淺談如何做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案管理工作

郭艷

摘 要：鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道辦事處，在新農(nóng)村建設(shè)的過(guò)程中起著非常重要的作用，不斷提高為居民服務(wù)的能力和水平，鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案管理發(fā)揮積極作用，改變傳統(tǒng)的街道檔案管理木訥單一的方式，創(chuàng)新思想促使街道辦事處管理工作向更廣闊的空間發(fā)展。本文從鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案管理工作現(xiàn)狀出發(fā)，分析目前街道檔案管理工作存在的問題，并有針對(duì)性提出創(chuàng)新檔案管理工作的措施，供同行借鑒。

關(guān)鍵詞：優(yōu)化；鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道；檔案管理工作

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案管理現(xiàn)狀和存在的問題

（一）檔案管理缺乏規(guī)范。一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案管理并不嚴(yán)格。缺乏更嚴(yán)格的管理制度，影響了檔案收集、整理和歸檔工作的進(jìn)行。管理制度相對(duì)來(lái)說(shuō)是名義上的，權(quán)利和責(zé)任分不清的事經(jīng)常發(fā)生。此外，檔案管理混亂無(wú)序，無(wú)法體現(xiàn)檔案的保密性。不能嚴(yán)格履行借閱和歸還手續(xù)。成為部分檔案流失不知去向的管理漏洞。一些街道辦事處已經(jīng)建立了一個(gè)主要的檔案管理小組。然而，缺乏對(duì)制度有效的落實(shí)執(zhí)行力，并沒有起到促進(jìn)街道辦事處檔案管理工作開展的作用。

（二）檔案管理缺乏信息化。大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道辦事處對(duì)檔案信息的建設(shè)采取忽視的態(tài)度，重點(diǎn)放在檔案的收集，并沒有充分利用。此外，一些街道辦事處過(guò)于關(guān)注信息統(tǒng)計(jì)的過(guò)程，對(duì)信息歸檔缺乏正確認(rèn)識(shí)，給人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化目標(biāo)帶來(lái)阻礙。

（三）檔案管理缺乏專業(yè)化。鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道的檔案管理工作，辦公人員經(jīng)常調(diào)動(dòng)，大多數(shù)是兼職員工，這是鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案管理職責(zé)落實(shí)不到位的主要原因，由此看出，目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道的檔案管理人員的現(xiàn)狀是：第一，檔案管理人員匱乏，許多街道辦事處的管理文件，沒有安排專業(yè)管理人員。其次，人事變動(dòng)頻繁。在檔案管理工作中，人員流動(dòng)相對(duì)較大。最后，專業(yè)人才嚴(yán)重缺失，許多工作人員由于缺乏專業(yè)培訓(xùn)而下崗。有時(shí)候，人們剛剛掌握了文件管理的知識(shí)，他們被分配其他工作中，導(dǎo)致文件管理水平保持不變。

二、做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案管理工作的措施

（一）完善工作制度。在街道辦事處檔案管理工作中，建立完善的工作制度是必要的，能夠提供強(qiáng)有力的制度保障，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌規(guī)劃和合理規(guī)劃。設(shè)立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)、黨政機(jī)關(guān)干部積極參與，加強(qiáng)科學(xué)規(guī)范的街道辦事處檔案管理工作。第一，加強(qiáng)相關(guān)硬件設(shè)施的管理和建設(shè)，落實(shí)崗位責(zé)任人，確定第一責(zé)任人，避免重大事件發(fā)生時(shí)相互推諉、都不愿負(fù)責(zé)的現(xiàn)象。

（二）加強(qiáng)信息化建設(shè)

1.定期維護(hù)檔案系統(tǒng)。在管理街道辦事處檔案信息的過(guò)程中，具有明顯的動(dòng)態(tài)性，需要做好維護(hù)和更新工作。首先，我們要保證信息錄入的完整性和真是詳細(xì)性，為以后的管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。其次，我們應(yīng)該定期設(shè)置數(shù)據(jù)更新意識(shí)，安排專職檔案管理人員，定期更新和維護(hù)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。街道辦事處人員的流動(dòng)性相對(duì)較大。需要將實(shí)時(shí)信息輸入系統(tǒng)，提高檔案管理信息系統(tǒng)的時(shí)效性和可靠性。

2.引進(jìn)信息化管理辦公軟件。在此階段，信息辦公軟件在許多領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用，有助于提高街道辦事處檔案管理的效率。因此，我們應(yīng)該積極引入信息管理辦公軟件，讓員工及時(shí)了解office軟件的強(qiáng)大功能和方法，在后期的信息管理方面做得很好。建立檔案放置的匹配區(qū)域，合理分類和放置，確保檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度高。

3.加強(qiáng)政府投入。街道辦事處是一個(gè)長(zhǎng)期的系統(tǒng)工程。政府應(yīng)給予足夠和穩(wěn)定的資金支持，維護(hù)居民的切身利益。街道辦事處的經(jīng)費(fèi)是有限的。通過(guò)政府強(qiáng)有力的資金支持，可以為檔案收集整理的正常行為創(chuàng)造有利的條件。

（三）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。在改變工作思路的過(guò)程中，上級(jí)檔案管理部門要綜合運(yùn)用集中學(xué)習(xí)和現(xiàn)場(chǎng)授課的形式，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行一系列的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，努力提高人員的檔案業(yè)務(wù)能力。與此同時(shí)，我們應(yīng)該定期安排一些業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，并邀請(qǐng)專業(yè)合格的檔案管理人員為員工提供有針對(duì)性的指導(dǎo)。在實(shí)地操作中，我們應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案的接收、整理、保管等相關(guān)知識(shí)，以確保檔案保管員具有較高的業(yè)務(wù)水平。

此外，上級(jí)檔案部門應(yīng)定期安排街檔案人員交流和討論檔案工作的發(fā)展，組織參觀活動(dòng)的先進(jìn)街道記錄房間，并積極相互交流，互相學(xué)習(xí)和互相學(xué)習(xí)的優(yōu)勢(shì)。

（四）加強(qiáng)檔案管理的安全性與專業(yè)性。近年來(lái)，公眾對(duì)身份信息的安全性給予了極大的關(guān)注。必須確保街道辦事處檔案管理的高度安全與穩(wěn)定。對(duì)于街道檔案來(lái)說(shuō)，如果有信息泄露，屬于辦事處公共財(cái)產(chǎn)失竊，造成的損失是不可想象的。因此，在檔案收集和歸檔工作中，街道辦事處應(yīng)重視信息的保密性，消除信息被披露的現(xiàn)象，對(duì)安全意識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)。

與此同時(shí)，街道檔案管理的內(nèi)容、范圍和實(shí)際生活有關(guān)，其實(shí)際應(yīng)用價(jià)值相對(duì)較強(qiáng)。因此，在檔案管理的過(guò)程中，必須完善檔案管理系統(tǒng)，結(jié)合存儲(chǔ)檔案、應(yīng)用檔案等系統(tǒng)，準(zhǔn)確記錄檔案管理中的真實(shí)情況，以避免檔案丟失的現(xiàn)象。

此外，我們必須嚴(yán)格監(jiān)控業(yè)務(wù)規(guī)范的實(shí)施，制定切實(shí)可行的實(shí)施保障措施，促進(jìn)街道辦事處檔案管理的正常運(yùn)行。實(shí)施監(jiān)督輪崗制度，每周輪崗。

我們可以從檔案管理工作中了解到越來(lái)越多的大型鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道辦事處，在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，只有加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道辦事處檔案管理工作的重視，才能跟上時(shí)代的步伐。另一方面，要加強(qiáng)檔案管理的創(chuàng)新工作，形成檔案管理制度的良性、可持續(xù)發(fā)展。建立良好的檔案管理制度對(duì)我國(guó)社會(huì)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起著重要的作用。

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