SAP信息系統下的財務風險管理

◎文/張燕云

SAP（System Applications and Products in Data Processing）是一款典型的ERP（Enterprid -wide Resource Planning）軟件，作為企業資源管理系統，主要由財務控制、物流、生產、采購、銷售等模塊組成。它從企業后臺到公司決策層，從電腦桌面到移動終端，能實現企業信息管理、客戶關系管理、智能控制等多角度管理。目前，我們使用的SAP主要涉及SD（Sales& Distribution）、MM（MaterialsManagement）、FA（Financial Accounting）、HR（Human Resources） 四大 功能模塊，并根據企業組織架構，按照投資屬性設立利潤中心、成本中心、工廠等進行核算。該系統的操作流程是由銷售到物流，最后集成到財務，強調部門之間的內部銜接，即一項業務從銷售部下訂單、簽訂合同，到物流部收、發貨，業務人員收款和付款，到財務核銷、清賬、報表，形成了一套完整的信息化管理系統。

確保安全是信息系統應用的前提，該系統的使用，讓我們也格外關注信息化管理下的財務風險管理。

眾所周知，風險是指在某一特定環境下，在某一特定時間段內，某種損失發生的可能性。由于風險具有不確定性，因此對風險的防范和控制顯得尤為重要。在目前的SAP信息系統下，結合實際操作流程，我們認為可以從以下幾個方面防范風險：

一、財務風險管理及防范

（一）賒銷管理及風險防范

1.賒銷審批

目前，我們對賒銷客戶均需進行嚴格審查，除要求對方提供基本信息以外，還需要了解其資信情況；同時，通過在保險公司投保，達到風險轉嫁的目的。賒銷客戶及授信額度、賒銷周期經審查合格，報上級公司批準后，由上級公司信息管理人員錄入至SAP系統中，方予以賒銷。

2.賒銷管理

賒銷管理一直是企業管理層高度重視的一項工作，上級公司有專人負責定期將賒銷超期的客戶及金額發給各公司相關領導及財務。

為了盡量避免超期賒銷的發生，企業由財務資金管理崗對即將超期 （通常5天內）的客戶及金額發給業務人員及相關部門，并抄送公司領導，敦促相關人員及時催收資金，回籠資金，從而降低資金占用成本和資金風險。

3.“兩金”壓降

根據國資委《2016年中央企業 “兩金”壓控工作方案》的通知要求，企業開展了應收賬款和存貨專項大檢查，并要求提交自查報告，上報月度統計表及分析。

經過自查，“兩金”壓控總體目標是：以2015年12月31日為基準日，存量應收賬款壓減20%，力爭達到30%；2016年末一年以上應收賬款余額較2015年末下降10%以上；嚴控應收賬款增量，2016年應收賬款增幅不高于營業收入增幅。存量存貨清理壓縮15%，力爭達到20%；2016年末非正常存貨余額較2015年末下降10%以上；嚴控存貨增量，2016年存貨增幅不高于營業收入增幅。通過“兩金”壓降，對歷年及周期較長的應收賬款進行了系統梳理和清理，對存貨資產進行了進一步核實，從而一定程度上實現了風險的控制。

相關案例分析：

案例一，在執行銷售合同過程中，合同條款約定貨到后支付貨款（賒銷），但是在到期支付貨款時，客戶以銀行承兌匯票支付 （六個月承兌期，仍有123天方能貼現）。

存在問題：①無形中變相延長了客戶的賒銷期；

②未在合同中明確支付方式。

解決辦法：要求業務人員在簽訂合同時就明確支付方式，如若到期支付銀行承兌匯票，需明確由誰來承擔資金占用利息。如未約定，財務不接受客戶以銀行承兌匯票方式支付。

（二）存貨管理及風險控制

SAP系統操作是由銷售部門發起，到物流部發貨，再集成到財務部，最終形成公司的收入、成本。在實際操作中，對如下因素需加以關注：

1.存貨核算的方法：SAP系統設定以移動加權平均法進行存貨的核算，因此收、發貨的先后順序會影響到加權平均成本價格，從而影響當月利潤。

2.多庫下的存貨核算：由于不同時期采購的價格不同，各庫的庫存成本價格也有高有低，因此通過移庫的方式，也可調整庫存成本，影響當月利潤。

3.開票管理：對外開具銷售發票的審核一直是我們十分關注的環節，開票前財務有專人會根據企業定價文件、合同、出庫單等支持性文件進行審核，在一定程度上控制了資金和存貨的風險。

4.賬實核對：每月末，財務提供賬面數字，由物流部根據月度盤點表進行賬實核對，分析差異原因，確保資產的完整。

（三）資金管理及風險降低

資金支付作為風險管理的最重要防線之一，如何通過嚴格審核，避免差錯發生，一直是財務重點關注的環節，也是決策層所關心的問題。比如，資金預付后何時到貨；實際到貨量與付款之間差額如何結算等等。在實際運作中，我們主要通過以下手段進行風險控制：

1.嚴把審核關：業務人員在提交付款申請單時，通常需一并提交合同。財務在審核合同時，同時審核發票、審批手續是否齊全等，及時發現差錯并予以糾正，降低了風險的發生。

2.賬戶管理：由于業務人員每天請款、查款、付款，對財務的時間性要求很高，因此對賬戶的管理顯得尤為重要。目前所有賬戶的開立、撤銷、變更均需走相應的審批流程，同時通過網銀支付工具等手段控制資金余額；每日通過資金日報表上報資金余額，將沉淀資金降至最低，有效地控制資金風險。

3.資金集中歸集：通過資金集中管理，合理利用存量資金，最大限度降低資金占用成本。

4.有償使用資金：通過資金占用利息的計算、歸集和考核，強化資金管控意識，敦促業務人員有效、高效使用資金，從而增強使用資金的責任意識。

合計本位幣金額4 0 0 0 6 2 6 5 9 1 5 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4 0 4 0 0 0 3 3 2 A公司 1 0 7 0 1 3 0 0 0 2 -2 1 7.5 6 U S D -1,4 9 9.9 7 0 U S D 0 -2 1 7.5 6 U S D -1,4 9 9.9 7采購訂單號供應商發票憑證供應商描述利潤中心收貨金額幣種收貨本位幣金額發票金額幣種小計小計2 1 7.5 6-1,4 9 9.9 7 4 0 0 0 6 2 6 6 3 8 5 0 0 0 0 0 2 2 9 8 3 0 0 0 1 1 9 3 7 B公司 1 0 7 0 1 3 0 0 0 4-5 4 5,3 7 0.0 0 C N Y-5 4 5,3 7 0.0 0 0 C N Y 0 -5 4 5,3 7 0.0 0 C N Y-5 4 5,3 7 0.0 0 5 0 0 0 0 0 2 2 9 8 3 0 0 0 1 1 9 3 7 B公司 1 0 7 0 1 3 0 0 0 4-1 0,0 0 0.0 0 C N Y -1 0,0 0 0.0 0 0 C N Y 0 -1 0,0 0 0.0 0 C N Y -1 0,0 0 0.0 0 5 1 0 0 0 0 1 0 5 0 3 0 0 0 1 1 9 3 7 B公司 1 0 7 0 1 3 0 0 0 4 C N Y 0 5,0 0 0.0 0 C N Y 5,0 0 0.0 0 5,0 0 0.0 0 C N Y 5,0 0 0.0 0 5 1 0 0 0 0 1 0 5 1 3 0 0 0 1 1 9 3 7 B公司 1 0 7 0 1 3 0 0 0 4 C N Y 0 5,0 0 0.0 0 C N Y 5,0 0 0.0 0 5,0 0 0.0 0 C N Y 5,0 0 0.0 0小計-5 4 5,3 7 0.0 0合計金額-5 4 5,3 7 0.0 0 4 0 0 0 6 3 0 1 2 3 5 0 0 0 0 0 2 4 4 9 3 0 0 0 1 1 9 3 7 B公司 1 0 7 0 1 3 0 0 0 4-1 0,0 0 0.0 0 C N Y -1 0,0 0 0.0 0 0 C N Y 0 -1 0,0 0 0.0 0 C N Y -1 0,0 0 0.0 0 5 0 0 0 0 0 2 4 4 9 3 0 0 0 1 1 9 3 7 B公司 1 0 7 0 1 3 0 0 0 4-1 9,0 8 5.0 0 C N Y -1 9,0 8 5.0 0 0 C N Y 0 -1 9,0 8 5.0 0 C N Y -1 9,0 8 5.0 0發票本位幣金額幣種-2 9,0 8 5.0 0-2 9,0 8 5.0 0

二、充分發揮財務在企業風險管理中的作用

財務作為企業管理部門或是風險控制部門，越來越多地承擔著企業風控的重要角色。雖然，財務不如業務部門那樣直接創造價值 （利潤），但是其潛在的作用是巨大的，可謂管理也能產生效益。同時，在企業健康可持續發展過程中也起到保駕護航的作用。

典型案例分析：

案例二，2016年 6月，財務發現存在2016年12月～2017年 1月的暫估，訂單至今尚未完成發票校驗（見下表）：

經查這些訂單為業務人員暫估的關稅，本應該在收到發票后對發票進行校驗，但是，業務人員卻再一次將該發票掛在了別的訂單上，導致重復記賬，虛增了一塊成本。

目前我們在SAP系統中的核算流程是：

1.銷售部門（業務員賬號）下銷售訂單；

2.銷售部門經理（部門經理賬號）審批；

3.物流部（MM 賬號）發貨（根據情況，若有錢到賬由財務錄入款項，該訂單可以發貨；若該客戶有授信額度，則MM可以直接發貨）（此時產生主營業務成本憑證）；

4.業務員提交開票申請（后附出庫單、貨權劃轉單等）；

5.財務審核過賬。（此時產生收入憑證）。

通過SAP系統進行細致的分析，財務人員發現業務人員重復暫估是因為：

1.暫估時間較長；

2.經相關部門核實以后，發現其相關費用均已結清，不存在尚未支付的單據；

3.發現有相同金額的費用在其他訂單中已暫估，并已經過了發票校驗。

因此我們判斷這些暫估單據屬于異常情況，需要進行相關的處理，并會對利潤產生一定影響。由于無法通過沖回的方式進行處理，經與SAP系統顧問探討，采取了由財務進行發票零校驗的方式，并附相關附件、說明和簽字加以確認。

這些暫估通過發票零校驗以后，在財務憑證中主要體現兩個具體流向，一是結轉至庫存成本（負數）即沖減庫存成本，降低庫存單價；二是沖減當期主營業務成本，提升當期的毛利總額。

從管理機制的角度看，產生重復暫估的原因在于：

1.暫估運費的人員和發票預制的人員不是一個人。出現了在A訂單下暫估以后，發票來了，另外一個人又在該訂單下進行了事后借記，沒有沖減前期的暫估。

2.暫估運費的人員和發票預制的人員雖然是一個人，但是由于工作疏忽等因素在A訂單下暫估了一筆運費，在B訂單下又暫估了一筆運費并且進行了發票預制和發票校驗，沒有沖減A訂單的運費。

雖然為了規范暫估入庫操作流程，企業先后出臺了暫估入庫管理細則，明確由財務部牽頭組織暫估入庫的審核工作，并要求業務部門在實施暫估時，需填寫《暫估入庫申請表》，履行內部暫估價格審批手續；物流部門應建好預估入庫臺賬，記錄預估資源增加和沖銷明細，加強SAP庫存和實物庫存的管理。但是在實際運作中，由于SAP中未設定對暫估的相應限制，才導致問題的發生。

綜上所述，在信息化產生價值的時代，信息化管理是時代發展的大趨勢，我們也越來越多地依賴于計算機。在依賴信息系統的同時，我們應該更多地去思考，如何完善人與機的結合、人與機的相互補充和替代，對于有了信息化管理，是否就可以取代來自于人對風險的管控，筆者在此持否定態度。

即使一個完善的信息系統，不是都能適應各行各業，也不是都能符合地域文化和市場的不斷變化。如果完全依賴信息系統去實現內部控制，也無法完全符合實際變化的要求。因此在系統實際操作中，我們會不斷發現一些漏洞和不足，只有通過不斷完善和優化信息系統，實現人與系統的互動和互補，才能真正實現風險管控。正如《大數據財務管理》中所提到，通過降低運營成本，減少經營風險，來提升財務管理效率和經營業績。我們認為，良好的信息化系統，仍然離不開財務的風險管控。