人事檔案的收集與管理分析

易艷紅

摘 要：人事檔案體系的有效構建能夠確保現(xiàn)有事業(yè)單位內部具備人才素質統(tǒng)籌的優(yōu)勢，同時更能夠基于檔案材料確定人才自身特性和思想環(huán)境，為整體人才職能體系構建埋下了扎實基礎同時，能夠賦予人事管理部門良好的參照，以便培育和協(xié)調環(huán)境具備滲透優(yōu)勢，并通過構架完善的人才體系鞏固事業(yè)單位職能條件。本文基于人事檔案的收集與管理工作展開分析，確定現(xiàn)有問題和有效的解決措施同時，期望為后續(xù)人事檔案體系構建提供良好參照。

關鍵詞：人事檔案；收集管理；優(yōu)化分析

1 人事檔案收集管理工作現(xiàn)狀

人事檔案收集管理工作是基于現(xiàn)有城市單位功能體系建設需求提供的檔案數(shù)據供應與存儲體系，在實際職能落實過程中，應當確保收集和管理的檔案條件具備真實參照的條件，同時更具備長時間存儲和檔案傳輸?shù)奶匦裕@樣才能夠在人事部門功能落實方面具備有效的檔案參考，并基于檔案數(shù)據提供更加高質量的服務條件，確保整體單位內部環(huán)境構筑穩(wěn)定性同時，為整體檔案管理水平能夠具備可持續(xù)化提供協(xié)調優(yōu)勢。但基于現(xiàn)有單位人事部門檔案方面的特性，在相關材料收集和管理過程中仍舊存在的一系列問題，只有確保采取有效的解決措施進行滲透，這樣才能夠促進人事檔案收集與管理工作落實完全。

1.1 人事檔案意識淡薄

在展開人事檔案收集工作過程中，人事單位應當明確自身職能的重要性，確保將相應檔案數(shù)據信息有效獲取同時，展開有效的審核條件確定真實性，之后才能夠確保整體檔案功能體系構建完善，并能夠為后續(xù)事業(yè)單位發(fā)展提供良性參照條件。但實際收集工作開展過程中，基于職工自身思想認知方面的缺乏，導致實際檔案收集工作難以真正有效落實，不但造成了職工個人信息泄露的誤解，更影響了人事檔案構建的積極性。其次，管理者針對檔案體系構建認知不足，同樣影響了人事檔案收集工作落實進度，造成員工檔案個人存放且無處保管的情況出現(xiàn)，更容易造成后續(xù)人事部門在人才功能體系構建方面的審核偏差，導致實際事業(yè)單位內部在職能體系構建過程中喪失可持續(xù)化延伸的條件。

1.2 檔案材料內容缺失

檔案材料體系的構建是為了完善人事部門落實人才培養(yǎng)提供的素材參照標準。在實際檔案材料收集過程中，由于人事檔案自身收集要求差異性和管理疏漏經常會導致檔案材料內容出現(xiàn)缺失的情況，不但影響了人才體系構建的積極性，同時更為后續(xù)職能交替埋下隱患，針對人才素質的認知也易造成誤差。其次，檔案材料內容缺失情況會導致職工自身發(fā)展受到約束，不但影響了素質構建培養(yǎng)的有效落實，更促使職工持續(xù)化對檔案管理工作產生誤會，造成檔案材料體系構建持續(xù)性難以補足。

1.3 檔案整理缺乏完善規(guī)范

檔案材料整理應當確保信息條件數(shù)據具備穩(wěn)定的保存條件同時，更能夠在檔案提取過程中提供具備效率的系統(tǒng)條件，以確保整體工作流程完善同時，更確保了事業(yè)單位內部體系數(shù)據溝通完善，為檔案材料體系的構建提供穩(wěn)定的延伸優(yōu)勢。但現(xiàn)有事業(yè)單位環(huán)境中多存在檔案管理人員隊伍職能波動和素質業(yè)務不滿足需求的情況，不但影響了整體檔案管理和應用水平，更在此基礎上易造成單位內部職能損失。其中，針對檔案管理規(guī)范方面，應當針對材料條件進行統(tǒng)一規(guī)劃，確定具備整齊劃一和分批管理整合的條件，這樣才能夠確保職能落實完善，然而在實際檔案管理規(guī)范方面的非正規(guī)梳理環(huán)境中，檔案遺失和損壞的情況已經頻繁可見，在后續(xù)人事部門職能落實過程中，已經埋下難以統(tǒng)籌的隱患。

2 人事檔案收集和管理工作優(yōu)化措施

2.1 通過宣傳加強職工檔案意識

人事檔案工作是組織人事部門的一項基礎性工作，同時也是一項與全體職工切身利益密切相關的工作，收齊、管好、用活人事檔案具有重要意義。加大檔案知識宣傳力度，普遍增強職工的檔案意識，是做好人事檔案工作的保障。我們可通過會議、培訓、座談等方式，隨時將檔案知識滲透到職工意識中，主動把與大家切身利益相關的檔案知識送到他們手中，如繼續(xù)教育學歷的適時取得可提高工資待遇、年度考核表與晉升職稱的密切關系，各類資格證書有利于組織考察提拔干部，招工、入伍等參加工作材料與個人社保利益的息息相關等等，使他們在無形中接受檔案，知道檔案在日常的工作、生活中的重要作用，了解檔案的重要價值，提高大家的檔案意識和協(xié)助做好人事檔案工作的自覺性。

2.2 加強檔案收集和管理質量

為使檔案材料收集歸檔工作達到真實、全面、及時、規(guī)范的要求，應建立健全相關規(guī)章制度，以制度的形式保障工作落實到位。如可建立兼職檔案員制度，選派專人作為各部門的兼職檔案員，將材料的收集任務分解到各部門、落實到責任人；同時保持人員的穩(wěn)定，人事檔案部門定期對其進行有關檔案知識的培訓，有利于單位及時準確收集反映干部自然情況和德、能、勤、績、廉等方面材料。檔案管理部門也要變被動接收為主動出擊，對定期形成的如年度考核表、獎勵、職稱、工資等材料及時督促材料形成部門按時保質上交，同時了解掌握職工動態(tài)，不失時機地主動收集有價值的屬歸檔范圍內的材料。

2.3 提升檔案管理工作水準

材料收集完備后，檔案管理部門將對材料進行一系列的鑒別、分類、排序、加工、歸檔工作。檔案管理人員必須掌握過硬的基本功，熟練進行檔案整理工作。首先要對材料進行審核，看材料是否屬于歸檔范圍，是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內容真實、填寫規(guī)范、手續(xù)完備；然后將審核完畢的材料進行技術加工，對不規(guī)范紙張適當進行折疊、剪裁、托裱等，制成整齊劃一的16k紙張，通過軟件進行信息錄入并打印檔案目錄；最后將條理清晰、整理規(guī)范的檔案材料打孔、裝訂、歸檔，完成對一卷人事檔案的階段性整理。以后陸續(xù)收集的檔案材料也要嚴格按照流程補充入檔案卷宗。

檔案的整理過程比較繁瑣，需要檔案工作者以耐心、細致的工作態(tài)度，學習檔案知識、掌握專業(yè)技能才能做好。單位應選調政治上可靠、作風正派、責任心強、具有一定學歷的共產黨員從事人事檔案管理工作，并注意對他們的教育和培養(yǎng)，不斷提高政治素質和業(yè)務素質。

3 結束語

人事檔案收集與管理工作環(huán)境的有效構建，能夠確保人事及相關部門具備有效的人才審核條件，依據其中數(shù)據信息展開有效的人才培養(yǎng)同時，更能夠依據檔案內容確定職工自身素質成長優(yōu)勢，以便后續(xù)干部服務體系構建完善。故而，在落實人事檔案收集和管理工作過程中，應當針對檔案制度和管理人員的素質進行著重分析，確定工作自身具備先進性后，才能夠將有效的檔案管理工作落實于后續(xù)單位環(huán)境構建，并為可持續(xù)發(fā)展埋下基礎。

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