論高校二級學院辦公室職能定位及工作創新

陳惠藍

摘要：高校二級學院辦公室屬于高校服務的中心與樞紐，是為高校提供服務的中心，也是對各個部門進行協調的樞紐。但是，在我們國家的高校二級學院辦公室管理之中，存在著管理模式還不夠現代化，工作人員不具有完善的培訓與學習模式，工作人員對自身職業的認同感不高等問題。因而我們要不斷的明確高校二級學院辦公室的定位，進一步加強其工作創新，構建具有現代性的管理制度，提高工作人員的職業認同感，從而更加充分的發揮高校二級學院辦公室的協調與服務作用。

關鍵詞：二級學院；辦公室管理；服務協調；現代管理制度

1.高校二級學院辦公室職能定位

高校二級學院辦公室作為高校行政管理的重要構成要素，首先具有與上級部門進行聯系的作用。通過得到二級學院的管理人員的同意之后，二級學院辦公室的工作人員可以與上級部門進行聯系。同時，高校二級學院辦公室具有與同級部門進行聯系的作用。我們國家高校二級學院會與自身的同級部門產生各種各樣的聯系，這時候就需要辦公室發揮其協調與服務的功能。高校二級學院辦公室具體的職能定位主要體現在以下幾個方面：

第一，高校二級學院辦公室屬于內外協調中心。因為其工作內容具有復雜性與綜合性的特點，所以也是將二級學院與外界進行聯系的紐帶。外來單位與高校進行聯系的時候，都會以二級學院辦公室作為首選，所以，二級學院辦公室的形象宣傳有著極為重要的作用。所以，高校二級學院辦公室要嚴格的遵守制度，保持自律，積極的發揮其協調與服務的作用。而且，高校二級學院辦公室有著對外來信息進行匯總與整理的作用，同時將這些信息反饋給學院，將學院與外界聯系與協調起來。所以，二級學院辦公室發揮著極為重要的外界聯系功能。

第二，高校二級學院屬于上下協調中心。一方面，二級學院辦公室會將高校上級部門的各類問題與情況進行收集與匯總之后展現給高校二級學院，再由二級學院的處理意見反饋給高校上級部門。而且，高校二級學院辦公室會將學院教師與職工的意見收集起來，從而反映給高校上級部門，讓上級部門積極的了解教師與職工最為關心的各類問題，并將上級部門的各類信息與精神駕駛有效的傳遞給學院的教師與職工。

第三，高校二級學院辦公室屬于信息匯總中心。二級學院一方面發揮著信息咨詢的功能，另一方面還發揮著落實上級政策的功能。二級學院辦公要積極的對高校的重點與全局工作進行學習與研究。二級學院辦公室作為信息匯總中心，要做好信息咨詢工作，一方面要將學院的工作進行匯總與整理，另一方面要將高校內部與外部的信息及時的傳遞給教師與職工。同時，二級學院辦公室要積極的對上級的政策進行落實，并對各類情況進行及時的反饋與分析。

第四，高校二級學院辦公室屬于教職工自助中心。二級學院辦公室會積極的了解與把握學院教師與職工的各類困難與問題，對于小問題予以快速的幫助，對于大問題，及時的匯報給上級部門。學院教師的主要工作便是教學，所以很少有機會了解行政工作，也不清楚各類行政管理流程。這種情況下，高校二級學院辦公室就要積極的幫助教師，幫助教師整理職稱與聘用相關的材料，幫助教師進行財務報賬等等。從而充分發揮教師自助功能，更好的為教師提供服務。

第五，高校二級學院辦公室屬于高校服務中心。首先，二級學院辦公室屬于二級學院的文件發出與接收中心，這些文件包括各類經費申請、意見反饋、申報立項等等，這些都由二級學院辦公室充分吸收教師與職工的意見后，由相關領導同意后，匯報給高校上級部門。所以，高校二級學院辦公室要充分發揮好自身的服務功能積極的了解教師與職工的各類需求；其次，二級學院辦公室工作最主要的目標便是更好的維護學院教師與職工的利益，因而，二級學院辦公室在工作的過程中，要充分的考慮各方面的需求，進行更加良好的服務。最后，二級學院辦公室還發揮著重要的會議籌辦功能，在這種過程中，從會議的籌備再到會議的細節安排，二級學院辦公室都要更好的發揮各類服務功能，從而避免各類紕漏的出現。

目前，我們國家針對高校內部的薪酬制度進行了改革，這種改革的目的在于更好的促進資源的配置。但是這也會使得二級學院的教師與職工產生一定的不滿情緒，這時候就需要二級辦公室充分發揮其組織協調作用，積極的聽取教師與職工的意見，并將這些意見及時的傳遞給上級，也將上級的精神傳達給教師與職工，從而促進高校各項工作的順利開展。

2.高校二級學院辦公室管理工作中存在的問題

2.1辦公室工作人員培訓與學習制度不完善

二級學院辦公室屬于高校管理的中心與樞紐，可以有效的將高校上級的文件與精神傳遞給學院教師與職工，同時也還要將教師與職工的意見及時的傳達給上街，并且還要為學院教師與職工提供各方面的服務，因此，高校二級學院辦公室的工作內容極具復雜性與綜合性，面對如此繁雜的工作，二級學院辦公室的人員很難再有時間與精力進行學習。但是，二級學院辦公室人員只有通過不斷的學習與培訓，才可以不斷的提高自身的專業水平與專業能力，從而為教師與職工提供更好的服務，更好的發揮其樞紐與中心作用。而且，大多數人員認為學院辦公室只是處理日常事務的普通部門，其工作不具有太高的技術含量。但是，學院二級辦公室工作具有十分高的科學性與專業性，而其工作人員需要較高的專業素質與專業能力。而目前的情況下，高校針對二級學院辦公室并沒有建立足夠科學有效的培訓制度，工作人員也沒有系統的學習時間，這對高校二級學院辦公室的工作創新與工作質量帶來了極大的負面影響。

2.2 辦公室管理制度不夠現代化

目前，我們國家高校的大多數二級學院辦公室的工作仍然只是停留在日常事務的處理上，沒有對自身進行的工作進行科學的整理與總結，也沒有充分運用相關的管理理論，沒有能夠形成具有高度科學性的現代化管理制度。目前，高校傳統的管理制度不具備足夠的科學性，也沒有足夠科學有效的考核與競爭機制，這使得辦公室的工作人員擁有了在完成工作就可以的錯誤態度，嚴重缺乏工作積極性與熱情，這大大降低了高校二級學院辦公室的工作效率。同時，辦公室的考核制度也不夠完善，無法對工作人員的業績情況進行積極的評價，使得工作人員也沒有辦法獲得足夠的發展。

因為長期忽略工作人員的發展需求，使得辦公室工作人員的工作積極性與熱情受損，無法充分發揮其主體作用，也沒有積極的進行工作與管理創新，對工作只是采取應付的態度，使得二級學院辦公室工作處于效率不高，工作方式陳舊的狀態。這對高校二級學院辦公室工作的質量帶來了極大的阻礙，也對高校的發展帶來了一定的負面影響。

2.3辦公室工作人員職業定位不明確

在高校二級學院辦公室工作之中，工作人員是關鍵性的要素。二級學院辦公室作為高校管理的中心與樞紐，其工作人員要具有極高的業務能力與素質。然而，在現實中，有些高校為了引進人才往往會將其家屬安排到行政崗位之中，這使得工作人員的專業與工作需要嚴重不符合，也沒有得到系統的學習與培訓，使得這些工作人員不具有足夠明確的職業定位。

首先，高校二級學院辦公室工作人員對自身的工作內容產生了認識偏差。一些工作人員簡單的認為辦公室管理工作僅僅是完成上級交代的任務，很顯然，這種認識是十分不全面的。這種認識使得辦公室工作人員只是機械的完成自身的工作，而不考慮工作方式創新的可能性。

其次，高校二級學院辦公室工作人員不具備足夠的職業認同感。一些高校二級學院辦公室的工作人員覺得辦公室的工作十分瑣碎與繁雜，學校不夠重視，不具有足夠的上升空間，所以其對自身職業的認同感較低，既不愿意對自身的工作進行深入的了解，也不愿意對自身的工作方式進行創新。

3.高校二級學院辦公室管理工作創新途徑

目前，隨著互聯網技術的快速發展，高校管理的信息化程度也在不斷的加強，高校二級學院辦公室應當明確自身的定位，以服務教師與職工作為核心，將推進辦公室工作創新作為著力點，進一步加強辦公室管理與制度的質量，不斷的為高校與教職工提供更加優良的服務。

3.1 積極推進員工繼續教育與培訓制度創新

在高校二級學院管理工作之中，工作人員屬于其關鍵性因素，也是推動辦公室工作進一步發展的根本動力。在一定程度上，高校二級學院辦公室工作人員的能力與素質對辦公室工作效率與質量起著決定性的作用。所以，想要推進二級學院辦公室工作創新，要從提高工作人員業務能力入手。尤其是在目前高校信息化程度不斷加深的現在，更要重視辦公室工作人員各方面能力的提升。

首先，高校二級學院辦公室工作人員應當不斷的進行學習，不斷的提高自身的專業水平與專業能力。工作人員應當在工作的同時不斷的進行學習自身的專業知識與相關的業務知識，從而明確對辦公室管理職能的定位，積極的借鑒相關的管理與工作經驗與先進理念，不斷的完善自身的知識結構。

其次，高校應當完善相關的培訓制度。高校應當將線下培訓與線上培訓的形式結合起來，不斷的拓展培訓方式，定期的進行專題培訓與小組討論等新型培訓模式，不斷的利用信息化模式進行更加完善的培訓。同時，也要不斷的加強辦公室各部門工作人員之間的交流與溝通，讓其找到自身的不足，借鑒與學習他人的優秀做法，從而不斷的提高其業務能力與專業素質。

3.2 加強現代管理制度創新

想要不斷的提高辦公室工作質量與效率，不斷的進行創新，就要對自身的管理制度進行創新，建立科學有效的現代化管理制度。這種管理制度一方面有著普通辦公室管理工作的共性，另一方面又有著其獨特的特點。這使得二級學院辦公室在完善與規范其制定時，要依照其工作具有的獨特特點與情況，構建一套明確的權利義務制度與現代化管理制度，從而通過制度管理的方式不斷的提高工作人員的工作積極性與熱情，不斷地提高其創造能力，讓工作人員在積極工作的同時積極的進行工作創新。

想要建立具有現代性的管理制度，就要建立科學有效的評價與考核機制。要在管理制度中引入競爭機制，依照崗位的實際需求聘用適合的人才，提高辦公室工作的科學性與專業性，提高其工作人員的職業認同感。要在管理制度中引入評價考核機制，構建科學合理的評價保障，不斷的提高工作人員的工作積極性、創造性與主動性。依照具體的考核標準對工作人員進行監督，依照工作人員的業績請進行酬勞與獎勵分配，不斷的提高工作人員的積極性與創新能力。

3.3進一步推進信息化管理創新

在目前的高校管理之中，信息化管理屬于一種必然趨勢，通過信息化管理一方面可以更好更及時的為教師與學生提供服務，另一方面可以通過信息化渠道來了解與把握各類動態，更好的進行宣傳與推廣。

首先，要構建科學完善的信息管理平臺。高校二級辦公室要構建一個具有多種交流溝通功能的信息平臺，進行多元的信息交流，保障信息傳遞的效率與統一性，避免因為傳統的方式帶來信息延遲的現象。

其次，要進一步發揮信息平臺的各類優勢。高校二級辦公室要不斷的加強信息平臺內容的豐富性，讓各類信息更加有效的傳遞給教師與學生，從而更好的發揮二級辦公室的協調與服務職能。

最后，要加強信息的篩選制度。高校二級辦公室在進行信息化管理的過程中也要注重信息的真實性，正確的發揮信息平臺的作用，對錯誤的信息進行及時的排除，從而更好的發揮信息平臺的作用，更好的提供辦公室職能服務。

4.結語

高校二級學院辦公室作為高校服務的中心與樞紐，起著重要的協調與服務功能，但是，當前高校二級學院辦公室管理中仍然存在著諸多問題。在這種情況下，我們要進一步明確高校二級學院辦公室的職能定位，不斷的對高校二級學院管理工作進行創新，從而不斷的提高其工作效率與質量，進一步促進我們國家高校全面的發展。

參考文獻：

[1]蔡雪寒.校企合作辦學中高校二級學院辦公室職能分析——以泉州師范學院工商信息學院為例[J].泉州師范學院學報，2015，33（04）：59-63.

[2]秦悅悅.高校二級學院綜合辦公室職能特點及工作創新途徑研究[J].科教導刊（中旬刊），2015（04）：16-17.

[3]曾才彬.高校二級學院行政辦公室職能淺析[J].科技風，2014（16）：155.

[4]沈席強.試論新形勢下高校二級學院辦公室職能的強化與創新[J].當代教育論壇（綜合研究），2011（11）：90-92.

[5]唐鳳麗.充分發揮高校二級學院辦公室的職能及加強隊伍建設[J].黑龍江科技信息，2008（23）：76.

基金項目：東莞職業技術學院科研基金資助，課題編號2017c17。