干部人事檔案數字化投入與效益分析

唐圣琴

摘 要：文章作者根據貴州大學干部人事檔案數字化建設情況，在總結數字化加工外包所需投入的基礎上，闡述了該項工作可能產生的社會效益，以期為將要開展此項工作的高校提供一定參考。

關鍵詞：貴州大學;干部人事檔案;數字化加工;外包;投入;社會效益

中圖分類號：G273? ??文獻標識碼：A

一、引言

干部人事檔案是以個人為單位，通過收集、鑒別、整理、立卷保存起來的資料，它真實地記錄了個人的經歷、思想品德、知識才能、領導水平、獎勵懲罰、工作等情況，決定著個人的轉正定級、提級升職等，具有重要的“憑證”作用和“參考”價值。

隨著科技的飛速發展，人才競爭越來越激烈，人事檔案只有做到管理規范化、現代化，查閱利用快捷化、精準化，才能較好地適應大數據時代對檔案管理利用的需要。為此，干部人事檔案數字化工作已在全國各地迅速開展，中共貴州省委組織部于2013年5月下發了《關于推進全省干部人事檔案信息化建設工作的意見》黔組通〔2013〕41號（簡稱41號文件），貴州大學于2013年9月啟動此項工作，截至目前，全校在職人員檔案數字化工作已全部完成，特將學校在此工作中的投入以及可能產生的社會效益進行分析，以供有關人員參考。

二、主要投入

干部人事檔案數字化就是將紙質檔案轉化為數字檔案，以數字化形式存儲，利用計算機管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，以利于檔案資源利用。對高校而言，干部人事檔案數字化不僅是學校數字校園以及“記憶工程”建設的重要組成部分，也是一項較為龐大的系統工程，除需較多的資金投入外，也需大量的管理、服務等投入。

1.資金投入

資金投入分為一次性投入和每年投入。學校十分重視干部人事檔案數字化工作，預算一次性投入?？?52.22萬元開展此項工作。其支出主要有：

一是軟硬件購置費，用于購置管理系統、計算機、掃描儀、服務器等檔案數字化必備的軟硬件（支出45.012萬元）。

二是數字化加工外包費。由于學校干部人事檔案數量較大，數字化任務十分繁重，若依靠自身力量約需10余年才能完成，為此，學校采用外包方式，共計支付數字化加工服務費72.1333萬元（以4000卷計）。

三是工作人員超工作量補助費，用于工作人員配合外包公司周末、節假日工作的超工作量補助（支出12.111萬元，第二年因實行績效工資而未支付）。因此，僅從經費看，學校數字化檔案一次性投入總計達129.2563萬元，每卷投入323.14元。此外，為了確保數字檔案安全、適用，還投入了約5萬元的異地備份設備費，4萬元的系統二次開發費，以后每年還需投入3～5萬元的系統維護、相關設備維修或更新、異地備份等費用。

2.其他投入

干部人事檔案數字化除資金投入外，還需相關部門領導及工作人員在管理、服務等方面投入，主要部門有：

一是檔案館。有關人員在前期調研，咨詢以及制訂實施方案、相關規章制度等，數字化加工過程中的檔案交接、指導審核、材料催交、收回材料鑒定、數字化結果抽查等大量管理及服務的投入。

二是資產處。有關人員在招標前期（如上報招標項目，聯系并確定委托招標單位等）、招標過程中以及結束后的工作付出。

三是其他相關單位。如組織部、人事處、財務處等單位有關人員，在催交所缺材料、“三齡二歷一身份”認定、工資變動審批表制作、專項財務報銷等過程中的辛勤付出，等等。此外，還有全校90%以上的教職員工需補充一定數量的個人材料，他們在查詢、索取材料等過程中的時間、精力、經費的付出。

三、社會效益

雖然干部人事檔案數字化投入不可能向企業那樣會產生直接的經濟效益，但它將產生的社會效益仍是可以預見的，主要有以下幾方面：

1.減少了紙質檔案翻閱次數，延長了檔案的使用壽命

就貴州大學來看，紙質檔案使用頻率是較高的，主要有：

一是管檔人員使用。每年每個在職職工至少會形成年度考核表、工資表兩份材料，部分職工還有學歷提升、獎勵、任免、考察等材料，每補充一種材料就需使用一次。全校4000名在職人員檔案年均裝入材料18187份（見下表），需使用4.55次/卷。

二是用戶利用。凡教職工申報職稱、提職、調任、退休、死亡等，均需查閱相關檔案，在2005-2017年間，全校9982卷人事檔案（含退休、死亡人員檔案）年均利用率達32.41%。

三是其他專項工作使用。如干部檔案專項審核，至少需使用2次/卷（初審、復審）;數字化加工，至少使用3次/卷（材料審核、原件掃描、補充材料或抽查驗收）;等等。而檔案數字化后，主要利用電子文檔，除裝入新增材料外，一般不需翻閱紙質檔案，如學校在查檔人次變化不大的情況下，利用紙質檔案卻從數字化之前（2016年）的6340卷降到數字化后（2017年）的1702卷（見下表），大大減少了紙質檔案的翻閱次數，達到了延長檔案使用壽命，保證其長期有效使用的目的。

2.實現了檔案的現代化管理，提高了利用效率

紙質檔案一直處于原始封閉的管理利用模式，而數字檔案則實現了檔案統計、查閱利用等日常管理的現代化。另外，由于數字檔案是采用計算機查閱、打印，相關部門有權限人員還可通過專業內網遠程查詢、調閱，利用效率將大大高于手工逐卷逐頁翻閱、復印。此外，還省去了部分查檔人員來回檔案館的路途時間，如檔案館年均利用人事檔案964.15人次（見下表），其中組織、人事部門利用率約占總量的80%（771人次），若授權該兩部門遠程查閱，每年就可節約來回路途時間（以30分鐘/人、次計）385.66小時，約1人48天的工作時間（以8小時/天計）。可見，數字檔案大大節約了用戶的時間，提高了利用效率。

3.擴大了檔案存儲空間，提高了檔案安全性

檔案數字化后，其存放已由有形庫房的有限空間擴展到計算機存儲設備的無限空間;加之數字檔案有分類授權功能，可以只對幾類、幾份檔案材料授權，利用者只能查閱授權內容，因此，實現了從人工監管到電腦授權的轉變。另外，還可以有效杜絕查閱紙質檔案過程中可能發生的抽取、撤換、涂改材料等現象，最大限度地保證紙質檔案材料的真實、完整、準確，提高了檔案的安全性。

4.方便了檔案編研，提高了成果傳播速度

人事檔案編研就是將學校發展中涌現出來的代表性人物資料進行加工、整理、分析研究，編輯成有一定教育意義的成果。而數字檔案因其具有統計利用、傳播方便等特點，因而極大地方便了檔案編研以及編研成果的網上傳播。況且，如果能編撰出可讀性強，對師生具有教育意義或啟發作用的編研成果提供網上利用，不僅能激勵師生員工奮發向上，而且還能起到活化檔案資源，體現其價值，提高本館乃至學校軟實力、影響力等的作用。

5.促進了學校乃至全省檔案信息化水平的提高

檔案數字化不僅有利于提高學校干部人事檔案的管理水平及利用效率，而且也是學校數字校園建設的重要組成部分，體現著學校的信息化水平以及管理、服務能力，它的建設必將有力地促進全校整體信息化水平的提高。另外，貴州大學是貴州省唯一一所國家“中西部高校綜合實力提升工程”“一省一?！辈渴『辖ù髮W，其干部人事檔案數字化工作是貴州省高校中開展最早的，也是檔案數量最多的，它建設的成功經驗必將為全省其他高校的檔案信息化建設提供參考，在全省高校乃至檔案界起到很好的示范帶動作用，引領并加快全省的檔案信息化步伐，以適應大數據時代對檔案工作的要求，更好地服務于本地經濟建設。

四、結語

干部人事檔案數字化雖然投入較大，但社會效益也是明顯的，不僅實現了干部人事檔案管理現代化，利用高效化，而且也大大減輕了管理人員的查檔等日常工作量，提高了工作效率和服務水平，也將對全省乃至全國的檔案信息化進程起到一定的促進作用，為實現更大范圍的檔案資源共享奠定基礎。

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