中小企業會計信息系統的優化問題

摘要：隨著社會經濟的不斷發展與進步，中小企業面臨的競爭也將日趨激烈。因此，中小企業管理者需得到及時準確的會計信息，一個適合中小企業需要的會計信息系統將是中小企業管理必不可缺少的重要部分，能促使其各方面管理者更好地規劃和管理好企業的信息流、資金流和物流等，提升企業管理水平，加強企業的競爭力。文章通過調研，了解中小企業對會計信息系統應用現狀，從企業的實際情況出發，根據中小企業的特點對會計信息系統進行優化分析，包括系統功能需求分析、模塊分析及流程分析，為中小企業會計信息系統的優化設計打下基礎。

關鍵詞：會計信息系統 優化分析 需求分析 模塊分析 流程分析

一、引言

根據國家最新相關數據統計，國民生產總值的60%來源于中小企業，這就說明中小企業是國民經濟中的重要組成部分，在國民經濟來源中起著非常重要的作用。但是，隨著社會經濟的不斷發展與進步，中小企業面臨的競爭也將日趨激烈。中小企業在激烈的競爭中要取得優勢并占據重要的地位，關鍵的并非業績，而是其管理水平。

如何提高中小企業的管理水平，這將成為中小企業管理者所關心的核心問題。在信息時代，現代企業管理決策最主要的依據是各種信息，在中小企業經營決策依靠的信息中有90%來源于企業的會計信息。傳統的手工會計或是落后的會計信息系統，無法滿足中小企業管理決策的需要。中小企業管理者需要利用現代先進的信息技術，借助于先進的管理方法，不斷優化現有的會計信息系統，才能不斷提升中小企業的競爭能力和經濟效益，使中小企業在競爭中立于不敗之地。因此，中小企業管理者需要得到及時準確的會計信息，有效為企業決策及管理服務，將先進的會計信息系統融入到企業的日常管理工作之中，是中小企業管理者急需解決的問題。一個適合中小企業需要的會計信息系統將是中小企業管理必不可缺少的重要部分，能促使其各方面管理者更好地規劃和管理好企業的信息流、資金流和物流等，提升企業管理水平，加強企業的競爭力。

國外關于會計信息系統的研究方向主要在于智能化的發展，其會計信息系統的核心部分主要是關系型數據庫，這種數據庫的使用使會計信息系統更加專業化、信息化和智能化。因此，會計信息系統的優化問題主要在于數據庫系統的優化。

我國的會計信息系統經過30多年的發展，從個別試點到慢慢的普及和現在的普遍應用發展階段，會計信息系統已廣泛應用于各大、中、小型企業。隨著信息技術的不斷發展，會計信息系統的開發模式也在不斷提升，B/S的三層模式已經成為了會計信息系統的主流。國內關于關系型數據庫在財務管理系統中的應用主要是初略地介紹了會計信息系統中所涉及的數據庫的說明，對于其中應用到的數據庫設計等描述很少，對于其中數據庫遷移、數據庫設計和數據庫的優化等更是很少詳細地說明。

二、中小企業會計信息系統運用的現狀

在對中小企業會計信息系統優化設計前，首先對廣東珠三角地區的中小企業進行了初步調研，以便更好地了解中小企業會計信息系統的現狀及對會計信息系統的需求；然后對用友、金蝶等軟件公司進行了調研，了解會計信息系統的基本功能及結構，為其系統優化設計打下基礎。

通過對中小企業的調研情況可知，目前大部分中小企業已使用了會計信息系統，但只是對會計信息系統進行簡單運用，其會計信息系統的作用主要是用計算機替代手工記賬的過程，還沒有完全解決會計信息化問題，未能很好地發揮會計信息系統應有的功能。還有少數中小企業使用手工會計操作，工作效率較低。原因當然是多方面的，主要原因是中小企業受自身條件的限制，在會計信息技術運用過程中，其人才、技術、資金等方面相對落后，尤其是企業領導者對會計信息系統的建立與使用未引起高度重視，沒有在會計信息系統的建設上投入資金，只有簡單的幾臺計算機，只是用于一些如工資核算、賬務處理、材料核算等，未能利用信息技術的優勢來提高企業的運作效率。同時，中小企業領導者也沒有引進會計信息化人才，會計人員不能較好地對會計信息系統需求提出合理化需求，導致會計信息系統不能跟上社會發展的步伐。中小企業應結合其自身的特點與實際情況，尋求自身的發展之路，建立完善有效的會計信息系統。

通過對用友、金蝶等軟件公司的調研情況可知，企業一般使用的會計信息系統的物理結構有單機分散結構、聯機多用戶結構和網絡結構。會計信息系統的物理結構一般受系統的目標、功能、數據量及系統數據的處理方式的影響。由于中小企業相對于大型企業來說，規模較小，業務量相對較小，因此，目前大多數已使用會計信息系統的中小企業一般采用單機分散系統，也就是單機單用戶結構。所謂單機分散系統是指整個系統只配置一臺或者幾臺計算機，為了單獨運行一種功能模塊或多個功能模塊，每臺計算機系統中安裝有會計信息系統的某一個或者某一部分功能模塊。所有的功能模塊是互不聯系的，其財務信息只能通過傳統的輸入方式來實現數據交換。其優點是系統之間相互獨立，數據安全性好，系統穩定，成本低，系統安裝調試比較方便簡單。其缺點是數據共享性差，整體工作效率較低。因此，為了提高中小企業的運作效率，較好地實現資金流、信息流和物流的統一，有必要在現有的會計信息系統基礎上進行優化，更好地為中小企業服務。

三、中小企業會計信息系統優化分析

對中小企業會計信息系統進行優化設計之前，先要對整個系統進行總體規劃，總體規劃主要包括系統優化分析與系統優化設計兩個重要的方面。其中，系統優化分析是指對系統進行什么樣的優化，其主要任務是根據調研情況，結合中小企業和軟件公司的實際情況，對系統優化提出需求。系統優化設計是指對系統如何優化，其主要任務是以系統優化分析結果為基礎，從中小企業需求出發，對系統中的相關技術手段進行優化設計。本文將主要針對中小企業會計信息系統進行優化分析。主要包括系統功能需求分析、功能模塊分析、系統流程分析、系統安全分析四個方面。

（一）系統功能需求分析

中小企業會計信息系統需主要實現以下的基本功能：

1.用戶登陸功能。在會計信息系統中，由系統管理員根據中小企業管理的需要，對企業中不同層次的操作人員，設置相應的權限，并設置初始密碼。用戶根據需要修改密碼后即可登錄系統。為了安全起見，在設置密碼與權限中，需強制修改初始密碼，否則無法登錄系統。

2.導入功能。會計信息系統可以根據不同的行業需求導入到相應的會計科目，同時也可以導入賬套等數據。為了減少工作量，提高工作效率，系統還可以實現批量導入或修改功能。同時，在導入過程中，對于不符合要求的數據有報錯功能，系統拒絕接受。這就要求系統優化過程中，預置不同行業的會計科目。

3.記錄查詢功能。要求會計信息系統將用戶的所有操作都已進行了相應的記錄并提供用戶的查詢功能。用戶通過查詢，既可以了解企業所有歷史財務數據，又可以根據不同的查詢條件查詢到所需的賬簿及報表文件。

4.報表功能。會計信息系統將根據用戶的不同需求，既可以自動使用模板自動生成報表，也可以自定義報表。

5.打印功能。會計信息系統將根據用戶的需求提供相應的打印功能。

6.數據備份與恢復功能。系統可根據用戶的需求，提供數據進行備份和恢復功能。

（二）功能模塊分析

中小企業的會計信息系統功能模塊應當由會計核算系統、財務管理系統和財務決策支持系統組成，如圖1所示。其中會計核算系統是基本會計業務操作層，主要是以賬務處理為核心，為管理和決策提供信息；財務管理系統是企業管理控制層，主要使用會計信息，進行財務分析、資金使用分析等；財務決策支持系統是計劃決策層，主要通過建立資源數據庫和企業決策模型，利用會計數據，幫助管理者進行量化分析和論證，對企業的生產經營活動做出計劃與科學合理的決策。

1.會計核算系統中小企業會計核算系統的主要功能模塊包括：系統管理、賬務處理、報表處理、往來核算、進銷存核算、工資核算、固定資產核算等模塊。各模塊又可有某些下級的功能模塊，形成一個完整的功能模塊體系，如圖2所示。

2.財務管理系統。財務管理系統的功能包括資金管理、成本管理和利潤管理。如圖3所示。

3.財務決策支持系統。包括投資決策、籌資決策和財務計劃。如圖4所示。

（三）系統流程分析

在中小企業會計信息系統中，系統的流程分析主要包括業務流程、數據流程。

1.系統的業務流程。會計信息系統的業務流程主要包括系統處理環節中的各種信息來源、處理方法、信息提供、信息流向等內容。本系統的業務流程如圖5所示。

2.系統的數據流程。系統的數據流程是指財務數據在整個系統中的傳遞流程情況，即財務數據在系統中的輸入、傳遞、處理等流程，如圖6所示。

3.安全分析。作為中小企業會計信息系統，企業內部重要的財務信息是不能對外泄露的。為了避免這種情況，在系統優化設計中，必須考慮系統的數據安全性。影響會計信息系統的因素有硬件、軟件、網絡及人員等方面，因此其安全管理可以從如下方面進行設計，包括用戶管理、操作系統、數據庫管理系統、網絡安全等。

（1）用戶管理。由系統管理員為進入到系統的操作人員分配賬號、初始密碼及操作權限，然后操作人員首次登錄時需修改密碼。為防止密碼被盜，要求密碼設置時必須包含大小寫字母與數字。

（2）操作系統。對于操作系統的安全要求，主要通過如下途徑進行：由專人進行系統維護；設置與控制版本發布員的權限；安裝防病毒軟件。

（3）數據庫管理系統。為防止數據庫管理系統中的數據遭到有意或無意的破壞，需從如下幾方面加強防范：由專人進行數據庫系統的管理；系統升級與維護人員、系統操作人員進行職責分離。

4.網絡安全。為了防止本地網絡信息的非法訪問、存取，防止病毒、黑客的攻擊，需加強局域網的安全管理。

四、結論

隨著經濟的高速發展，社會的不斷進步，中小企業在社會經濟中的地位越來越重要，同時也加快了中小企業之間的競爭。中小企業要在競爭中處于優勢，需要企業內部及時獲取有價值的信息和數據，并對其做出快速反應，只有這樣才能在行業中取得主動權，在競爭中取勝。傳統的會計信息系統的流程已經難以滿足中小企業復雜多樣的資金流，難以改變企業的業務流程等。這就要求中小企業不斷改善企業的經營管理，加快企業信息化建設的步伐，優化現有的會計信息系統。

通過對中小企業進行調研，可以了解到中小企業會計信息系統的使用情況，然后對相關軟件公司進行調研，了解目前會計信息系統的開發和使用情況，從軟件開發者的角度對會計信息系統提出需求。在此基礎上，根據中小企業的特點對會計信息系統進行需求分析、功能模塊分析、流程分析及安全分析，為會計信息系統的優化設計打下基礎。通過對中小企業會計信息系統的優化，可以促使中小企業加快會計信息化建設步伐，加大資金投入，引入優秀會計人才，為企業管理者的決策提供服務，從而及時改善企業經營管理，提高企業經濟效率。

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作者簡介：

賀雪榮，女，碩士，廣東白云學院經濟與管理實驗教學中心主任，副教授；主要研究方向：會計信息系統。