高專檔案管理信息化建設存在的問題及對策分析

陳鐵良

摘要：在高專院校的發展過程中，檔案信息化建設是其不可缺少的重要工作內容，對高校檔案事業的長久發展具有非常重要的意義和作用。近年來，隨著信息技術的不斷發展和進步，檔案管理也從傳統的模式轉向信心化管理，很大程度上促進了信息化建設的進程。本文即對高專檔案管理信息化建設存在的問題進行了分析，并提出了相應的解決對策，希望可以為相關人員提供一定的幫助。

關鍵詞：高專檔案管理；信息化建設；存在的問題；對策

在社會飛速發展的新時期，高專學校在發展期間，也加大了對檔案管理信息化建設的重視程度，保證可以從根本上提升檔案管理的水平和效果。但是，由于受到一些因素的干擾和制約，使得高專檔案管理信息化建設存在了很多的問題，對檔案管理工作的有效開展造成了很大影響。對此，學校應該站在整體的角度，對存在的問題進行合理分析，然后有針對性的制定解決對策，從而促進檔案管理信息化建設可以有序進行。

一、高專檔案管理信息化建設存在的問題分析

（一）檔案管理信息化建設缺乏規范性

在高專檔案管理信息化建設期間，由于受傳統觀念的影響和制約，使得院校的領導沒有給予檔案管理應有的重視，在應聘檔案管理的工作人員的時候，經常應聘一些專業水平以及素養較高的人員。在實際工作中，由于檔案管理人員的經驗不足，沒有對檔案管理工作行程一個正確的認識，從而導致檔案管理工作不夠規范，比如：在開展檔案管理信息化建設期間，經常會出現命名與檔號不符的現象，致使檔案管理出現重名的嚴重情況，影響了檔案管理信息化建設水平的提升，不利于高專院校的長久發展[1]。

（二）網絡安全性不高

隨著時代的發展，社會的進步，信息技術也得到了很好的普及和推廣，在為人們的日常生活以及企業發展提供一定便利的同時，也存在了一定的安全風險。在實際的檔案管理過程中，由于網絡具有一定的開放性，因此大大加劇了高專檔案管理工作的難度。所以，在進行高專檔案管理工作建設的過程中，不僅要注重信息資源的公開，還要加大對個人隱私的保護。同時，在信息化條件下，還經常會受到電腦病毒以及黑客攻擊等因素的干擾，使得信息安全事故時有發生，再加上高專檔案信息內容會涉及到政治以及經濟等方面的機密，所以，在檔案管理期間，如果出現信息泄露以及丟失等情況，那么就會造成非常嚴重的后果。

（三）技術以及設施缺乏一定的完善性

在實際的發展過程中，很多高專院校仍然存在著對檔案管理信息化建設不重視的情況，因此，在這一方面投入的技術以及經費比較少，比如：檔案室只是配備了基本的計算機以及網絡，沒有相應的技術支持，再加上信息基礎設施缺乏一定的完善性，使得高專檔案管理信息化建設的開展受到了很大的限制。同時，互聯網的飛速發展，使得電子文件逐漸取代了紙質文件，但是一些高專院校仍然缺乏標準的信息接口與管理軟件，使得很多電子文件很難進行系統的處理，嚴重的情況下還會導致資源丟失，不利于高專檔案管理信心化建設水平的提升[2]。

二、高專檔案管理信息化建設存在問題的解決對策分析

（一）對檔案管理制度進行不斷完善

面對現階段高專檔案管理信息化建設中存在的問題，院校領導一定要提升檔案管理人員的責任意識以及綜合能力，確保檔案管理建設水平能夠提升。一方面，建立健全的檔案管理機制。在檔案管理信息化建設期間，管理人員要根據實際情況，積極應用先進的管理模式，制定合理、科學的管理制度和方案，并且切實落實到實際工作中，保證檔案管理更加具有科學性和規范性。另一方面，提升檔案管理人員的責任意識。在實際的工作過程中，學校領導要加大對工作人員的培訓，保證檔案管理人員的專業水平以及自身素養可以得到全面提升，讓每一個管理人員都能夠熟練地應用現代化信息技術以及管理模式，并且合理的應用到實際工作中，提升檔案管理的整體水平和效果，進而推動高專檔案管理信息化建設的進程。

（二）全面提升檔案信息的安全性

在高專檔案管理信息化建設過程中，一方面，應該保證檔案存儲設備的安全性，做到專機專用，并且要定期對這些設備的軟件以及硬件進行更新升級，保證檔案管理工作可以符合社會發展的需求，同時，相關人員還要對設備進行定期的維護，保證檔案存儲設備的狀態良好。另一方面，檔案管理人員在實際的工作中，還要對存檔文件進行更新備份，防止出現檔案文件出現丟失的情況。技術人員也可以利用網絡防火墻以及身份驗證等方式，加大檔案管理的安全性，確保電子文件在傳輸過程中能夠具有較強的保密性，避免電子文件被非法刪改等情況的出現，進而促進檔案管理信息化建設的順利開展[3]。

（三）對管理方面技術進行不斷地完善

高專檔案管理信息化建設的順利進行，離不開技術以及軟硬件的支持。因此，在今后的發展過程中，院校一定要積極引進管理方面的技術并且加大資金投入。同時，當院校配備了相關的基礎設施以后，還應該注重對技術的更新，包括：加大對網絡安全的防護，在管理期間，設置相應的權限以及訪客身份認證等，保證檔案數據的安全性可以得到有效提升。同時，院校還應該加強辦公室自動化建設，確保檔案管理工作的效率以及質量可以得到有效提升，進而加快檔案管理信息化建設。

結束語：

面對現階段高專檔案管理信息化建設存在的問題，學校領導應該加大重視，合理分析以及研究問題的成因，并制定科學的解決對策，保證可以最大限度的降低問題發生幾率。同時，在進行高專檔案管理信息化建設的過程中，學校還應該不斷提升管理意識，加強信息安全性，確保檔案管理建設工作具有一定的規范化以及合理化，從而進一步推動高專院校檔案事業的發展進程。

參考文獻：

[1]梁霄，盛金輝.試析學校檔案管理信息化建設的“失范”及對策[J].辦公室業務，2016（11）：45-45.

[2]阿古達木.檔案信息化建設的現狀分析及問題對策[J].科研，2016（12）：00269-00269.

[3]柴坤.高職高專院校檔案管理信息化建設存在的問題及對策[J].洛陽理工學院學報（社會科學版），2015，24（3）：42-44.