淺談信息化條件下如何做好城建檔案的開發利用

童蕾

摘 要：隨著信息化的不斷發展，城建檔案成為了重要的信息資源之一，做好城建檔案工作有利于城建檔案信息更好的對城鄉規劃、建設和管理服務。想要滿足城市建設今后發展的需求，必須把服務的重點放在社會各方面的需求上來，并且勵志做好城建檔案工作和增加城建檔案信息資源利用率，從實踐中體現出城建檔案的重要性。

關鍵詞：城建檔案；利用；信息化

1引言

近年來，我國經濟建設發展迅速，使得城建檔案的重要性慢慢被人們重視。城建檔案作為重要的科技化信息資源之一，只有充分發掘利用，才能對信息化城市建設和發展做出巨大的貢獻，要是城建檔案只是保存卻不加以利用，城建檔案工作就失去了其意義。所以城建檔案的目的不在于保存和管理，而在于讓它發揮自己的作用，怎么樣在信息化條件下，通過各種有用的方式搞好城建檔案的利用并體現出其的社會價值。

2利用城建檔案的狀況

2.1利用城建檔案的多樣化發展

當今社會各方面運用城建檔案的多樣化具有五個目的，第一，給城市建設、規劃提供詳細數據，并且供應信得過的依據支持上級決定；第二，質量化的盤查工程項目中的建設、施工和監管；第三，供給原始數據給城市地下管線開挖單位；第四，供應資料幫助施工單位申報資質；第五，提供原始圖紙或數據幫助業主衡量房屋的買賣、裝修、維權等問題。

2.2城建檔案開發利用中出現的主要問題

原始館藏的建設場地、經營項目等檔案資源在管理方面沒有很好地適應城市建設的快速發展，還停留在原始的整理和保管上，對信息化的觀念非常匱乏，以至于在城建檔案利用現狀工作中出現了很多不利因素。一是人們缺少在解決問題時利用城建檔案的意識，因為他們對城建檔案知之甚少，對其性質、工作了解也比較膚淺，對其利用價值更是一無所知。二是藏在城市檔案館的檔案不充足，種類也不齊全，建設工程檔案數量多，市政設施、道路，前兩方面的檔案數量比較少，地下管線檔案更加匱乏，并且由于檔案載體是以紙質版為主，所以聲像檔案特別少。三是不僅傳統的手工檢索方法管理檔案會直接影響城建檔案的利用率，而且檔案管理員的素質和掌握現代信息技術的程度也影響檔案的利用，所以服務的質量和方式也是影響城建檔案利用的因素。

3增加城建檔案利用率

3.1加強城建檔案利用工作的基礎建設。

一是加快發展電子檔案的步伐，因為現代化電子信息科技的發展，電子檔案將會成為館藏檔案的核心來源，并且快速發展電子檔案管理的高效化會給電子檔案的一系列問題提供平臺。二是提高城建檔案利用率從兩個方面著手。第一，加快建設現有館藏城建檔案目錄數據庫和部分全文數據庫的步伐；第二，通過主動促進對具有重要內容、利用率高的檔案資源的數字化進程，加強保護重要檔案。

3.2規范城建檔案的管理

收集資料是搞好城建檔案收集工作的開始，做的欠佳直接會對城建檔案的利用工作產生不良的影響，所以做好收集工作不僅要求收集資料的完整性，而且要求多精適合，多是指收集的資料種類完全，豐富多樣；精說的是館藏的檔案要有保存價值，保證都是精品。此外，城建檔案的整理工作具有承前啟后的作用，所以要做好整理工作，就要規定檔案人員熟練地掌握和運用檔案的分類方法和原則，并在評定、統計工作中做到一絲不茍，以便于保證在今后城建檔案利用工作中的查全率和查準率。還要做好檔案的保管工作，因為它是聯系檔案收集、整理與利用工作的橋梁。而且城建檔案的保管質量直接影響檔案的生命力和利用效率，如果保管過程中出現粗心大意或有一點點疏忽的情況，都將會給相關管理單位和經濟建設帶來不可估量的損失，給企業和部門帶來不利的影響。

3.3分析和了解利用者的內心。

城建檔案中最根本和主要的任務是利用，并且利用體現在對社會的服務中。利用者的內心表現在其在利用檔案的過程中產生的感情上的依賴，它是因人而異的，并會隨著時間或者事件的不同而發生變化，要想搞好城建檔案利用工作，就必須抓住利用者的心理特征。總而言之，做好城建檔案的利用工作不僅取決于檔案人員的認真努力，而且更加取決于我們對檔案利用者內心的了解程度。

3.4提高主觀能動性。

檔案人員要跳出傳統模式積極主動地提供服務給公民，讓他們通過體驗利用檔案資源的便利，加強對城建檔案的認識。因為城建檔案被更多人的利用，才能延長它的壽命，創造出它的價值。在現代化信息的社會中，城建檔案人員要轉變固定的思維方式，不僅僅給人們只提供原始檔案，更要把檔案綜合整理并進行信息篩選，給人們提供更加便利的服務。

3.5實現城建檔案的多樣化。

檔案工作者要做到掌握檔案館中藏檔情況，熟悉城建檔案的用途和藏檔的形式，并要了解關于城建檔案的一系列法律法規，使得城建檔案有法律保障。

3.6提高城建檔案工作者的服務質量。

咨詢服務是城建檔案者服務的基礎，其服務質量的好壞直接關系到城建檔案的利用率，所以在咨詢服務中，檔案人員首先一定要摸清咨詢者的內心，積極地轉變自己的固定思維模式，熱情友好的回答咨詢者的問題并給其提供最優質的服務。其次檔案工作者要熟練的運用網絡建立起方便咨詢的服務系統，并且編輯館藏資料查詢指南，方便人們快速地查閱到自己想要的信息。還有檔案工作者要熟練地掌握各種檢索工具、編研資料、專題材料，以便更好的幫助咨詢者找到其想要獲得的資源。最后檔案工作者要具備專業的知識和良好的職業素養，不斷地學習并加以改進，使得利用者得到更優質的服務。

3.7保證信息反饋和檔案管理工作運行系統的安全

城建檔案的信息反饋工作是指收集利用者以各種形式的反饋信息并加以分析，它促進了城建檔案的利用率，并且通過信息反饋可以及時的了解工作中需要改進的新問題和疏忽的地方。加強檔案管理工作運行系統的安全，要制定和完善監督制度，并要確保嚴格執行，從而保證檔案資料的安全。

城建檔案的利用工作是檔案工作最終目標，通過一系列的基本工作表現出這個核心觀點，并且運用它提高了城建檔案的利用率，給社會提供了更優質和便利的服務。

參考文獻：

[1]陳美玲 信息化條件下如何做好城建檔案的開發利用[J] 城建檔案，2017（03）： 37-38

[2]黎曉 如何加強城建檔案的開發和利用城建檔案[J] 城建檔案，2018（05）