淺談新時期高校檔案管理問題

邢建民

摘 要：在經濟飛速發展的21世紀，網絡已經在大眾的學習和生活中得到了普遍應用。高校檔案管理模式應該突破原有的單一化、模式化的局面，充分利用網絡與知識經濟的重要載體，實現對新時期高校檔案管理工作新的突破。

關鍵詞：新時期;高校檔案;管理

中圖分類號：G271? ??文獻標識碼：A

一、高校檔案管理的基本要求?

目前，檔案管理已經發展并逐漸演變成一個復雜的管理系統，它使用多種資源并逐步走向現代化。加強高校檔案管理主要涉及兩個方面。一個是歸檔資源的管理，主要是歸檔實體的管理。這包括通過高校檔案館收集、組織、識別和歸檔檔案。第二個是管理文件中包含的信息。主要處理和儲存學校發展活動、學校領導活動、教師和學生的榮譽和懲罰、學校對外聯系，創建有利于高校利益的支持文件。

高校檔案資源收集緩慢，大部分高校都是在中華人民共和國成立前后建立的，高校對檔案管理系統不夠重視。另外，高校的檔案管理程序有一定的檔次，檔案管理過程中不同的階段提供不同的對象，目前高校在建立檔案時，大多數檔案資源可以用于研究和使用。檔案管理工作也存在一定的制約因素，這些制約因素取決于檔案的特殊屬性，基于上述檔案管理特點，高校檔案管理的基本要求是：一是在檔案建立過程中保持完整性;二是確保檔案管理的安全;三是做好現代檔案管理工作;四是檔案管理必須非常科學和規范。

二、高校檔案管理存在的問題?

1.檔案管理職能和工作環節面臨重大變化

第一，未來高校的檔案將轉變為信息檔案，管理實體將發生變化。將案件管理實體整合到信息內容中，保管人無需將之存放于倉庫。相反，他們使用計算機和網絡來管理動態文件信息，提升安全性、一致性和可靠性，并執行信息管理員的任務。第二，檔案的人工管理日益弱化，難以適應自動化的要求：檔案管理的標準化、自動化和現代化。在互聯網時代，新的電子文檔有很大的不同，在管理領域他們大大簡化了工作流程，減輕了工作量，提高了工作效率。由于使用計算機技術和網絡技術的高度透明性，還必須通過使用不同的技術來移除、修改、銷毀和阻止各種文件。

2.管理人員觀念陳舊，開拓創新意識不足

長期以來，由于各種原因，存檔主要用于政治服務，高校也不例外。雖然檔案管理的方法是以管理為基礎，但不包括法律管理和科學管理，但目前圖書館/圖書館的數據科技含量高，“歸檔法”的頒布實施使形勢得到改善，但與高校的實際發展相比仍有很大差異。

3.管理方式落后，信息化管理手段運用很少

目前，許多高校采用傳統的手工管理方式，自動化水平并不是很高，一方面由于檔案質量低，不能為學校發展提供高質量的積極服務，檔案質量限制了檔案管理的現代化。目前，高校進行協調合作，改善文化結構和職稱結構，其中大部分檔案管理人員教育程度專業素質不能滿足工作需要。另一方面是由于計算機等先 進的技術設備極少進入檔案部門，現代信息技術手段，如高校數據庫、校園網絡等，沒有切實應用到高校檔案管理工作中。

三、新時期高校檔案管理的基本對策?

（1）應該積極探索新的途徑，樹立全新的檔案管理意識。在新時代背景之下，我們應該注重思想解放，更新觀念，重視檔案管理的重要意義所在，轉變對檔案管理工作的錯誤認識，積極探索檔案管理的新途徑。

（2）在提高時間管理意識的同時，加強科研人員的檔案管理意識，必須強化各種意識，包括引入檔案管理工作的競爭意識，引入動態檔案管理工作;在互聯網時代，我們也需要關注檔案管理中資源共享的意識，充分認識信息時代高校檔案管理的重要性。

（3）要加快對檔案管理模式的積極轉變，由一校一區管理積極向全方位的、開放式的網絡化管理轉變，同時還要培養充分的服務意識。檔案管理工作進展順利，能夠對學校的科研與教學管理工作有很好的補充推動作用。

我國高等教育的發展、普及以及信息技術的廣泛應用等給高等學校的檔案管理帶來了新的問題與挑戰，但這也是我國高校檔案管理工作必須經歷的過程，同時也為檔案管理工作的完善提供了新的契機。

參考文獻：

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[2]段紅艷.高校檔案管理中存在的問題及對策研究[J].才智，2014（27）.