辦公室公文處理中常見的問題及對策研究

彭雁玲

【摘要】在企業(yè)發(fā)展中，辦公室是企業(yè)進行決策和做出規(guī)劃的一個重要平臺。公文處理是辦公室的重要工作內(nèi)容，做好公文的管理工作和規(guī)范好公文的處理流程是一個企業(yè)進行全面發(fā)展的重要基礎。因此，本文就如何更好地處理公文進行分析和研究，希望可以為公文的處理工作提供借鑒。

【關鍵詞】辦公室；公文處理；常見問題；對策研究

現(xiàn)如今，在現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展過程中，公文處理工作也面臨著巨大挑戰(zhàn)。公文處理的不規(guī)范，不僅嚴重影響了公文處理的效率，還制約了各項工作指令的順利傳達，影響到企業(yè)重要工作的開展，甚至給企業(yè)帶來一定的經(jīng)濟損失。公文辦理無小事，任何差錯和遺漏都可能會影響到領導決策和工作部署，影響到大局。因此，企業(yè)在辦公室管理過程中應重視公文處理工作，及時發(fā)現(xiàn)和修正存在的問題與弊端，提高工作指令的傳達效率和質(zhì)量。

一、辦公室公文處理的重要性

公文處理是在辦公過程中，對公文進行擬定、辦理、管理的一系列工作，包括制定和研發(fā)公文，還有公文的傳遞和歸檔。作為一個重要載體，在企業(yè)管理中發(fā)揮著重要的作用，為企業(yè)的日常管理進行服務。公文涉及公司的日常生產(chǎn)經(jīng)營管理，是一項比較復雜的工作，需要專人進行處理。因其負有傳達相應的國家政策、地區(qū)政策以及領導指令的責任，具有很強的政治性和工作指導性，因此，對公文的處理要規(guī)范，這樣才利于提高辦公效率，保障相關制度的執(zhí)行。

二、辦公室公文處理中常見的問題

（一）書寫不規(guī)范的問題。公文的書寫，有著具體的格式要求，例如標題、主送機關以及正文或落款等。但在實際工作中，經(jīng)常出現(xiàn)書寫不規(guī)范的現(xiàn)象。例如“關于做好基層單位領導學習安排”這個標題的寫法就不正確，它存在的主要問題是要素不完整。完整的公文標題應具備“三要素”，即發(fā)文機關名稱、事由及文種，以標明由誰發(fā)文、為什么發(fā)文和用什么文種發(fā)文，這樣才能構成一個正確的標題。以上標題可以修改為：“某單位關于做好基層單位領導學習工作的通知”。這種寫作不規(guī)范的表現(xiàn)方式，是目前重點解決的問題之一。

（二）公文處理流程的不科學性。公文的處理應該是嚴謹?shù)模虼艘幸惶淄晟频某绦颍绻狈侠硇裕蜁斐晒ぷ鞯募劼绊戅k公室的工作效率，直至影響到企業(yè)的形象。但是在實際工作中，有省略掉某些環(huán)節(jié)導致出現(xiàn)處理流程不科學的現(xiàn)象，并且一些現(xiàn)存的公文和企業(yè)當前的發(fā)展不匹配，此外，在辦文中也會出現(xiàn)催辦督辦不盡責的現(xiàn)象，這些都是在辦公室公文處理中需要進行改進的。

（三）辦公室公文的處理方式需要創(chuàng)新。創(chuàng)新是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基礎，在辦公室公文的處理中，對公文的處理方式進行創(chuàng)新是有必要的。但是，從管理現(xiàn)狀來看，存在辦公室人員較少，一些人員經(jīng)驗不足的現(xiàn)象，就會導致在工作忙亂的時候，處理公文缺乏條理，從而無法高效開展公文處理工作。因此，需要通過公文處理的制度創(chuàng)新和處理方式的創(chuàng)新來提高公文的效率，這是我們現(xiàn)在要解決的一個問題。

三、辦公室公文處理問題的有效對策

（一）完善公文管理制度。遵守公文處理辦法及國家《黨政機關公文格式》（CB/T 9704-2012）的規(guī)定，結合企業(yè)實際情況制定符合本企業(yè)發(fā)展的公文處理制度，積極探索公文處理的相關規(guī)律。無論是政府機關、上級主管部門下發(fā)的文件，還是企業(yè)間的函件，都要由辦公室統(tǒng)一接收、分類并進行發(fā)放或者回復，不是辦公室的人員不得私自進行公文的收發(fā)及截留。

（二）創(chuàng)新辦公室公文處理機制。創(chuàng)新辦公室的公文處理機制，辦公室公文在意的是如何高效進行處理或者提高處理的質(zhì)量，我們要不斷完善公文的處理制度，要創(chuàng)新公文的處理機制，應對企業(yè)的高速發(fā)展，首先要創(chuàng)新管理機制，建立科學完善的公文登記及流轉(zhuǎn)臺賬，讓公文來源和去向都清楚明了。還要創(chuàng)新公文的處理機制，實現(xiàn)公文的監(jiān)督，在進行收發(fā)公文時有專人進行簽收、批復，對公文的下級接收單位提出具體的處理時間要求，保證公文在期限內(nèi)有效辦理。

（三）提高人員的專業(yè)素養(yǎng)。公文處理效率最直接的影響因素是人的因素，公文處理人員的素質(zhì)將直接決定公文處理的效果和質(zhì)量，提高辦公室公文處理人員的綜合素質(zhì)，是十分必要和重要的。因此，企業(yè)需要提高辦公室公文處理人員的政治素質(zhì)，同時需要提高公文處理的職業(yè)素質(zhì)以及業(yè)務素質(zhì)。要培養(yǎng)公文處理人員愛崗敬業(yè)的精神，最重要的是，還需要培養(yǎng)他們的協(xié)調(diào)能力以及處理緊急事情的能力。任何企業(yè)都會遇見突發(fā)情況，只有沉著冷靜，并且具有豐富處理公文經(jīng)驗的人員，能夠及時解決問題，保證企業(yè)的公文處理順利完成，避免企業(yè)出現(xiàn)損失。另外高尚的職業(yè)道德素質(zhì)和也是保障辦公室人員可以積極主動工作的關鍵，要提高人員的職業(yè)道德修養(yǎng)，進行道德培訓，保障公文的高效和高質(zhì)量。

四、總結

辦公室公文關系到企業(yè)的發(fā)展，因此，我們在公文的處理時要注重公文的處理流程，加快對公文的處理規(guī)范程度，保證公文的處理可以高質(zhì)高效進行。

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