新環境下圖書檔案的數字化管理探究

晏永桂

【摘 要】 目前，在我國社會經濟迅猛發展的形勢下，科學技術也不斷取得進步，而與辦公有關的設施也越來越自動化。數字化在各行各業的領域當中被廣泛的應用，當然，這其中也包括了圖書檔案的管理。在新的環境下，對圖書檔案進行數字化管理是具有重要意義的，其能夠實現對資料的綜合管理，以此有效提高工作的效率。文章在此針對新環境下圖書檔案的數字化管理展開了分析，旨在對其起到一定的幫助作用。

【關鍵詞】 新環境 圖書檔案 數字化管理

引 言

近年來，我國在計算機技術與信息網絡技術方面取得不小的成就，對檔案進行數字化管理，能夠使圖書和檔案等相關的信息實現共享的目的，以此提升現代化管理的高效性。過去的檔案管理方法已經不能夠很好的滿足當前社會發展的需要，所以，有效實施檔案的數字化管理已是迫在眉睫的大事。對紙質的檔案可采用電子信息的方式，這樣不僅便于相關內容查找與閱讀，同時也使圖書檔案的數字化形式得到了充分的運用。除此之外，對于檔案全文信息的相關電子文件加以妥善的歸檔，建立起檔案信息的數據庫，以此更加方面于檔案數據的查找與使用，這樣也就能夠用檔案的管理系統取替過去的檔案目錄管理方式。在數字化不斷發展的情況下，電子文件的數量越來越龐大，因此現階段急需解決的便是電子檔案的歸集、確認以及使用的問題。相關工作人員應進一步對其加以深入的研究，不斷強化自身的技術能力，與其他地區所取得的相關成果有效的結合在一起，以此提升圖書檔案數字化管理的效率和質量。

1.圖書檔案管理的主要內容

在對圖書管理系統進行仔細的研究后得知，其主要的內容包括四點，即圖書的管理、信息的查詢、流通的過程以及對系統的維護。通過使用圖書管理系統，使圖書的征訂、新書的登記和圖書的編目等功能得以實現，使圖書的進庫環節更加的規范；預借、借書和還書的相關工作都是流通作業當中的環節，而這些環節中的總工作量在使用了圖書管理系統后也得以明顯的降低；信息的查詢，能夠保證在各種不同的條件下快速的對所有的書籍資料進行查詢與統計；系統的維護能夠充分使用該系統，同時在第一時間解決隨時發生的問題，條形碼的掃描也屬于系統的一個功能，在使用的時候，掃碼槍在掃描圖書ISBN圖書編碼的時候，從網絡上便能夠獲得圖書的相關信息，包括書名、簡介和出版商等，以此減小錄入人員的工作壓力。

2.電子文件的整理和接收

電子檔案基本上都是以紙質檔案作為基礎的，與過去的方法相結合對檔案文件進行收集、整理以及確認的工作，運用多種不同的技術方法，使庫存檔案達到數字化管理的效果，同時形成的電子檔案符合對應的要求。庫存檔案在轉換為數字化檔案后，比起之前的紙質文件，其還可以當作是紙質原件的備份，并且還能夠對其進行編輯與修改，然而，在進行網絡上傳與文檔復制的時候，其會受到人為的影響，這樣的話就不能夠確定真實性、有效性和原始性。所以，在操作的時候，就應備份一份電子文檔，將電子文檔當中的靜態與動態信息同時保存起來，確保電子文件的信息具有全面性，在便于查詢與識別的基礎上，還能夠使檔案的原始性得到保障，充分發揮出電子文件重要性，此外，對于電子文件當中的數據信息，也應盡可能的避免其受到人為因素的干預，所以，一定要對系統的自動提取功能加以重點關注，一旦檔案的相關管理人員發現了問題，就能夠在第一時間將其發送到歸檔人員那里。

3.電子檔案的存儲與備份

電子檔案的存儲離不開計算機，因此在穩定性方面存在一定的弊端，主要就是因為計算機當中的硬件與軟件不是很穩定，無法預測會在什么時候出現問題，因此就應多電子檔案實施科學的存儲與備份。要以技術的具體發展需求作為依據選擇合適歸檔存儲方式，例如圖像文件、文本文件以及音頻和視頻文件等，還可選擇不一樣的方式對電子原件加以存儲，比如數據庫存儲方式和光盤存儲方式等，在選擇的過程當中，應注意相關用戶的具體需求情況。由于計算機欠缺一定的穩定性，因此在對檔案進行管理的過程中，還存在一項極具關鍵性意義的工作，那就是電子檔案的備份與恢復，如此一來就能夠確保檔案管理的系統具有較高的安全性與穩定性。與此同時，還應實施合理且有效的網絡備份工作、系統備份工作以及數據庫的備份工作，此外，還可以利用第三方的介質進行存儲，例如使用專用的電腦和專用的存儲器，同時不與外部網絡連接，以此使檔案的管理系統能夠更加的安全穩定，倘若有突發的情況出現，利用已備份好的信息，系統就能夠立即恢復到正常狀態。

4.電子檔案的查詢與使用

我們都知道，檔案的管理工作主要是為使用者提供更具便捷性的服務，使其可以更加快速準確的查詢并使用相關的電子檔案。在將檔案管理系統當中的數據進行共享的過程中，檔案的使用人員在實施所需相關資料的查找操作時，能夠更加的快速且精確，以此讓信息化所具有的優勢得到更充分的體現。比起過去的檔案管理方法，電子檔案在檔案的存儲方式上屬于一次極具明顯性的變化，并且，使檔案在使用與查找方面也有了顯著的改善，能夠為檔案的使用者提供更好的服務。除此之外，電子檔案在維護的管理上也應受到大眾的高度重視。對于管理維護的工作，基本上使用的是用戶的操作權限，在維護管理的工作中涵蓋了多方面的相關內容，在對數據庫實施管理的過程中，基本山要做的是日常的一些維護工作，包括查找以及瀏覽電子原件當中的不同動態性數據信息等。

5.結束語

科學技術的迅猛發展，對改變圖書檔案的管理方法產生了很大的影響，通過使用先進的科學技術，圖書檔案的管理水平得到了明顯的改善，使其能夠為檔案的相關使用者提供更好的服務。在現代科技日益發展的新環境下，對圖書檔案實施數字化管理已成為必然的趨勢，其使圖書檔案的管理更加具有科學性和合理性，對加快我國社會經濟的發展進程具有極其重要的作用。