淺談建筑工程資料管理存在的問題及對(duì)策

李亭蝶

摘 要：建筑工程屬于長(zhǎng)期、復(fù)雜性的工程， 這要求相關(guān)的工程質(zhì)量管理要做到有效監(jiān)督， 而建筑工程資料管理作為提高質(zhì)量管理過程中的重要部分， 同建筑工程質(zhì)量管理是密不可分的。基于此， 在完善工程質(zhì)量管理過程中， 必然要提高對(duì)于建筑工程資料的管理水平， 旨在提高認(rèn)識(shí)， 以此助力于工程質(zhì)量管理戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。本文根據(jù)筆者工作實(shí)踐，對(duì)建筑工程資料管理存在的問題及對(duì)策進(jìn)行了分析和探討。

關(guān)鍵詞：建筑工程；資料；管理；問題

1 建筑工作檔案資料的內(nèi)涵及其特點(diǎn)分析

1.1 建筑工作檔案資料內(nèi)涵

根據(jù)具體實(shí)踐證明， 建筑工作的檔案資料內(nèi)涵可以說是極其豐富， 不但包括綜合性文件合同， 還包含具體形式的水、電、材料及設(shè)備文件資料。也就是說， 所有部門的綜合性資料信息都涵蓋在此檔案資料中。其中綜合性文件又包括政府部門審批文件、天氣文件資料及土地征用等批準(zhǔn)性文件；而具體形式文件資料又包括施工圖紙的變更及審核、施工技術(shù)交底記錄、監(jiān)督管理過程、施工材料質(zhì)量證明文件及安全事故處理文件等。

1.2 建筑工作檔案資料特點(diǎn)分析

根據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示， 建筑工作檔案資料特點(diǎn)主要包括以下幾點(diǎn)：第一， 單一性特點(diǎn)。主要是指自建筑工程招標(biāo)階段到竣工結(jié)束為止都對(duì)其成長(zhǎng)展開詳細(xì)記錄， 這種資料檔案僅此一份；第二， 實(shí)用性特點(diǎn)。往往建筑工作檔案資料的詳細(xì)記錄也將成為質(zhì)量監(jiān)督管理部門的重要驗(yàn)收依據(jù)， 對(duì)日后的城市建設(shè)施工具有著重大參考性價(jià)值， 因而具有極強(qiáng)的實(shí)用性特點(diǎn)；第三， 真實(shí)性特點(diǎn)。建筑工作的檔案資料信息不能存在一絲虛假行為， 要從始至終記錄該建筑工程的成長(zhǎng)過程， 充分保證其真實(shí)完整性。

2 建筑工作中檔案資料歸檔管理過程中存在的問題

2.1 檔案資料管理人員意識(shí)較為薄弱

無論是對(duì)于什么類型的工程項(xiàng)目來說， 其所涉及到的檔案資料都是非常復(fù)雜， 特別是在建筑工程項(xiàng)目竣工之后提交的檔案資料更多， 在竣工完成之后， 如果短時(shí)間范圍內(nèi)并沒有出現(xiàn)任何質(zhì)量性問題， 可以順利交接工程項(xiàng)目， 施工團(tuán)隊(duì)也隨之解散， 但在此期間若是工程檔案資料沒有充分收集整理， 便會(huì)對(duì)日后的檔案管理工作帶來更大難度。同時(shí)在檔案資料有效利用時(shí)， 其會(huì)適當(dāng)參考借鑒一些工程決算或是竣工驗(yàn)收等資料， 這樣一來其他工程檔案資料便會(huì)遭到忽視， 大大降低了檔案資料的總體利用率， 無法保證檔案資料管理的順利進(jìn)行。

2.2 從業(yè)人員綜合素質(zhì)需進(jìn)一步提高

根據(jù)實(shí)際調(diào)查情況可知， 目前建筑工作檔案資料管理的所有參與人員大多并不熟悉具體業(yè)務(wù)工作， 缺乏相應(yīng)檔案資料管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)， 甚至還有部分管理人員是兼職人員、在校實(shí)習(xí)人員及兼任多個(gè)檔案資料管理崗位等， 由于沒有接受到專業(yè)系統(tǒng)化的崗前培訓(xùn)， 導(dǎo)致其并不熟悉相應(yīng)的法律法規(guī)制度， 再加上對(duì)建筑工作檔案資料管理流程的陌生化， 都會(huì)使其檔案資料歸檔和管理效果達(dá)不到預(yù)期效果， 甚至還會(huì)因檔案資料收集整理的不夠規(guī)范而出現(xiàn)反復(fù)修改情況， 這樣一來不但無法保證檔案資料整體質(zhì)量， 還會(huì)極大的延長(zhǎng)歸檔時(shí)間。

2.3 檔案資料收集整理不夠規(guī)范化

根據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)可以了解到， 現(xiàn)階段大多數(shù)建筑企業(yè)在進(jìn)行檔案資料歸檔管理時(shí)， 往往都不具備專業(yè)化的檔案資料管理人員， 大多都是雇傭臨時(shí)兼職人員， 其不但沒有經(jīng)過專業(yè)化的系統(tǒng)培訓(xùn)， 自身檔案資料歸檔管理水平也總體較差， 進(jìn)而導(dǎo)致檔案資料在歸檔、管理工作進(jìn)行過程中都存在著較多問題， 容易促使檔案資料出現(xiàn)遺漏或是缺失等現(xiàn)象， 不利于管理規(guī)劃化展開。

3 建筑工作的檔案資料歸檔管理措施應(yīng)用分析

3.1 積極構(gòu)建健全的檔案資料歸檔管理制度

若想充分保證建筑工作檔案資料的真實(shí)完整性， 需要相關(guān)管理人員不斷提高其資料管理力度， 進(jìn)而為檔案信息的真實(shí)性和完整性提供良好保障。同時(shí)建筑工程的各個(gè)單位還應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家對(duì)于檔案資料所指定的明確規(guī)定， 不斷完善單位內(nèi)部規(guī)章制度， 充分發(fā)揮施工單位、監(jiān)督單位等綜合性優(yōu)勢(shì)， 保證檔案資料的收集、整理及儲(chǔ)存等所有環(huán)節(jié)都能保證其有效性， 避免出現(xiàn)檔案遺失或是錯(cuò)誤等現(xiàn)象。

3.2 加強(qiáng)建筑工作檔案歸檔管理人員的培訓(xùn)力度

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高， 建筑行業(yè)也取得了一定突破性成就， 同時(shí)建筑數(shù)量及其規(guī)模也在不斷增加， 這也為檔案歸檔管理帶來了一定程度變化。因此建筑工程相關(guān)單位必須要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)的大力培養(yǎng)， 不斷完善檔案管理制度， 有效運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)手段來更新管理理念， 進(jìn)而將具體責(zé)任落實(shí)到個(gè)人身上。同時(shí)還可以定期組織管理人員到相關(guān)平臺(tái)學(xué)習(xí)檔案管理的法律法規(guī)內(nèi)容， 與其他專業(yè)人員積極展開探討性交流， 便于綜合提高檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)， 從而推動(dòng)我國(guó)建筑行業(yè)的健康發(fā)展。

3.3 提高建筑工作檔案材料編制水平

對(duì)于建筑工程施工單位來說， 嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定對(duì)工程檔案材料進(jìn)行編制是基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)之一， 如果一個(gè)施工團(tuán)隊(duì)無法有效編制工程檔案資料， 那么其就不滿足承包工程的首要條件。由此可知， 施工單位應(yīng)充分明確自身的責(zé)任義務(wù)， 不斷增強(qiáng)對(duì)施工人員檔案材料編制的訓(xùn)練力度， 進(jìn)而全面提高其檔案材料編制水平， 為后期工作的順利進(jìn)行提供良好保障。

3.4 全面管理建筑工程資料

負(fù)責(zé)工程資料管理的工作人員自工程開始之前一直到工程結(jié)束， 都需要進(jìn)行相應(yīng)的整理和管理資料工作。首先， 在正式施工之前， 資料管理人員需要明確工程相關(guān)資料， 包括基本施工情況， 主要負(fù)責(zé)人， 施工范圍， 注意事項(xiàng)等等， 而這些資料則需要工作人員從負(fù)責(zé)工程的施工單位和設(shè)計(jì)單位獲取， 資料管理人員加強(qiáng)對(duì)工程施工設(shè)計(jì)了解程度， 從而有利于進(jìn)行相關(guān)的基礎(chǔ)工作， 為之后正式施工打下良好的基礎(chǔ)。其次， 施工過程中的每個(gè)步驟都是提前設(shè)計(jì)完成， 施工中按部就班完成的， 這就需要資料管理人員做到在未開工之前進(jìn)行良好的資料管理工作， 將相關(guān)的材料單以及各種審核表等與資料進(jìn)行對(duì)應(yīng)的整理， 從而促使工程各個(gè)環(huán)節(jié)的進(jìn)行都能沒有失誤的進(jìn)行。在工程竣工之后， 資料的管理人員需要將涉及工程各個(gè)部分的詳細(xì)資料以及相關(guān)的憑證整理完畢， 之后將資料送往監(jiān)理單位， 落實(shí)監(jiān)理單位對(duì)工程施工的檢查和審核工作， 獲得確認(rèn)工程審核沒有問題的文件之后， 處理好相關(guān)的工程善后， 確認(rèn)工程的良好完工。

3.5 制定規(guī)范化的管理制度

完善和規(guī)范工程資料管理的過程前提是具有一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)馁Y料管理制度， 從而促進(jìn)管理人員能夠按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范自己的工作流程， 管理自身行為。首先， 制度中需要明確工作人員的工作細(xì)節(jié)， 讓管理人員明確的了解工作范圍內(nèi)需要做什么事， 而哪些又是不在應(yīng)該工作的范圍內(nèi)。通過嚴(yán)格的工作流程和獎(jiǎng)懲制度， 減少了管理人員利用職務(wù)之便中飽私囊， 沒有保證資料的真實(shí)性， 亦或是管理資料過程中的敷衍了事等問題的出現(xiàn)， 實(shí)現(xiàn)管理人員的工作效果的有效提升。其次， 落實(shí)定期的對(duì)資料管理人員的考核機(jī)制， 檢查管理人員的資料管理工作是否切實(shí)的實(shí)現(xiàn)真實(shí)性和全面性這兩個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)， 根據(jù)被考核的人員所具備的職業(yè)素質(zhì)給予相應(yīng)的獎(jiǎng)賞或者處罰， 獎(jiǎng)賞的方式可以通過獎(jiǎng)金， 社保辦理等途徑實(shí)現(xiàn)， 而處罰就要根據(jù)工作的失誤程度而定。只有嚴(yán)格嚴(yán)謹(jǐn)?shù)馁Y料管理制度， 才能促進(jìn)管理人員不斷完善自身工作， 實(shí)現(xiàn)將各項(xiàng)制度落實(shí)到實(shí)處， 從而確保工程沒有失誤的完工。

4 結(jié)束語

總而言之， 建筑工作資料歸檔和管理的有效展開需要充分引起建筑企業(yè)的廣泛重視， 并且加大檔案歸檔管理工作的宣傳力度， 積極展開信息化建設(shè)， 嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的具體任務(wù)， 不斷進(jìn)行技術(shù)方面的創(chuàng)新完善， 從而真正發(fā)揮檔案管理的價(jià)值所在。

參考文獻(xiàn)：

[1]關(guān)玲玲.分析基建工作中的資料歸檔和管理[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計(jì)， 2015 （26） .