高校檔案管理社會化問題分析

董亞玲

【摘 要】在社會的不斷發展下，高校檔案管理和利用已經從單純的文獻信息服務轉變為更多元、更全面、更多層次的社會化服務。（中華人民共和國教育部、國家檔案局第 27號令）頒布）《高等學校檔案管理辦法》規定在新的歷史時期，需要提升高校檔案管理的社會化服務水平。為此，文章結合現階段高校檔案管理存在的問題，為如何加強高校檔案社會化管理進行策略分析。

【關鍵詞】高校；檔案管理；社會化；服務；實現方式

高校是培養高素質勞動者和國家高精尖人才的地方，因此，高校的檔案資源豐富、涉及的內容廣泛，包含了高校發展的歷史資料、重要科研成果、國家科學發展的各種資料等，是衡量某一高校管理水平的重要標志之一。在新的歷史時期，我國《高等學校檔案管理辦法》指出高校檔案管理服務發展要為社會發展創造便利的條件，高校檔案管理要注重其服務職能的實現。因而，探索高校檔案管理社會化服務發展模式、構建高校檔案生活服務理論是現階段高校檔案管理工作的重要課題。因此，探索高校檔案管理社會化問題具現實意義。

一、現階段高校檔案管理工作存在的問題

在高校改革的深化發展下，高校的辦學體制、辦學規格、辦學層次等發生了深刻的變化。在這樣的形勢下，高校領導者為了適應新時代教育發展需要，加強了對學校教學科研工作的重視。但對高校檔案管理工作的重要性認識不夠，在高校檔案管理工作上存在一些不足，具體體現在以下幾個方面：

（一）高校存檔意識淡薄，收集工作困難

高校檔案管理雖然在剛開始成立的時候就形成了各種規章制度，但是在具體執行上不夠嚴格，導致一些以文件歸檔的檔案會以歸檔不方便為理由不愿意歸檔，還有一些檔案信息被個人保存，沒有交由給有關部門進行統一化的歸檔登記管理。

（二）高校檔案管理手段和服務方式落后，程序不規范

一些檔案的管理內容、方式等都得到了改革，但是一些高校檔案管理人員仍采用傳統的方式來處理檔案，這種陳舊的檔案處理方式和現代化辦公需求發展不相適應。在新的歷史時期，高校檔案應用管理應該在對外服務上實現更多的創新。

但是很多高校檔案管理局限在傳統方式上，結合時代變化，利用網絡、郵寄進行檔案管理的方式不多。高校檔案社會化服務局限在現場服務方式，在日常管理上滿足于檔案的借閱、檔案的復制等簡單操作上，檔案社會化服務缺乏創新。

（三）高校檔案的開發利用范圍有限

很多高校沒有限定檔案開放范圍，只是進行檔案的日常化管理服務，沒有加強對檔案服務于社會的開發利用。由于檔案不同于一般私有財產，一些國家為其制定了相應的法律保護措施。但如果沒有對檔案實體的保護，就不會發揮出檔案長久的利用服務價值。高校想要開放檔案利用范圍，就需要對檔案開放范圍進行鑒定。但很多高校受人力、物力、財力的影響，檔案開放范圍的鑒定工作對他們來講存在很大的難度。

二、高校檔案管理工作問題產生的原因

高校檔案管理工作是高校教學和管理工作中的重要環節，目前高校檔案管理工作存在著檔案管理人員專業素養不高；教學檔案管理混亂；檔案管理工作重管理、輕服務等諸多問題。存在這些問題的主要原因有：檔案管理體系不完善；檔案管理人員業務水平及綜合素質不夠等：

（一）高校檔案管理制度不完善

高校檔案管理仍沿用以分部門而治的多系統管理模式，沒有統一的信息管理平臺，各個部門的信息無法達到共享，已滿足不了教育現代化發展的需要。例如其中的教學檔案是教學管理和實踐活動中產生的一些原始資料，包括文字材料、視頻、錄音等，這些資料都具有一定的保存價值，然而教學檔案管理工作能夠反映一個學校的教學管理及教學實踐的水平。高校將其分為三級：校級、系級和教研室，三種不同類別的教學檔案，也分別制定了自己的檔案管理規章制度。但無論從管理體系還是規章制度來看，高校檔案管理工作在逐步發展與完善，同時也存在著諸多問題。

（二）管理檔案人員缺乏專業背景，經驗不足

很多高校管理檔案的工作人員并不是只有學習檔案學專業的人員來從事這份工作，甚至有些工作人員是從零基礎開始干起，任職期間沒有經過任何的定期培訓、交流學習以及相關的研討會，只能靠自己慢慢在工作過程中摸索，很多檔案管理工作的問題就是從這個過程中產生的，加上檔案工作本身枯燥、乏味，地位輕，待遇低，難以產生吸引力，致使工作人員工作起來漫不經心、應付差事，缺乏責任心和積極性。

三、高校檔案管理社會化實現策略

高校檔案社會化管理的實現需要進一步加強高校和高校、高校和地方之間的橫向聯合、合作管理，結合社會經濟發展和高校檔案社會化屬性，高校檔案管理需要從制度、人員、設施、服務質量、效能、信息化等方面入手，結合實際探究高校檔案的管理規律，進一步揭示高校檔案管理和學校教職工、學生、社會公民之間的關系，實現科學化的高校檔案管理，具體需要做好以下幾點工作：

（一）強化高校檔案管理的社會服務意識

高校檔案工作人員需要樹立良好的服務理念，在高校檔案社會化管理工作中投入自己的熱情和責任感，強化檔案管理的社會服務意識。高校檔案管理人員要樹立檔案應用的開放意識，實現檔案信息管理和應用面向社會、面向公眾。高校檔案管理人員需要意識到，高校檔案不僅僅是服務教學管理和學生就業的工具，而且也是傳播歷史、滿足人們文化需求的重要資源。因而，在高校檔案的社會化管理上需要進一步提升檔案的開放度，變檔案管理工作由被動到主動，積極創造條件，發揮出高校檔案服務社會的作用。

（二）加強對檔案的社會化宣傳

高校檔案管理部門可以利用檔案館，定期組織開展各種專題展覽，加強對高校檔案館館藏資源和文獻資源的合理、高效利用，提升社會檔案意識。另外，高校檔案管理需要將社會宣傳工作作為日常性工作，在檔案管理宣傳上要勇于突破，多采用靈活的方式進行。比如在新生入學的時候，高校檔案管理部門需要借鑒圖書館的方法為新生開展講座和校園宣講，在向學生普及檔案知識的同時提升學生對學校的熱愛，具體做法如下：第一，通過網站、展覽等方式對檔案管理工作進行宣傳，并定期舉辦各種活動。第二，高校檔案管理部門要組織召開高校檔案社會服務專題座談會。

（三）加強高校檔案信息服務的整體化、綜合化、動態化管理

第一，建立高校檔案工作協會、研究會，加強高校檔案信息服務的整體化管理。將高校各部門、各教職人員、師生和社會活動看作是一個整體，將檔案信息看作是一個信息系統，從各個層次、各個環節開展檔案管理，協調各部門關系，并建立科學、統一和規范的檔案管理機構、組織、協會等。通過高校檔案工作協會、研究會的建立，加強高校和高校、高校和地方之間的橫向聯合，促進各個高校檔案管理工作的發展。第二，建立聯席會議制度。高校檔案管理協會可結合自身情況，一年召開一次到兩次的檔案工作研究會，并形成相應的管理制度，從而為各個高校檔案管理工作者的交流提供重要的平臺支持。

（四）應用先進的技術手段實現高校檔案信息的數字化

高校檔案管理想要更好的服務于社會，需要應用先進的技術手段實現高校檔案信息的數字化。在電子科學技術的深入發展下，無紙化辦公和電子文檔得到了人們的關注，高校檔案社會化管理可應用計算機，并依托校園信息門戶，構建檔案信息網絡服務平臺，加強對大量檔案信息的處理，篩選出重要的檔案信息進行分類劃管理。首先，對于應用頻率比較高的檔案信息需要放置在明顯的位置上。其次，加強對高頻檔案的優先數字化管理。最后，對于常用的檔案信息，比如學生的錄取信息柵、畢業證簽領冊、學位證簽領冊要單獨放置在方便查看的位置上。

綜上所述，高校檔案社會化管理不僅能夠拓展檔案信息的來源加強高校和高校之間的合作，而且能夠促進高校自身改革創新發展，增強高校內部檔案管理的生機和活力。在新的時代下，高校檔案的社會化管理需要進一步處理好有償和無償之間的關系，加強對高校檔案管理社會化服務意義的認識，并調動一切積極因素發揮出高校檔案在學校教學、科學研究等方面的應用價值，促進高校管理建設發展。

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