檔案管理現(xiàn)狀分析及對策

喬艷玲

【摘要】信息時代，檔案信息成為一種重要的資源，做好檔案信息的管理，對檔案管理制度進行改革，實現(xiàn)檔案管理的信息化，對于企業(yè)和事業(yè)單位而言有著重要意義。本文主要探討當前事業(yè)單位在檔案管理中存在的問題，并針對存在的問題，提出一些參考性建議。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)狀；對策

一、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及原因

（一）檔案管理重視程度不夠。事業(yè)單位在檔案管理方面存在認識不足的問題，認為檔案管理無法帶來實際的經(jīng)濟利益，所謂檔案管理只是對人事檔案進行簡單的存放、整理等操作。因此，事業(yè)單位對于檔案管理工作不夠重視。主要體現(xiàn)在以下幾點：缺乏檔案管理的意識，認為檔案管理工作可有可無，做好檔案的保存即可，無需進行檔案的開發(fā)和利用。檔案管理工作缺乏實質(zhì)性的內(nèi)容，敷衍了事，流于形式。檔案管理工作的投入較少，缺乏資金、人力、物力的投入，導致檔案管理信息化建設(shè)情況較差，設(shè)備落后，管理人員消極怠工，缺乏工作熱情。

（二）檔案管理人員職責劃分不清。事業(yè)單位對于檔案管理工作重視程度不夠，導致從事檔案管理的人員，大多是從其他部門調(diào)來或是兼職人員，這些人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識，而且由于檔案管理工作不重視，許多員工不想從事該項工作，檔案管理工作人員變動較為頻繁，不利于檔案的管理。此外，檔案管理人員對于工作的職責劃分不明確，加上人數(shù)限制，一個人可能從事多項工作，缺乏專業(yè)知識和工作熱情，影響了檔案管理工作的開展。

（三）檔案檢索慢、利用率低。當前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)較為落后，還未全面應用檔案信息管理系統(tǒng)，導致檔案管理的工作效率較差。事業(yè)單位檔案管理，雖然已經(jīng)實現(xiàn)了對計算機的使用，但是由于設(shè)備相對簡陋，影響了管理效率。檔案檢索速度較慢，也是普遍存在的現(xiàn)象，檔案檢索依舊沿用傳統(tǒng)的手工檢索方式，不僅檢索速度慢，而且準確率較低，獲取檔案信息需要耗費較長的時間，不利于檔案的開發(fā)和利用。此外，檔案管理缺乏相應的安全防護措施。例如，部分檔案室通風較差，空氣質(zhì)量不佳，檔案室存在易燃物品，影響檔案的安全。

二、加強事業(yè)單位檔案管理的對策

（一）提升檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理工作的有效開展，需要具備專業(yè)素質(zhì)的檔案管理人員。針對當前事業(yè)單位對于檔案管理的重視度偏低，缺乏專業(yè)檔案管理人員的情況，必須加強檔案管理人員的培養(yǎng)，提升對檔案管理人員的工作要求，明確檔案管理的各項制度和要求，建立完善的檔案管理制度。檔案管理人員在日常工作中，嚴格按照檔案管理的相關(guān)制度執(zhí)行，不斷學習和提升自己的專業(yè)知識，認真履行檔案管理的工作制度，創(chuàng)新和改進自己的工作。此外，檔案管理人員需要提升檔案管理意識，認識到檔案是一種重要的資源，需要充分利用和挖掘檔案的價值，以此來提升檔案管理人員的光榮感和使命感，激發(fā)工作的積極性，保證檔案管理工作的開展。

（二）加強檔案管理的資金投入。工欲善其事必先利其器，為了提升檔案管理工作的效率，促進檔案管理的信息化建設(shè)，需要加強檔案管理工作的資金投入，不斷更新檔案管理的各項設(shè)備，充分利用現(xiàn)代設(shè)備，提升管理效率。例如，傳統(tǒng)檔案管理，對紙質(zhì)版檔案進行保存，檔案整理、保存和檢索的工作較為復雜，效率地下。依靠現(xiàn)代化設(shè)備，建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)信息化管理，檔案采用電子存檔的方式，有利于檔案的檢索、整理、再利用等，而且檔案管理的效率會得到大幅提升。當前，許多事業(yè)單位對于檔案管理的人力、物力、資金投入不足，限制了檔案管理工作的開展，加大檔案管理的資金投入，更新設(shè)備設(shè)施，促進檔案管理實現(xiàn)信息化管理，不僅節(jié)省人力和物力，還提升工作效率。

（三）建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)。計算機技術(shù)在各行業(yè)有著廣泛的應用，利用計算機技術(shù)強大的存儲、檢索、數(shù)據(jù)分析和整理的功能，可以方便對檔案進行管理。因此，建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，是信息時代對檔案管理工作的新要求。為了建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，需要對檔案管理人員進行技術(shù)培訓，包括計算機的使用、光盤、微縮等技術(shù)的使用等，將傳統(tǒng)的檔案管理同網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，可以大幅度加強現(xiàn)代化設(shè)備的使用，提升檔案管理效率。

（四）檔案管理的規(guī)范化。為了進一步促進事業(yè)單位檔案管理水平的提升，需要提升單位對檔案管理工作的認識，尤其是管理層要認識到檔案管理的必要性和重要性。信息時代，檔案已經(jīng)成為一種重要的信息資源，充分挖掘檔案的價值，實現(xiàn)對檔案的開發(fā)和利用，能為單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益。領(lǐng)導層需要做好領(lǐng)導和監(jiān)督工作，重視檔案管理工作，完善檔案管理制度，加強對檔案管理工作的監(jiān)督，保證檔案管理工作的標準性和規(guī)范性。完善檔案管理的相關(guān)評價機制，保證檔案管理人員工作的積極性，對消極工作的人員給予相應的懲罰。

三、結(jié)束語

綜上所述，在信息時代，檔案已經(jīng)成為重要的資源，加強檔案管理，有著重要的意義。當前事業(yè)單位在檔案管理方面存在以下問題：檔案管理重視程度不夠、檔案管理人員職責劃分不清、檔案檢索慢、利用率低等。提升事業(yè)單位檔案管理水平，需要從以下方面著手：提升檔案管理人員的素質(zhì)、加強檔案管理的資金投入、建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)、檔案管理的規(guī)范化。

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