新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化策略

陳寶國

摘 要：檔案管理信息化服務(wù)是現(xiàn)如今城市功能中的一部分，而隨著時代的不斷發(fā)展，人們對于檔案管理工作的水平有了新的要求，在新形勢下，我國的檔案管理工作應(yīng)該迎合時代發(fā)展的需要，切實(shí)的滿足人們的需求，這對于社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展也同樣重要。但是在實(shí)際的檔案管理工作過程中，還是會出現(xiàn)一些問題，這些問題極大的阻礙了檔案管理工作的具體落實(shí)，不利于工作的順利進(jìn)行，這就要求有關(guān)的工作人員能夠意識到加強(qiáng)檔案管理的重要性，提出切實(shí)有效的策略，以使檔案管理工作能夠更加的規(guī)范化、科學(xué)化。

關(guān)鍵詞：新形勢；檔案管理；規(guī)范化

檔案管理是眾多管理工作中的一種，它對于社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展具有重要的影響，所以有關(guān)的工作人員不能對此忽視，相反，還要進(jìn)行重視。但是在檔案管理工作中還是會存在一些問題，這就要求有關(guān)的檔案管理部門能夠利用現(xiàn)代化的管理手段，聘用專業(yè)化的管理人才，制定科學(xué)化的管理體系，實(shí)行規(guī)范化的策略等，從而提高檔案管理工作的水平，尤其在新形勢下，這一要求更為明顯。只有加強(qiáng)檔案管理，才能滿足社會發(fā)展的需要，符合新形勢下的發(fā)展需求，面向社會大眾提供更為更好的檔案信息服務(wù)。

一、對檔案管理工作規(guī)范化的重要性分析

檔案對于一個企業(yè)來說，具有至關(guān)重要的作用，其是一個單位以及企業(yè)各種信息的收集，同時也是企業(yè)發(fā)展中較為重要的依據(jù)。可以說，檔案是一個企業(yè)無形的資產(chǎn)，為企業(yè)的重要決策提供了基礎(chǔ)性依據(jù)。但是，隨著社會的發(fā)展，人們對于檔案管理的要求也越來越高，需要符合信息化現(xiàn)代化建設(shè)。檔案管理工作的規(guī)范化能夠促進(jìn)管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化，在查找以及使用中更加方便，使檔案的功能得到最大化的發(fā)揮。

二、檔案管理工作中存在的問題分析

新形勢下，科技信息時代已經(jīng)是社會發(fā)展的必然趨勢，而檔案管理工作也必定要結(jié)合現(xiàn)代科技實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新型管理，然而在實(shí)際的工作開展過程中，還是會存在很多的問題。首先，普遍存在有些領(lǐng)導(dǎo)者以及工作人員對檔案管理工作的認(rèn)識程度不夠，這就間接的造成了工作人員對檔案資料的疏忽管理，由于對工作的重視程度不足，使得工作人員對檔案管理的工作內(nèi)容也不夠了解，進(jìn)而就會降低檔案管理的工作效率，不利于為社會大眾提供便捷化的服務(wù)。其次，還存在工作人員素質(zhì)低下的問題，這體現(xiàn)在職業(yè)素養(yǎng)有關(guān)方面。在新形勢下，職業(yè)素養(yǎng)是對于工作人員的必然要求，只有具備一定的職業(yè)素養(yǎng)才能掌握現(xiàn)代科技技術(shù)，在管理方法上提出可行性建議或意見，更加有利于提高工作的效率，加強(qiáng)檔案管理水平，使之管理者的能力有所提高，更符合工作的基本需要。但是在實(shí)際的檔案管理工作中，職員的職業(yè)技能水平低已經(jīng)是普遍存在的問題，這和任用的職員偏于老齡化有一定的關(guān)系，因此也就缺乏一定的相關(guān)知識和技術(shù)，使得檔案資源的利用率始終得不到提升。還有，檔案管理的制度方面也存在一定的欠缺，這也是檔案管理工作者中出現(xiàn)的主要問題，由于制度不夠完善，這就使得資料管理不夠規(guī)范化，從而使得檔案服務(wù)質(zhì)量降低。除此之外，檔案管理工作中還有一些小問題，這都需要有關(guān)的工作人員能夠加以重視并解決。

三、新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的策略分析

（一）對檔案管理工作增加重視力度

提高對檔案管理工作的認(rèn)識是對于工作人員的基本要求。只有對檔案管理工作加大重視，才能明白檔案管理工作的重要性，有助于工作人員能夠?qū)ζ涔ぷ鬟M(jìn)行詳細(xì)的了解，有一個具體的認(rèn)識，能夠使得工作人員增加責(zé)任感，端正自己的態(tài)度，更有利于推進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行，從而促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化，這是加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)性策略，

（二）對檔案進(jìn)行普查

定期檢查一些儲存時間較長、沒有標(biāo)題、標(biāo)題不夠標(biāo)準(zhǔn)、重復(fù)、混亂以及缺少相關(guān)內(nèi)容、沒有參考價值的檔案，對其進(jìn)行清查，將沒有價值的檔案刪除，以使計(jì)算機(jī)錄入的效率得到有效的提升。

（三）將檔案管理的規(guī)章制度進(jìn)行完善

規(guī)章制度的科學(xué)性、嚴(yán)謹(jǐn)性是檔案管理工作規(guī)范化的重要基礎(chǔ)。所以，在檔案的管理中，需要將管理制度加以明確。例如，檔案借閱的保密原則、檔案整理以及歸檔的原則、檔案鑒定以及銷毀原則、庫房管理原則等，以完善檔案管理制度。在實(shí)際工作中，需要將工作進(jìn)行分配，對每個人的責(zé)任以及義務(wù)加以明確，從而使工作人員能夠擺正自己的工作態(tài)度，從而使檔案的管理工作更具規(guī)范化。

（四）積極引進(jìn)并應(yīng)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)

在檔案的管理工作中，可以充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的作用，實(shí)現(xiàn)儲存、編目、檢索以及查閱的功能，使工作人員的勞動強(qiáng)度得到有效的減輕，從而節(jié)省儲存空間，使工作效率得到有效的提升，并在一定程度上規(guī)范檔案案卷，方面使用者查閱。

（五）對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其的整體素質(zhì)得到提升

對檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)科學(xué)的培訓(xùn)也是有效的舉措，通過提高他們的整體素質(zhì)來加強(qiáng)檔案管理，有利于提高檔案管理工作的水平，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。這就要求有關(guān)的工作人員能夠定期的對相關(guān)的管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，鍛煉他們的業(yè)務(wù)水平，同時還要加強(qiáng)訓(xùn)練他們的管理技能，使之能夠與科技技術(shù)相結(jié)合，進(jìn)而提高整體檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)，以使他們能夠符合工作的需要，為檔案管理工作貢獻(xiàn)力量。另外，培訓(xùn)之后還要實(shí)行考核制度與之配合，只有定期考核或者抽查考核才能始終讓管理人員處于一種緊迫感的狀態(tài)，從而能夠使得他們對自己的工作更加負(fù)責(zé)，以達(dá)到規(guī)范檔案管理工作的目的。

（六）加大依法管理力度

能夠使檔案管理工作得到一定保證的措施就是加強(qiáng)法制化建設(shè)，其同時也能夠促使檔案管理工作更具科學(xué)性、合理性以及規(guī)范性，更好的服務(wù)于經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。檔案的管理工作要有法可依，這能為以后的管理工作奠定了一定的基礎(chǔ)，促進(jìn)了檔案的收集、整理以及歸檔工作的有效進(jìn)行。但是，社會是在不斷的發(fā)展進(jìn)步中的，這就需要檔案的管理工作同樣要發(fā)展進(jìn)步，并進(jìn)行創(chuàng)新。在檔案的管理中，應(yīng)堅(jiān)持走法律的道路，使檔案的管理工作更有可靠性，使檔案的社會作用得到有效的發(fā)揮。

四、結(jié)語

由于社會發(fā)展進(jìn)程的不斷加快，人們的生活和工作方式都有了很大的改變，人們也越來越重視管理性的工作，檔案管理就是管理型工作中的一種，新形勢下，檔案管理的工作方法以及模式等也都有了很大的改變，這是社會發(fā)展的要求，同樣也是人們的基本需求。因此，檔案管理工作的規(guī)范化就顯得至關(guān)重要，然而在實(shí)際進(jìn)行檔案資料的管理中，還是會發(fā)生一些問題，這些問題都在一定程度上制約了檔案管理工作的有效開展，進(jìn)而不利于民生建設(shè)。所以，采取一些有效的策略就成為了關(guān)鍵，這樣才能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，從而更有利于為社會大眾服務(wù)。

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