔案的規范化管理，對檔案進行分類整理，并且對各種檔案加以利用，提高檔案管理質量。在大數據時代，信息技術的廣泛應用，為檔案的創新管理提供了支持。

一、大數據的含義

大數據代表了一個全新的時代，指的是無法在一定時間范圍內使用常規軟件進行捕捉、處理的數據集合，簡單來講，就是海量信息數據。大數據具有五個幾個特點，即數據量大、數據傳輸和處理迅速、數據價值高、數據種類豐富、數據真實。大數據技術的提出具有一定的戰略意義，并不僅僅是為了掌握龐大的數據，而是要對這些含義豐富的數據進行專業化處理和廣泛應用，即要將大數據當做一種產業，通過對數據進行加工和處理，實現數據增值。大數據技術已經在人們的工作生活過程中有廣泛應用。

二、大數據時代電力企業檔案資源管理面臨的困境

檔案的搜集、整理、匯總、存檔、利用，是一個企業發展的重要基礎，各類檔案是企業日常生產經營活動的體現，反映了企業取得的成就，也反映了發展過程中存在的問題，利用檔案資源信息，可以為企業的發展以及戰略決策提供必要的信息支持。但是在傳統管理理念影響下，對檔案資源的利用率不夠高，檔案管理和服務能力相對較差。以電力企業為例，電力檔案信息包括電力生產、電力工程項目建設、電費收繳等各個方面，在檔案管理過程中存在以下問題：

（一）檔案管理理念比較陳舊

檔案管理工作一直以來都處于我國經濟社會發展過程中的重要地位，任何一個行業都要對檔案管理加以重視。但是當前有的企業在發展過程中，開展檔案管理依舊習慣采用人工管理方式，對各種紙質檔案進行收集，而且沒有及時進行計算機歸檔，所以導致很多信息雜亂無章。

（二）檔案信息資源的數字化和數據化程度較低

檔案信息資源的數字化和數據化發展是未來檔案信息發展的主要方向，可以將其統稱為檔案信息化服發展。在檔案管理過程中，信息化管理是一個必然趨勢，當前很多企業在信息化管理方面的投入還不足，例如計算機設備的配備不夠充分，對檔案管理人員的培訓教育工作不到位，導致檔案管理過程比較隨意，沒有掌握先進的計算機技術，對檔案管理工作造成很大影響。

（三）檔案信息安全問題

檔案信息安全問題是影響檔案信息利用水平的重要因素，在互聯網時代背景下，網絡給檔案信息的存儲、利用帶來了便捷，但同時也帶來了安全漏洞，比如黑客、網絡安全漏洞等問題，導致信息泄露和信息丟失的現象越來越多。檔案信息安全問題與檔案管理人員的日常工作習慣、工作技術水平等也有一定關系，當前很多檔案管理工作人員水平不高，檔案管理工作中缺乏一支高素質團隊，尤其是在企業轉型發展的過程中，企業管理人員對企業的經濟建設目標更加重視，忽視了檔案管理的重要性，將檔案管理看成是企業管理中的附屬工作，認為檔案管理比較簡單，沒有招聘專業的檔案管理人員，所以導致檔案信息資源沒有發揮其作用。

大數據時代檔案管理內容

三、大數據技術在電力檔案管理中的應用

（一）改變傳統的檔案管理理念

在檔案管理過程中，應該要不斷樹立現代管理理念，提高檔案管理水平。從企業的角度來講，領導人員首先要重視檔案管理，將把檔案管理納入企業管理范疇中，提高檔案管理的地位，加強工作人員對檔案管理的重視。其次要重視檔案信息化和現代化管理。隨著企業的不斷發展，產生的檔案信息會越來越多，傳統的人工管理模式會導致工作量大、容易出錯，對此，要加強對檔案管理信息化工程的建設，為檔案信息化管理提供堅實的基礎。

（二）建立檔案信息數字化一站式管理

檔案數字化與檔案數據化是不同的兩個概念，檔案數字化指的是將復雜的信息轉變為電子化信息并且利用電子技術存儲起來，在存儲過程中要將數字化信息變為二進制代碼，進行統一處理。檔案數據化則是將各種檔案信息統一處理的信息中可以分析、追蹤、計算和量化的信息提煉出來，并且根據信息表現出來的規律，推測可能出現的結果。相比起來，檔案數據化比檔案信息化所產生的價值更大，只有當檔案信息被數字化處理之后才具有數據化的基本條件，檔案信息數字化一站式管理就是要實現對檔案信息資源的數字化轉化，并且對這些數字化信息進行分析，使其產生價值。在檔案信息數字化一站式管理過程中，要加強計算機設備的配備，爭取更多資金用于電腦設備、通信設備等各種基礎設施設備的購買，為檔案信息化管理提供良好的硬件基礎。

（三）利用大數據創建智慧檔案室一鍵式服務

大數據技術是一種先進的智能化技術，可以通過人腦和數據模型分析，對數據進行分解、合并，然后進行推導，做出預測，具有很高的智能水平。大數據技術關注的是全部數據而不僅僅是樣本數據，所以在推導結果的時候可以得到更加全面的結論，尤其是在分析事件的發展趨勢的時候可以獲得更準確的結果。所以在企業發展過程中可以利用大數據技術加強檔案產品創新研究分析，提升檔案室的服務能力，讓檔案室中的數據活起來，不再是存儲在檔案室中的枯燥數字，而是可以通過設置完整的搜索引擎，實現一鍵式服務，即可以通過輸入相關的項目關鍵詞對大量的檔案數據信息進行調取，獲得某個項目的詳細信息，并且可以給出更多延伸信息，讓檔案成為企業發展的“預言家”。

（四）加強大數據時代檔案信息安全管理

在傳統的檔案管理過程中，檔案的安全問題主要來源于外界損壞，比如紙質檔案很容易在潮濕環境中損壞，而大數據時代檔案管理過程中的問題主要表現在信息泄露方面。檔案對于企業的發展具有十分重要的意義，所以必須要加強對檔案管理過程中的安全問題的防范，比如對檔案利用者身份進行認證，在檔案利用過程中采取權限設置方式，減少網絡入侵，實現對檔案的安全管理。在檔案日常管理過程中也必須要完善監督管理制度，組建專門的檔案管理隊伍，完善責任制度，落實檔案安全監管任務，一旦發現檔案信息泄露等問題，要及時向上級報告，并且積極開展檔案管理系統修復，減少檔案丟失和泄露的風險[4]。

結語

綜上所述，大數據時代是信息時代背景下產生的一個全新概念，大數據技術與很多行業、很多領域都有融合，在檔案管理過程中，大數據時代理念和技術的應用，徹底改變了檔案管理理念和管理模式。在新時期必須要加強檔案管理技術的創新，利用大數據技術開展檔案信息資源的收集、整理、分析和利用，提高檔案資源服務能力，真正發揮出檔案資源的價值和作用。參考文獻

[1]章曉鐳.利用大數據提升電力企業檔案資源管理和服務能力[J].科技創新與應用，2016（13）.

[2]姜靜.大數據時代電力企業檔案開發利用探討[J].中國電力企業管理，2017（5X）.

[3]毛莉.大數據時代下的電力企業檔案管理探討[J].中國化工貿易，2017 （25）.

[4]王麗麗.大數據背景下企業檔案資源的整合與利用[J].蘭臺世界，2014（17）.