辦公自動化對檔案管理互動效應的實踐分析

張延輝

摘 要：隨著人們對辦公效率和辦公質量要求的不斷提高，自動化辦公開始逐漸出現在人們的視野中，人們在日常辦公中開始更多的應用辦公自動化技術了，自動化已經成為現在辦公中人們主要應用的方式。自動化辦公主要是指人們在進行辦公的時候把計算機當做辦公的主要方式，利用計算機來進行辦公不僅可以提高人們日常進行辦公的效率，同時還能夠減少人們在檔案管理中出現的誤差，提高檔案管理的質量。本文就辦公自動化對檔案管理互動效應的實際應用進行分析，希望能夠讓辦公自動化應用的范圍變得越來越廣。

關鍵詞：辦公自動化；檔案管理；互動效應；實踐；分析

在實際的工作過程中，人們利用計算機技術來進行辦公已經成為了非常普遍的現象，同時自動化辦公技術也給企業帶來了一次技術上的變革，辦公自動化在企業中的應用，給傳統的辦公方式帶來非常大的沖擊，其中所有沖擊中最大就是檔案管理工作，傳統的檔案管理工作都是通過手工錄入的方式來進行檔案管理的，辦公自動化的應用不僅讓檔案的錄入方式由手工錄入變成了計算機錄入的方式，同時也賦予了檔案管理一個全新的理念，改變了傳統檔案管理的檢索、傳遞和記錄等方式，檔案管理的這種改變不僅讓檔案管理變得更加智能化，同時也讓檔案管理的工作上升到了一個新的臺階。

本文通過對辦公自動化的深入理解，并且就辦公自動化對檔案管理互動效應的實踐分析進行了詳細闡述，希望能夠起到拋磚引玉的效果，使同行相互探討共同提高，進而為我國的辦公自動化發展添磚加瓦。

1 辦公自動化的概念

辦公自動化的發展離不開科技的進步，辦公柜自動化不僅滿足了人們對辦公需求，其主要是將計算機網絡功能和現代化辦公相結合形成的一種新的辦公方式，這種辦公方式不僅結合了非常先進的科學技術，同時其的生命力和活躍性也是非常強的，可以說現代化辦公技術就是現代信息化發展的一個產物，辦公自動化在各個行業中得到了非常廣泛的應用，在一定程度上辦公自動不僅加快了社會發展的步伐，同時辦公自動化也有利于社會的穩定發展。

2 檔案管理在辦公自動化環境中的主要工作內容

2.1 文字管理工作

在檔案管理工作過程中，要接觸許多文字工作，在計算機中加工處理、存儲，可以做到及時查詢、分析、修改、協助決策活動。

2.2 信息管理工作

檔案管理的主要工作就是要對信息進行技術的處理、采集、提煉出檔案信息中的有用價值等工作，而在這其中最重要的就是檔案信息的采集工作，其不僅是整個檔案管理工作的起點，也是展開所有檔案管理工作的基礎，如果在進行檔案管理的過程中，檔案管理的工作人員如果不能夠及時的對信息進行采集，然后及時的報送，這主要是因為檔案管理的信息在很多的時候都有著非常強的時效性，只有及時的提煉出信息中的有效信息并加以利用，才能讓檔案管理在企業中國的地位得到提升，避免出現信息失效現象的發生，企業在進行檔案管理的時候，通常情況下采集的信息主要是文字、語音、圖像、圖表等方式，辦公自動化在應用之后不僅提高檔案信息的質量，同時也拓寬了檔案信息的獲取途徑，讓檔案信息在進行收集的時候，可以通過信息網絡來取得需要的信息。

2.3 檔案管理工作

在辦公自動化環境中，檔案管理對檔案管理的工作表現在整理，保管和保密上。檔案管理人員在計算機上制作，接收文件，電子檔案便應運而生。電子檔案包括磁盤，軟盤和光盤等儲存介質，檔案管理人員在保存諸如此類的信息時，首先要將信息文件分門別類，建立一個文件夾，將這些內容保存在適當的介質上；確定的標識全宗名；劃分全宗群；進行編號和排列。另外不要忘記在人機界面上建立“邏輯目錄樹”的結構。

3 辦公自動化對檔案管理的作用

3.1 提高工作效率

信息時代的到來，為信息的采集、傳輸、處理提出了新的要求。檔案管理人員的工作效率要想提高，只有引進高科技。當代的社會現狀，計算機技術、信息技術、通信技術迅猛發展并緊密結合，為提高工作效率，改善辦公管理提供了條件。同時，中文處理技術、信息系統技術、計算機軟件開發技術、數據庫技術、人工智能技術、管理方法學和行為科學的發展，也不檔案管理工作提供了許多便利。正是各種科學和技術的發展，才促使檔案管理工作效率不斷提高，促使管理向科學化、規范化、自動化和高效化的高層次發展。

3.2 提高辦公質量

辦公自動化在實現高效率的同時并沒有降低其質量，相反還在程度上提高了辦公質量。辦公自動化依托的是當代的計算機技術，利用計算機強大的信息處理技能來實現信息高效、精準地處理。在傳統的檔案管理工作中，檔案管理必須在紙張上用筆起草、核算、修改等，整個流程是單線程的，而且由于人自身的因素，整個過程中難免會發生錯漏。但是在辦公自動化的辦公環境下，信息處理系統能夠最大程度上避免這些疏漏。事實上，利用計算機進行文件復制、傳輸，出錯率極低。

3.3 檔案管理工作模式的演變

檔案管理工作未實行自動化時，只是簡單，重復，機械的體力勞動，所需動腦的也只是簡單的，常人所有的思維活動，基本不需要高難度復雜的思維活動，基本上全是“體力勞動”。隨著科學技術的發展，工作逐漸高效化，特別是自動化的應用，給檔案管理的工作帶來了極大的方便。這時人們為追求更高的效率，以省出時間去考慮其它事。從而人們就需動腦考慮有關軟件的升級，開發，引進新的設備。如何才能更有效的進行工作？這就需大量的，復雜的基于簡單思維的基礎上的高難度思維工作。從而工作的就逐漸轉變到腦力的使用上，檔案管理人員的實質也隨之產生了變化，從繁重的體力勞動中脫離出來后，帶來了思維的高度開發，思維能力由此變活躍，有更多的時間向領導提供建議，由“助手”變成“參謀”，自此帶來了質的飛躍，這都是檔案管理由“體力勞動”向“腦力勞動”帶來的影響。從而導致檔案管理由。

4 結束語

綜上所述，在檔案管理的發展過程中，檔案辦公自動化不僅加快了檔案發展的速度，同時也讓檔案在企業中地位得到了提升，彌補了傳統檔案管理過程中的不足。改革開放以來，我國行業間市場的競爭已經變得越來越殘酷了，在市場的競爭過程中，我們可以知道企業之間市場的競爭，從根本上來講更多的是各個企業之間對于人才的競爭。在挖掘人才方面檔案管理有著非常大的優勢，因為檔案管理本身就是一個挖掘人才的途徑，因此我們必須要重視檔案管理的發展，只是有這樣檔案管理才能發展出更大的價值，才能在根本上提高企業的市場競爭力。

參考文獻

[1]王國峰.辦公自動化對檔案管理互動效應的實踐分析[J].工程技術：引文版，2016（6）：00291-00291.

[2]劉晶磊.辦公自動化背景下對檔案管理工作的思考[J].辦公室業務，2016（12）：169-169.

[3]李鴻.新時期高校辦公室檔案管理工作的新特點與對策[J].辦公室業務，2016（11）：64-64.

[4]王滿四，徐朝輝.銀行債權治理與公司內部治理間的互動效應研

究——基于管理層代理成本的實證分析[J].中國軟科學，2017（12）：100-115.