淺談新時期高校檔案管理問題

邢建民

摘 要：在經(jīng)濟飛速發(fā)展的21世紀(jì)，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)在大眾的學(xué)習(xí)和生活中得到了普遍應(yīng)用。高校檔案管理模式應(yīng)該突破原有的單一化、模式化的局面，充分利用網(wǎng)絡(luò)與知識經(jīng)濟的重要載體，實現(xiàn)對新時期高校檔案管理工作新的突破。

關(guān)鍵詞：新時期;高校檔案;管理

中圖分類號：G271? ??文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

一、高校檔案管理的基本要求?

目前，檔案管理已經(jīng)發(fā)展并逐漸演變成一個復(fù)雜的管理系統(tǒng)，它使用多種資源并逐步走向現(xiàn)代化。加強高校檔案管理主要涉及兩個方面。一個是歸檔資源的管理，主要是歸檔實體的管理。這包括通過高校檔案館收集、組織、識別和歸檔檔案。第二個是管理文件中包含的信息。主要處理和儲存學(xué)校發(fā)展活動、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)活動、教師和學(xué)生的榮譽和懲罰、學(xué)校對外聯(lián)系，創(chuàng)建有利于高校利益的支持文件。

高校檔案資源收集緩慢，大部分高校都是在中華人民共和國成立前后建立的，高校對檔案管理系統(tǒng)不夠重視。另外，高校的檔案管理程序有一定的檔次，檔案管理過程中不同的階段提供不同的對象，目前高校在建立檔案時，大多數(shù)檔案資源可以用于研究和使用。檔案管理工作也存在一定的制約因素，這些制約因素取決于檔案的特殊屬性，基于上述檔案管理特點，高校檔案管理的基本要求是：一是在檔案建立過程中保持完整性;二是確保檔案管理的安全;三是做好現(xiàn)代檔案管理工作;四是檔案管理必須非常科學(xué)和規(guī)范。

二、高校檔案管理存在的問題?

1.檔案管理職能和工作環(huán)節(jié)面臨重大變化

第一，未來高校的檔案將轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔n案，管理實體將發(fā)生變化。將案件管理實體整合到信息內(nèi)容中，保管人無需將之存放于倉庫。相反，他們使用計算機和網(wǎng)絡(luò)來管理動態(tài)文件信息，提升安全性、一致性和可靠性，并執(zhí)行信息管理員的任務(wù)。第二，檔案的人工管理日益弱化，難以適應(yīng)自動化的要求：檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、自動化和現(xiàn)代化。在互聯(lián)網(wǎng)時代，新的電子文檔有很大的不同，在管理領(lǐng)域他們大大簡化了工作流程，減輕了工作量，提高了工作效率。由于使用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高度透明性，還必須通過使用不同的技術(shù)來移除、修改、銷毀和阻止各種文件。

2.管理人員觀念陳舊，開拓創(chuàng)新意識不足

長期以來，由于各種原因，存檔主要用于政治服務(wù)，高校也不例外。雖然檔案管理的方法是以管理為基礎(chǔ)，但不包括法律管理和科學(xué)管理，但目前圖書館/圖書館的數(shù)據(jù)科技含量高，“歸檔法”的頒布實施使形勢得到改善，但與高校的實際發(fā)展相比仍有很大差異。

3.管理方式落后，信息化管理手段運用很少

目前，許多高校采用傳統(tǒng)的手工管理方式，自動化水平并不是很高，一方面由于檔案質(zhì)量低，不能為學(xué)校發(fā)展提供高質(zhì)量的積極服務(wù)，檔案質(zhì)量限制了檔案管理的現(xiàn)代化。目前，高校進(jìn)行協(xié)調(diào)合作，改善文化結(jié)構(gòu)和職稱結(jié)構(gòu)，其中大部分檔案管理人員教育程度專業(yè)素質(zhì)不能滿足工作需要。另一方面是由于計算機等先 進(jìn)的技術(shù)設(shè)備極少進(jìn)入檔案部門，現(xiàn)代信息技術(shù)手段，如高校數(shù)據(jù)庫、校園網(wǎng)絡(luò)等，沒有切實應(yīng)用到高校檔案管理工作中。

三、新時期高校檔案管理的基本對策?

（1）應(yīng)該積極探索新的途徑，樹立全新的檔案管理意識。在新時代背景之下，我們應(yīng)該注重思想解放，更新觀念，重視檔案管理的重要意義所在，轉(zhuǎn)變對檔案管理工作的錯誤認(rèn)識，積極探索檔案管理的新途徑。

（2）在提高時間管理意識的同時，加強科研人員的檔案管理意識，必須強化各種意識，包括引入檔案管理工作的競爭意識，引入動態(tài)檔案管理工作;在互聯(lián)網(wǎng)時代，我們也需要關(guān)注檔案管理中資源共享的意識，充分認(rèn)識信息時代高校檔案管理的重要性。

（3）要加快對檔案管理模式的積極轉(zhuǎn)變，由一校一區(qū)管理積極向全方位的、開放式的網(wǎng)絡(luò)化管理轉(zhuǎn)變，同時還要培養(yǎng)充分的服務(wù)意識。檔案管理工作進(jìn)展順利，能夠?qū)W(xué)校的科研與教學(xué)管理工作有很好的補充推動作用。

我國高等教育的發(fā)展、普及以及信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用等給高等學(xué)校的檔案管理帶來了新的問題與挑戰(zhàn)，但這也是我國高校檔案管理工作必須經(jīng)歷的過程，同時也為檔案管理工作的完善提供了新的契機。

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