高校人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑

鄧斐

[摘 要] 新時期人事檔案已經成為各企事業單位選拔和任用人才的重要參考指標，人事檔案的完整性、檔案管理的規范化、檔案的利用價值等是影響高校人事檔案管理的重要因素。當前隨著時代的發展，高校人事檔案管理開始面臨新的問題，這些問題主要為傳統的工作模式不適應新時代的管理要求所產生，對此，文章通過調研和查閱文獻等方法，對高校人事檔案管理工作所面臨的新問題進行了分析與總結，并對這些主要問題提出了相應的應對措施，以期為高校人事檔案管理工作提供一定的指導性建議。

[關鍵詞] 高校；人事檔案；問題；改革

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 11. 066

[中圖分類號] G251 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）11- 0152- 02

1 前 言

長期以來，高校的人事檔案管理工作處于強勢性工作地位，這種強勢性工作模式使得高校人事檔案管理工作將人事檔案的管理主要集中在檔案相對人自行轉移檔案上。同時，高校的人事檔案管理流程和服務態度也缺乏人性化，往往讓檔案相對人在轉移檔案過程中反復奔波于各相關單位開具相關證明材料，這種工作模式，使得檔案相對人在未充分意識到檔案重要性的情況下，忽視了對檔案的管理與轉移，進而出現了“人檔分離”和檔案內容不全等問題，甚至進一步造成了高校的人事檔案儲備不齊全，檔案管理不規范等問題。新時期人事檔案開始發揮重要作用，高校的人事檔案管理工作和檔案相對人均應該對檔案引起足夠的重視，高校人事檔案管理工作者更應該充分認識到新時期人事檔案管理所面臨的新問題，并對其進行有效解決。在此背景下，本文所研究的高校人事檔案管理所面臨的新問題和相關解決建議，對高校人事檔案管理工作具有重要的理論和實踐指導價值。

2 高校人事檔案管理面臨的新問題分析

2.1 “人檔分離”的現象較為普遍

高校人事檔案在高校人力資源管理工作中所體現的價值較小，主要以記錄高校人力資源的個人基本信息和工作成績為主。高校檔案在人才管理工作中未充分體現出其應有的價值的情況下，高校人事檔案在當前人才競爭日益激烈，人員變動日漸頻繁的狀態下，“人檔分離”的現象較為普遍。高校教職工因為種種原因產生工作變動時，檔案無法及時地跟隨人員變動而變動，往往出現人員被調走后，檔案還保存在原單位，或者人在原單位，檔案在其他單位保存等。這種“人檔分離”的問題使得高校人事檔案儲存不完整，從而直接影響了高校人事檔案的規范化管理[1]。

2.2 人事檔案管理工作服務性較差

長期以來高校的工作模式處于較為強勢的狀態，部分高校檔案管理人員在高校畢業之后，直接進入高校從事檔案管理工作，高校后勤服務工作長期以來的強勢化的工作模式，使得高校檔案管理人員也逐漸形成了缺乏服務意識的工作狀態。在對學校人事檔案進行管理時，往往僅站在高校工作節奏的角度，在相關人員入職高校后，才通知其返回原單位收集調檔資料實行轉檔，而部分入職工作人員從較遠的外地調職進入現單位，實行轉檔行為在工作時間等方面無法進行充分協調，因此給檔案相對人造成較大的困擾。同時，高校檔案管理工作本來完全可以一次性告知檔案相對人收集齊全調檔材料，卻由于缺乏服務意識還會出現反復要求檔案相對人返回原單位開具各種調檔手續的現象，這樣不僅給檔案相對人造成反感情緒，還會使得檔案遲遲無法及時歸檔[2]。

2.3 檔案信息資源難以被充分利用

盡管信息化技術已經較為普及，但是高校的人事檔案管理工作普遍還是采取紙質化存檔和手工操作的方法。紙質化檔案的管理與利用極大地降低檔案自身的價值。紙質化檔案錄入數據庫是一項較為龐大的工程，加上部分人事檔案采取手寫的方式填寫相關信息，字跡的辨認對檔案管理人員也具有一定的難度，甚至會造成檔案信息錄入不準確或失真。在這種情況下，高校人事檔案的信息資源難以與人力資源管理或其他部門的工作相整合。部門之間信息交換所形成的壁壘使得各部門之間無法形成有效的溝通機制，從而使得部門在實現業務高效化和信息化的過程中必然會導致工作重復和資源浪費。

3 高校人事檔案管理改革之路分析

3.1 提高檔案管理服務意識

在新時代，良好的服務意識已經成為各行各業的工作要素之一。在服務行業、高新技術類行業等不斷推陳出新新的服務理念和服務模式的情況下，新時代的人們對各行各業均具有一定的服務意識的要求。走在時代前列的各行業的企業在不斷為人們提供優質服務的風尚下，高校現行的檔案管理工作模式已經不適應新時代發展的要求，這種檔案管理工作態度和低效的管理模式，往往給檔案相對人造成困擾和麻煩，并引起他們的反感情緒。因此，高校應該從提高檔案管理服務意識著手，在檔案相對人需要產生轉檔行為時，提前與檔案相對人進行溝通，對轉檔事宜給予充分細致的說明，讓轉檔相關人員在其方便的時間內，以最便捷的方式收集完所有需要轉檔的材料，從而能夠一次性完成轉檔事宜，避免轉檔當事人反復奔波于各種單位并處于收集各種材料的低效工作模式中[3]。

3.2 完善檔案管理工作流程

高校的人事檔案管理工作相比一般性企業而言更為嚴格，其完全按照高校制定的檔案管理流程和制度來完成人事檔案管理的相關工作。例如，高校人事檔案管理工作中，需要檔案相對人提供其上一份工作的離職證明，無論檔案相對人上一份工作的就職單位現在是否還存在，都必須要求檔案相對人辦理該就職單位的離職證明，否則不予入檔或調檔。這種嚴苛的檔案管理模式，使得檔案相對人在辦理轉檔事宜時，往往困擾重重。在檔案轉移過程中可能會遇到種種未預測事件，因此，高校檔案管理工作流程應該根據各轉檔風險，制定更加完善的工作流程，將所有可以預見的問題提前制定應對方案，對實在無法提供離職證明的檔案相對人，可以讓其提供能證明其已離職的信息憑證，如銀行流水、社保流水等信息，并簽訂相關責任厘清協議，既規避檔案管理風險，又便捷了檔案相對人的轉檔事宜[4]。

3.3 加快檔案信息化人才建設

高校的人事檔案管理主要還是以傳統的紙質化人事檔案管理為主，相關的檔案管理人員在檔案信息化管理方面，還缺乏較強的專業素質和綜合素質。為了提高人事檔案的利用價值，以及整合資源提高各部門的工作效率，需要將高校人事檔案信息化，并為此培養相關的檔案管理信息化人才。對于加快檔案信息化人才建設，高校領導應充分認識檔案信息化的重要價值，將檔案信息化人才建設列入學校整體發展規劃，并建立科學合理的檔案信息化人才培養體系和人才儲備機制[5]。根據學校現行的信息化建設和檔案庫，在信息化建設專業人才的指導下，采購相關掃描、攝錄等硬件設備，并聘請計算機相關人才構建人事檔案數據庫，在計算機相關人才的指導與培訓下，讓檔案管理人員熟練掌握信息系統的操作流程，以及紙質化檔案電子化流程。并連同各個相關部門，授予各部門相關權限，讓人事檔案信息與各部門之間的信息進行整合，以提高檔案管理效率和人事檔案的價值。

3.4 實行檔案相對開放化管理

在對高校人事檔案進行信息化管理后，應對高校人事檔案實行相對開放化管理。高校教師的人事檔案除了其基本信息外，其所發表的相關論文、研究成果、所取得的教學成就等，是其人事檔案中重要的信息資源。這些信息資源既是指導學生有效選擇指導老師的信息，也是外部人員查看高校教師教學能力的重要信息[6]。因此，高校應對學校的人事檔案實行相對開放化管理，將教師的重要聯系方式及其他隱私信息等隱去，將教師的主要研究成果和教學業績進行重要展示，使高校教師的檔案信息既具有時代的特征，也更具有人性化特征。

4 結 語

綜上所述，當前高校人事檔案管理主要面臨的新問題本文總結為“人檔分離”現象較為普遍，人事檔案管理工作服務意識不強和檔案信息資源難以被充分利用。對于這些問題，本文針對性地提出了提高檔案管理服務意識、完善檔案管理工作流程和加快檔案信息化人才建設三項主要措施。檔案管理是一項基礎性事務性工作，雖然所包含的技術性含量較低，但是對于高校的人才管理卻起著至關重要的作用，是高校干部的選拔任用、人才的篩選錄用等工作的重要參考指標。因此，高校應重視人事檔案管理，并從制度和技術等方面著手來規范人事檔案管理工作。

主要參考文獻

[1]武志芳.論高校人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑[J].中國行政管理，2013（6）：99-101.

[2]劉歲梅.論高校人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑[J].才智，2016（8）：68.

[3]朱莉.高校人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑探討[J].人力資源管理，2014（7）：282.

[4]潘娟.高校人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑[J].人力資源開發，2015（10）：164.

[5]張雪花.高校人事檔案管理面臨的新問題與改革途徑[J].湖北成人教育學院學報，2016（7）：78-80.

[6]扈妍珺.高校人事檔案管理面臨的新問題剖析與改革路徑探討[J].圖書檔案管理，2016（9）：25.