檔案管理創新研究

張麗紅

【摘 要】檔案管理的工作，是傾向于服務性質的工作，而今的科技也越來越發達，電子化與自動化技術也在不斷的應用于檔案管理工作之中。檔案管理的作用也越來越重要。我們想要做好檔案的管理工作，就得從思想和觀念上先做到改變。工作人員應該做好行業創新的準備，不斷的在工作中發展創新，尋找檔案管理工作更加優化的方案。在遇到工作過程之中的瓶頸問題時，要靈活的運用新的思維方式和新的工作觀念來解決問題。

【關鍵詞】檔案管理；創新；研究討論

隨著信息化的技術不停的發展，以前的檔案管理已經慢慢的被現代化的檔案管理給替代，檔案管理也越來越信息化和現代化。檔案管理在企業和單位中是一個非常重要的角色。面對社會的更新發展，檔案管理工作也應該不斷的進行創新。

一、檔案管理工作的狀況

現在國家越來越強大，社會也越來越進步，檔案工作在人們的生活與工作之中也發揮了越來越重要的作用。做好檔案工作是各個企業與單位的基本工作，我們只有將檔案工作做好了，才能讓企業以及單位得到更好的發展。檔案工作本來就是一項十分無聊的工作，檔案工作人員在工作中難免會顯得枯燥，如果在這種環境中工作時間太長，會導致這些工作人員的思想和認知變得狹窄，讓他們的思維一直處于一個封閉的空間，這樣的情況讓檔案工作變得越來越陳舊，導致許多工作越來越不能完美完成。在我國的很多地方，檔案管理工作落后，方法陳舊，在很多方面都存在著不足。所以，我們要想做好檔案工作，就得先將我們的思維和觀念進行改變，我們要對檔案管理進行合理的創新與開拓，做到工作的進一步發展。改變檔案工作人員的工作環境，給他們營造一種積極和諧的工作氛圍。

二、檔案管理工作中的一些問題

在一些機關的單位或者是企業中，很少有設立專人根據規定來負責對檔案的合理分類。在對檔案的管理、分類整理時沒有嚴謹的對待，各個部門在對檔案工作進行管理時，大多都是其他的工作人員兼職完成，并不是專業的檔案管理人員，這就導致了檔案管理容易發生混亂，管理方法也參差不齊。加上對于檔案管理沒有專業的認識，對這方面的意識比較模糊，檔案工作的難度也就更加大了。工作人員的調動頻繁，很多的檔案并不是由一個人來完成，下一個人不知道上一個人的工作方法，對其中的細節也不了解，就致使檔案管理工作的錯誤性增加。甚至是有的上層對檔案管理工作并不關心，忽略了檔案管理工作的重要性，沒能保證一些具有保存及存檔的有價值的檔案能夠正常的進入檔案室，這就給之后的檔案整理帶來了一些麻煩和隱患。檔案室是一個企業和單位必不可少的一個機構，它在必要的時候能起到非常重要的作用，很多人因為自身的懶惰，在檔案管理工作時為了貪圖方便，經常把一些用過的檔案隨手一放，而不進行歸檔儲存，有些人雖然進行歸檔，但是卻不按規定歸檔，通常隨手一放，這樣就導致檔案越來越亂，越堆越多，讓原本就分配乏力的檔案變成了好幾個雜亂的部分。

三、檔案管理的思想創新

要想實現檔案管理的創新工作，首先我們需要改變傳統的檔案管理的觀念，讓思想先得到創新，只有我們的觀念改變了，才能真正做到檔案管理工作的創新。

1、檔案的全局觀念

檔案工作要根據發展經濟的任務，來展開管理的創新工作。樹立對檔案工作的大局意識，給檔案工作一個定位，讓其成為其他工作發展的基礎，養成人們對檔案工作的重視感，這樣才能讓檔案工作得到全面的開發。

2、克服舊觀念

要正確的認識到檔案工作中的舊管理思想，改變管理人員的封閉意識。加大對檔案管理的改革，慢慢的完善管理機制，逐步的建立一套適用于時代以及市場的檔案運行方式。對于檔案管理工作，應該展開一場相關的意識改變工作，對檔案工作進行一次全新的認識。這不光是嘴上的改變，而是需要用實際來改變。在保證了檔案工作的保密情況下，對檔案工作進行一定程度的開放，已充分的發揮檔案管理工作的社會影響力。

3、檔案管理的競爭意識

在市場經濟之中，競爭意識是一種普遍的工作優化手段，它適用于各個領域之中，檔案管理工作也可以將這個方式引入，從而更好的對檔案工作進行開發和利用。在檔案工作的進行過程中，定期的對其工作質量進行檢查以及評定，并與日常的獎懲制度結合，讓員工及部門加大對檔案工作的重視。

四、檔案管理制度的創新

積極的探索檔案工作的特點以及規律，形成獨特的并且有利于檔案管理工作的制度，有效的改變管理工作的弊端，調動工作人員的積極性。

1、建立管理的制度

要想管理好檔案工作，要先對其管理制度進行創新，積極的研究檔案管理工作，對其規律以及特點進行分析，充分的調動管理人員的積極性。建立管理工作的責任制，激發管理人員對管理工作的責任感。明確管理工作中的規章制度，完善其制度機制，建立全面的體制。

2、進行合理的獎懲

在檔案管理工作中，加入獎懲體制，可以很好的激發工作人員的積極性，從而加大工作效率。這也側面的讓員工擁有了競爭意識，讓其工作能力得到更好的發揮。合理的獎懲機制可以給枯燥乏味的檔案管理工作提供一些趣味性，讓工作者們不那么呆板。在工作過程中，一定要做到獎懲分明，該獎的獎，該罰的罰。

3、建立專門的檔案工作部門

想要管理好檔案工作，就必須建立一個檔案管理的獨立部門。如果還是像以前一樣，由各個部門的空余人員來管理工作，將使管理工作不受控制，沒法達到預期效果。建立一個專門的檔案管理部門，才能夠全面、及時的對檔案工作進行管理。

五、管理技術的創新

由于現在信息技術的發展，在很多方面都有其的利用，當然，這也為檔案管理提供了一個很好的創新機會，檔案管理工作可以利用信息技術，來改造傳統的管理技術，在檔案的收集、儲存、分組等各個部分進行創新。利用計算機來做紙質檔案的嘗試。計算機利用起來比紙質檔案方便、快捷，在整理上有很大的優點，不僅如此，計算機還能節約很多的時間，它的速度比用紙質的檔案要快得多。但是計算機也有它的缺點，它的安全性并沒有紙質的高，如果計算機不加以合理的利用，可能會導致檔案的泄露或者丟失，給我們造成很大的困擾。在利用電子信息管理檔案時，必須制定一套科學完善的電子檔案管理制度。檔案管理的創新，要積極的推動計算機的系統管理，運用計算機的優點方面，讓檔案管理工作得到最大化的發展，是管理工作者的義務，由于現在人們的生活節奏很快，數據的流量很大，計算機在這方面有很突出的表現，信息技術的引用提高了檔案工作的效率，很好的為檔案管理工作的創新提供了路徑。在以保密為基礎之上，電子檔案可以做到資源的共享，改變了傳統的檔案管理和它的利用方式。讓檔案工作更人性化，可以更加方便的被人們利用起來，為社會提供一個全新的服務平臺。

六、結束語

在目前的社會工作中，檔案管理工作必須要進行科學規范的改革，以適應社會新形式，從而達成檔案管理工作的新目標。檔案管理工作要堅持與時俱進，保持與時代共同進步，不斷的對其管理方法進行細節處理，不斷的結合科學方法來對其進行規范化改革。任何東西都不能停滯不前，一旦停下來，就會落后，只有不斷的對工作進行創新，才能保證檔案管理工作價值得到體現。

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