淺議信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

王波

摘 要：科學技術水平的不斷提升使得信息管理與信息公開得到了廣泛的應用，而檔案信息化管理工作是一項復雜且系統性的工程項目，能夠提升檔案管理工作的效率。但是，在實際的管理工作中，由于各種因素的影響使檔案管理工作面臨著許多問題，從而阻礙了信息時代檔案管理工作的開展。基于此，下文對信息時代檔案管理工作面臨的問題進行了分析，并提出了相應的解決對策。

關鍵詞：信息時代；檔案管理工作；問題；對策

引言

在信息化的背景下，人們對檔案管理工作的要求越來越嚴格，提升檔案管理工作效率的意義也逐漸凸顯出來。只有檔案管理水平能夠適應現代化社會的發展需求，檔案管理工作才能取得良好的效果。科學技術的不斷發展，不僅給檔案管理工作帶來了新的機遇，還給檔案管理工作帶來了困境，因此要想做好檔案管理工作，就要加快網絡化的發展。

1信息時代檔案管理工作的必要性

在傳統的檔案管理中，對檔案的管理主要是通過紙質的形式，并且存在一定的弊端。首先，紙質化的檔案加大了管理難度，在管理過程中很容易丟失或者造成檔案管理的混亂；其次，對于紙質化檔案的保存，一定要注意外部條件，重視檔案的保管工作，從而避免造成檔案的損壞；最后，紙質化的檔案在查閱過程中具有一定的難度，其需要消耗大部分人力，檔案資料越多查閱的難度就越大。同時，紙質化檔案管理相對于信息化的檔案管理來說，其不能進行備份，當檔案資料發生損害時修復的可能性很小。而信息時代的檔案管理工作不僅檔案存放的數據庫容量大，而且在進行資料查閱時具有一定的便捷性，從而提升了資料的查閱效率，充分發揮了檔案資料的本身作用。此外，信息化的檔案管理可以通過計算機技術進行資料備份，當檔案資料發生損壞時，可以通過備份找回原資料，從而提升了檔案資料的安全性。

2信息時代檔案管理工作所面臨的問題

2.1檔案管理的安全性與保密性有待提升

在信息時代的背景下，信息化的檔案管理方式逐漸替代了傳統的檔案管理工作。電子檔案管理系統一般是利用驗證登錄名和密碼雙重保護進行安全防范，雖然方便員工工作，但是一旦密碼泄露，就會導致不法分子借助網絡信息技術對原始檔案信息進行修改、竊取與仿造原始檔案資料，對檔案資料使用的安全性有著直接的威脅，導致檔案信息面臨著重大的泄露及損壞風險。同時，由于電子檔案信息管理文件具有結構復雜、信息存儲形式多樣化的特點，如果計算機遇到系統癱瘓、網絡攻擊和病毒干擾等問題，就會使電子檔案遭受損毀、遺失，從而給企業帶來巨大的經濟損失。

2.2檔案管理軟件缺乏通用性

隨著信息技術的不斷發展，檔案管理軟件的研發力度也在持續擴大，雖然傳統的檔案管理工作實現了檔案管理工作的信息化，各式各樣的檔案管理軟件也得到了推廣與使用。但是，從檔案管理工作的角度而言，雖然新型的檔案管理軟件實現了檔案內容的信息化與數據化，但仍然存有諸多不足之處，且無法滿足檔案管理和電子政務系統、一體化自動辦公系統的發展需求。除此之外，由于檔案部門所采用的計算機型號、軟件版本不一致，也會使檔案信息管理工作難以做到最大程度的信息共享，導致檔案管理的信息化及現代化發展進程長時間未取得有效進展。

2.3標準化及規范化程度較低

標準化與規范化是檔案管理工作的核心基礎。在傳統的檔案管理中，越來越多的檔案管理人員不明確本身工作中必須落實的基礎檔案管理工作內容，導致管理工作在標準化、服務質量、開發力度以及共享程度方面不足，很難適應信息時代下的檔案信息資源共享需求。同時，因歷史遺留問題而導致檔案目錄細則的兼容性價差，大部分系統軟件在系統內容的可移植性上普遍較差，并且目前沒有產生統一性的檔案自動化標準，從而在一定的程度上使得檔案信息工作的標準化及規范化出現了滯后性。

2.4檔案管理人員的綜合素質有待提高

檔案管理人員是開展信息化檔案管理工作的核心力量。在進行檔案管理的過程中，部分檔案管理人員雖然具有專業的管理知識，但是對信息時代下所具備的信息技術能力有所缺乏，甚至還有部分檔案管理人員沒有完全適應網絡工作環境，使得檔案管理人員的綜合素質水平無法滿足整體性檔案管理的實際需求，導致檔案管理缺乏安全性和有效性。同時，在檔案管理工作中缺乏專業的信息技術人才，尤其是既懂技術又懂管理的人才，導致檔案管理人員的綜合素質水平偏低，極大阻礙了檔案管理工作的落實，降低了檔案管理工作效率。

3信息時代檔案管理工作所面臨問題的應對對策

3.1大力開展信息化建設

在信息化檔案管理過程中，要想提高檔案管理的工作效率，就要強化檔案管理工作的信息構建力度，使檔案管理工作的落實更具信息化，從而將檔案管理的作用凸顯出來。首先，充分利用現代化的信息技術，實現對檔案信息自動化的處置，對檔案、文件等信息采取一體化的管理方式，從而對檔案信息的高效獲取提供一定的保障；其次，應用多媒體技術實現資源的融合，促使檔案管理工作形成有機整體，并將檔案管理以文字、聲音、圖像等形式展現出來，從而不僅豐富了檔案信息資源管理的表現形式，還提高了檔案的管理效率；最后，利用計算機網絡技術對檔案管理中的信息進行無障礙和遠距離的交流，從而促使檔案管理的信息化，真正實現資源共享，最終為企業的發展奠定良好的基礎。

3.2提升檔案管理人員的綜合素質水平

在信息時代下，檔案管理工作模式發生了變革，而管理人員為了滿足工作需求，在明確掌握檔案管理知識的同時，還要加強對各類現代化技術的了解。因此，企業要定期對管理人員開展培訓工作，提高管理人員的專業知識水平和計算機的操作能力，使其能夠勝任信息化時代檔案管理工作，并為檔案信息化管理的長期發展提供保障；其次，邀請經驗豐富、技術能力高的專家進行講座，提升管理人員對信息化檔案管理工作重要性的認識，明確應用計算機實現檔案管理的方式，從而強化檔案管理工作力度，提高檔案管理工作效率；最后，招聘專業水平高、技術能力強、創新意識高的綜合性人才，從而組建一支技術過硬、綜合能力強的管理人才隊伍，為信息時代檔案管理工作的順利開展提供保障。

3.3建立健全檔案信息安全保障體系

在信息時代下，檔案管理的基本內容就是利用信息化手段、計算機網絡技術，來實現檔案文件以及數據的查閱和管理，保障檔案信息的安全性和可靠性。為了在應用計算機網絡的過程中，有效避免網絡攻擊問題，就要建立健全檔案信息安全保障體系，此體系主要包括檔案信息的存儲安全以及檔案信息的應用安全兩個部分。另外，在信息技術快速發展的同時，使得信息的競爭愈發激烈，并在某種程度上對信息安全敲響了警鐘。為此，可采取身份認證、密鑰管理等安全手段來加強信息系統的安全性。

結束語

總而言之，在信息技術的發展基礎上，加強檔案管理的信息化是信息時代發展中的必然要求。但是，在信息化的發展過程中其也為檔案管理工作帶來了挑戰，因此只有創設信息化檔案管理平臺，提高管理人員的職業素質，才能提高檔案管理的水平，保障檔案信息的安全性，從而促進信息時代檔案管理工作順利開展。

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