利用大數(shù)據(jù)提升電力企業(yè)檔案資源管理和服務(wù)能力

薛仙鳳

摘 要： 隨著我國經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，各個企業(yè)企業(yè)不斷發(fā)展，在生產(chǎn)經(jīng)營活動中產(chǎn)生的檔案信息越來越多，檔案管理是企業(yè)發(fā)展過程中的重要內(nèi)容，對企業(yè)生產(chǎn)過程中的各種活動、產(chǎn)生的問題等進(jìn)行記錄，是企業(yè)發(fā)展的根據(jù)。本文對大數(shù)據(jù)時代背景下電力企業(yè)檔案資源管理存在的問題和對策進(jìn)行分析，旨在提高電力檔案管理水平。

關(guān)鍵詞： 檔案管理；大數(shù)據(jù)時代；問題；策略

引言

隨著我國對經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的重視程度不斷提高，各個領(lǐng)域、各個企業(yè)的工作任務(wù)也越來越繁重，以科學(xué)技術(shù)和知識產(chǎn)權(quán)局為例，該企業(yè)在發(fā)展過程中產(chǎn)生的資料信息、檔案資源越來越多，這些檔案資源對企業(yè)的發(fā)展有十分重要的作用，檔案記載著企業(yè)過去的工作、業(yè)務(wù)活動，是有保存價值的各種歷史記錄，可以為企業(yè)管理人員決策提出依據(jù)，促進(jìn)企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展。為了促進(jìn)社會發(fā)展，提高企業(yè)管理水平，必須要積極加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，對檔案進(jìn)行分類整理，并且對各種檔案加以利用，提高檔案管理質(zhì)量。在大數(shù)據(jù)時代，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為檔案的創(chuàng)新管理提供了支持。

一、大數(shù)據(jù)的含義

大數(shù)據(jù)代表了一個全新的時代，指的是無法在一定時間范圍內(nèi)使用常規(guī)軟件進(jìn)行捕捉、處理的數(shù)據(jù)集合，簡單來講，就是海量信息數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)具有五個幾個特點(diǎn)，即數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)傳輸和處理迅速、數(shù)據(jù)價值高、數(shù)據(jù)種類豐富、數(shù)據(jù)真實。大數(shù)據(jù)技術(shù)的提出具有一定的戰(zhàn)略意義，并不僅僅是為了掌握龐大的數(shù)據(jù)，而是要對這些含義豐富的數(shù)據(jù)進(jìn)行專業(yè)化處理和廣泛應(yīng)用，即要將大數(shù)據(jù)當(dāng)做一種產(chǎn)業(yè)，通過對數(shù)據(jù)進(jìn)行加工和處理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)增值。大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)在人們的工作生活過程中有廣泛應(yīng)用。

二、大數(shù)據(jù)時代電力企業(yè)檔案資源管理面臨的困境

檔案的搜集、整理、匯總、存檔、利用，是一個企業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，各類檔案是企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營活動的體現(xiàn)，反映了企業(yè)取得的成就，也反映了發(fā)展過程中存在的問題，利用檔案資源信息，可以為企業(yè)的發(fā)展以及戰(zhàn)略決策提供必要的信息支持。但是在傳統(tǒng)管理理念影響下，對檔案資源的利用率不夠高，檔案管理和服務(wù)能力相對較差。以電力企業(yè)為例，電力檔案信息包括電力生產(chǎn)、電力工程項目建設(shè)、電費(fèi)收繳等各個方面，在檔案管理過程中存在以下問題：

（一）檔案管理理念比較陳舊

檔案管理工作一直以來都處于我國經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展過程中的重要地位，任何一個行業(yè)都要對檔案管理加以重視。但是當(dāng)前有的企業(yè)在發(fā)展過程中，開展檔案管理依舊習(xí)慣采用人工管理方式，對各種紙質(zhì)檔案進(jìn)行收集，而且沒有及時進(jìn)行計算機(jī)歸檔，所以導(dǎo)致很多信息雜亂無章。

（二）檔案信息資源的數(shù)字化和數(shù)據(jù)化程度較低

檔案信息資源的數(shù)字化和數(shù)據(jù)化發(fā)展是未來檔案信息發(fā)展的主要方向，可以將其統(tǒng)稱為檔案信息化服發(fā)展。在檔案管理過程中，信息化管理是一個必然趨勢，當(dāng)前很多企業(yè)在信息化管理方面的投入還不足，例如計算機(jī)設(shè)備的配備不夠充分，對檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作不到位，導(dǎo)致檔案管理過程比較隨意，沒有掌握先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)，對檔案管理工作造成很大影響。

（三）檔案信息安全問題

檔案信息安全問題是影響檔案信息利用水平的重要因素，在互聯(lián)網(wǎng)時代背景下，網(wǎng)絡(luò)給檔案信息的存儲、利用帶來了便捷，但同時也帶來了安全漏洞，比如黑客、網(wǎng)絡(luò)安全漏洞等問題，導(dǎo)致信息泄露和信息丟失的現(xiàn)象越來越多。檔案信息安全問題與檔案管理人員的日常工作習(xí)慣、工作技術(shù)水平等也有一定關(guān)系，當(dāng)前很多檔案管理工作人員水平不高，檔案管理工作中缺乏一支高素質(zhì)團(tuán)隊，尤其是在企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展的過程中，企業(yè)管理人員對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)目標(biāo)更加重視，忽視了檔案管理的重要性，將檔案管理看成是企業(yè)管理中的附屬工作，認(rèn)為檔案管理比較簡單，沒有招聘專業(yè)的檔案管理人員，所以導(dǎo)致檔案信息資源沒有發(fā)揮其作用。

大數(shù)據(jù)時代檔案管理內(nèi)容

三、大數(shù)據(jù)技術(shù)在電力檔案管理中的應(yīng)用

（一）改變傳統(tǒng)的檔案管理理念

在檔案管理過程中，應(yīng)該要不斷樹立現(xiàn)代管理理念，提高檔案管理水平。從企業(yè)的角度來講，領(lǐng)導(dǎo)人員首先要重視檔案管理，將把檔案管理納入企業(yè)管理范疇中，提高檔案管理的地位，加強(qiáng)工作人員對檔案管理的重視。其次要重視檔案信息化和現(xiàn)代化管理。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，產(chǎn)生的檔案信息會越來越多，傳統(tǒng)的人工管理模式會導(dǎo)致工作量大、容易出錯，對此，要加強(qiáng)對檔案管理信息化工程的建設(shè)，為檔案信息化管理提供堅實的基礎(chǔ)。

（二）建立檔案信息數(shù)字化一站式管理

檔案數(shù)字化與檔案數(shù)據(jù)化是不同的兩個概念，檔案數(shù)字化指的是將復(fù)雜的信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊畔⒉⑶依秒娮蛹夹g(shù)存儲起來，在存儲過程中要將數(shù)字化信息變?yōu)槎M(jìn)制代碼，進(jìn)行統(tǒng)一處理。檔案數(shù)據(jù)化則是將各種檔案信息統(tǒng)一處理的信息中可以分析、追蹤、計算和量化的信息提煉出來，并且根據(jù)信息表現(xiàn)出來的規(guī)律，推測可能出現(xiàn)的結(jié)果。相比起來，檔案數(shù)據(jù)化比檔案信息化所產(chǎn)生的價值更大，只有當(dāng)檔案信息被數(shù)字化處理之后才具有數(shù)據(jù)化的基本條件，檔案信息數(shù)字化一站式管理就是要實現(xiàn)對檔案信息資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，并且對這些數(shù)字化信息進(jìn)行分析，使其產(chǎn)生價值。在檔案信息數(shù)字化一站式管理過程中，要加強(qiáng)計算機(jī)設(shè)備的配備，爭取更多資金用于電腦設(shè)備、通信設(shè)備等各種基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的購買，為檔案信息化管理提供良好的硬件基礎(chǔ)。

（三）利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)建智慧檔案室一鍵式服務(wù)

大數(shù)據(jù)技術(shù)是一種先進(jìn)的智能化技術(shù)，可以通過人腦和數(shù)據(jù)模型分析，對數(shù)據(jù)進(jìn)行分解、合并，然后進(jìn)行推導(dǎo)，做出預(yù)測，具有很高的智能水平。大數(shù)據(jù)技術(shù)關(guān)注的是全部數(shù)據(jù)而不僅僅是樣本數(shù)據(jù)，所以在推導(dǎo)結(jié)果的時候可以得到更加全面的結(jié)論，尤其是在分析事件的發(fā)展趨勢的時候可以獲得更準(zhǔn)確的結(jié)果。所以在企業(yè)發(fā)展過程中可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)加強(qiáng)檔案產(chǎn)品創(chuàng)新研究分析，提升檔案室的服務(wù)能力，讓檔案室中的數(shù)據(jù)活起來，不再是存儲在檔案室中的枯燥數(shù)字，而是可以通過設(shè)置完整的搜索引擎，實現(xiàn)一鍵式服務(wù)，即可以通過輸入相關(guān)的項目關(guān)鍵詞對大量的檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行調(diào)取，獲得某個項目的詳細(xì)信息，并且可以給出更多延伸信息，讓檔案成為企業(yè)發(fā)展的“預(yù)言家”。

（四）加強(qiáng)大數(shù)據(jù)時代檔案信息安全管理

在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，檔案的安全問題主要來源于外界損壞，比如紙質(zhì)檔案很容易在潮濕環(huán)境中損壞，而大數(shù)據(jù)時代檔案管理過程中的問題主要表現(xiàn)在信息泄露方面。檔案對于企業(yè)的發(fā)展具有十分重要的意義，所以必須要加強(qiáng)對檔案管理過程中的安全問題的防范，比如對檔案利用者身份進(jìn)行認(rèn)證，在檔案利用過程中采取權(quán)限設(shè)置方式，減少網(wǎng)絡(luò)入侵，實現(xiàn)對檔案的安全管理。在檔案日常管理過程中也必須要完善監(jiān)督管理制度，組建專門的檔案管理隊伍，完善責(zé)任制度，落實檔案安全監(jiān)管任務(wù)，一旦發(fā)現(xiàn)檔案信息泄露等問題，要及時向上級報告，并且積極開展檔案管理系統(tǒng)修復(fù)，減少檔案丟失和泄露的風(fēng)險[4]。

結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代是信息時代背景下產(chǎn)生的一個全新概念，大數(shù)據(jù)技術(shù)與很多行業(yè)、很多領(lǐng)域都有融合，在檔案管理過程中，大數(shù)據(jù)時代理念和技術(shù)的應(yīng)用，徹底改變了檔案管理理念和管理模式。在新時期必須要加強(qiáng)檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展檔案信息資源的收集、整理、分析和利用，提高檔案資源服務(wù)能力，真正發(fā)揮出檔案資源的價值和作用。參考文獻(xiàn)

[1]章曉鐳.利用大數(shù)據(jù)提升電力企業(yè)檔案資源管理和服務(wù)能力[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2016（13）.

[2]姜靜.大數(shù)據(jù)時代電力企業(yè)檔案開發(fā)利用探討[J].中國電力企業(yè)管理，2017（5X）.

[3]毛莉.大數(shù)據(jù)時代下的電力企業(yè)檔案管理探討[J].中國化工貿(mào)易，2017 （25）.

[4]王麗麗.大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案資源的整合與利用[J].蘭臺世界，2014（17）.