關(guān)于事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的討論

康秀玲

【摘 要】檔案管理工作是事業(yè)單位日常管理重要組成，是事業(yè)單位協(xié)調(diào)和高效運行的重要保證，對單位管理與發(fā)展有著不可替代的作用。在現(xiàn)代化技術(shù)不斷發(fā)展下，對于事業(yè)單位檔案管理工作更是提出較高要求，只有根據(jù)當前工作現(xiàn)存問題，對其采取相應解決措施，才能更好實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新目的。針對這個問題，文章首先對事業(yè)單位檔案管理進行闡述，其次指出了當前檔案管理工作所面臨的幾個突出問題，提出了改進的新思路，以實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新，供事業(yè)單位參考。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新思路

在科技時代，事業(yè)單位改革逐漸深入，檔案管理的重要性逐漸凸顯出來。按照時代要求，單位內(nèi)部各項管理工作，尤其是檔案管理工作也隨之進行了創(chuàng)新與調(diào)整，檔案管理價值得到了深度挖掘，但就總體而言，還是在管理觀念、管理制度以及管理設(shè)備等方面，仍存在著一些不足之處。對此，事業(yè)單位在進行檔案管理時，可以通過改革制度的優(yōu)化、工作理念更新等，完善當前檔案管理制度。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

1.檔案管理制度不完善

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，由于部分事業(yè)單位存在著管理制度缺陷問題，不僅對單位檔案管理水平提升形成了影響，同時也對檔案資源利用與挖掘造成了阻礙，對單位經(jīng)營決策優(yōu)化形成一定限制，管理制度不完善，主要是因為事業(yè)單位對檔案管理工作不重視。根據(jù)調(diào)查，在我國的事業(yè)單位中，只有少部分的單位會專門針對檔案管理工作建立相應的制度，而在這少部分制定了制度的單位也并沒有將這些制度落實到位，導致這些制度只是流于形式。比如，許多事業(yè)單位在形成檔案以后，只會將其簡單的放置在檔案室，沒有對其進行規(guī)范的分類、整理等，檔案管理意識薄弱。在這樣的情況下，檔案很容易丟失，或者造成檔案信息不準確，還會影響到信息的收集，從而對事業(yè)單位未來工作的進行造成阻礙。同時，由于事業(yè)單位沒有制定嚴格的檔案借閱制度，檔案借閱程序不完善，導致有些借閱出去的檔案沒有及時歸還，或者歸還回來的檔案不完整，從而增加檔案管理工作的難度，不利于事業(yè)單位未來的發(fā)展。在對檔案管理工作進行改革過程中，相應管理制度也需要進一步進行完善。

2.管理觀念落后

由于受到傳統(tǒng)思想觀念影響，現(xiàn)階段，事業(yè)單位在檔案管理工作中，由于單位領(lǐng)導并未對此項工作予以重視，對其呈現(xiàn)可有可無態(tài)度，再加上管理人員對于工作的懈怠，最終造成檔案管理工作無法順利進行，長期以來，事業(yè)單位在日常運行過程中將主要重心放在業(yè)務(wù)服務(wù)方面，對于檔案管理工作有所忽略，單位領(lǐng)導和工作人員在檔案管理方面存在錯誤理解，即檔案管理工作僅需保管和抄寫，只需要確保檔案不會出現(xiàn)泄漏與丟失即可，并不明確該項工作重要意義以及重點工作方向，因此，領(lǐng)導會直接忽略檔案管理，從而無法對其進行改革和創(chuàng)新，并且呈現(xiàn)工作停滯不前的狀態(tài)。

3.檔案管理人員素質(zhì)普遍不高

素質(zhì)問題也是檔案管理的大問題。基于信息化的逐漸深入，事業(yè)單位在檔案管理工作人員方面提出較高要求，即在擁有較強專業(yè)知識能力的同時，還應該與時俱進，實現(xiàn)服務(wù)理念的及時創(chuàng)新。然而我國很多事業(yè)單位的領(lǐng)導對檔案管理工作的重要性和復雜性認識不足，認為檔案管理只是簡單保存、歸類、管理各類文檔，錯誤的認為相關(guān)人員的相關(guān)知識水平和工作能力不重要，委派給專業(yè)水平低，工作能力低下的員工。事業(yè)單位的檔案管理與專業(yè)標準存在很大的差異，管理人員知識水平方面不足，加之檔案資料收集缺少完整性，且格式無法統(tǒng)一等，對檔案管理的創(chuàng)新造成直接影響。還有就是管理人員的責任心不夠，從主觀上不重視自己的工作，工作過程沒有激情、十分機械。

二、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新措施

1.檔案管理制度的創(chuàng)新

為了確保每項工作均可以有序進行，還應先構(gòu)建相應規(guī)章制度，而事業(yè)單位的檔案管理同樣如此。針對檔案管理制度所存在的問題，在進行管理制度改革過程中，一方面要做好紀律檢查工作，引導管理人員正確掌握檔案法，通過此項措施對管理人員的工作行為予以約束，同時對檔案管理給予高度重視，使工作人員能夠真正認識到本職工作的重要意義，不斷對其工作歸屬感以及認同感進行增強，確保其能夠形成良好的自我約束意識。除此之外，事業(yè)單位的管理人員還應該做好檔案管理的監(jiān)督工作，通過對獎懲制度的完善，針對優(yōu)秀員工予以激勵，使其可以積極參與創(chuàng)新工作，并從另一方面對表現(xiàn)較差員工予以警示，使其成為規(guī)范工作人員自身行為的主要保障。；另一方面要以單位檔案管理實際需求為切入點，構(gòu)建起動態(tài)化檔案管理制度，確保能夠結(jié)合時代發(fā)展變化，及時對檔案管理制度進行優(yōu)化與完善，以達到切實提升檔案管理工作和檔案管理實際工作需求相契合的目標，以對檔案管理制度有效性進行保證。同時要實施配套化制度落實保障機制，要對制度執(zhí)行人員各項行為進行監(jiān)管與規(guī)范，以對制度落實質(zhì)量進行保證。

2.檔案管理理念的創(chuàng)新

在事業(yè)單位檔案管理高速發(fā)展下，其工作量持續(xù)增加，檔案的使用率也大大提升，這對檔案管理的工作帶來巨大的挑戰(zhàn)。為了更好的提高檔案管理工作的工作效率，需要對其進行創(chuàng)新與改革，這就需要摒棄原有檔案管理理念。由于管理觀念會對管理工作開展以及改革形成直接影響，因此在進行檔案管理創(chuàng)新與改革之前，單位領(lǐng)導層需要幫助檔案管理人員更新自身管理理念以及管理意識。在具體更新過程中，領(lǐng)導者要起到帶頭作用，改變以往形式主義工作模式，認真落實各項改革工作，保證各項實際問題能夠得到有效解決。同時還要加大對檔案管理工作重要性的宣傳力度，使檔案管理人員充分認識到檔案管理的重要性，確保他們能夠與領(lǐng)導達成共識，可以更加積極、主動地投入到本職工作之中。

3.提高檔案管理人員的素質(zhì)

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，管理人員的素質(zhì)決定著管理工作效率。為提高檔案管理工作的工作質(zhì)量，事業(yè)單位應加強對檔案管理人才隊伍的建設(shè)，提高檔案管理人員的素質(zhì)。首先要為檔案管理人員在工作中提供必要的人力和政策支持，加強各部門及人員對檔案管理工作的配合程度，使其工作順利、高效的開展。其次，事業(yè)單位還應著手組建專業(yè)的檔案管理團隊，應選擇具有扎實專業(yè)知識、具有較強組織領(lǐng)導能力的人管理檔案，同時隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展及在檔案管理領(lǐng)域的應用，員工也應具備較強的計算機水平，能夠在較短時間內(nèi)接受和學習新事物。此外，對于事業(yè)單位新進的檔案管理人員，應對其進行系統(tǒng)性的內(nèi)部培訓，使其了解本單位的檔案管理情況，熟悉各類檔案的存檔方式及位置，以及各種檔案的價值等，這樣才能使新進人員更快的獨立上崗工作，能夠靈活的運用各種現(xiàn)代化的管理手段對檔案進行管理。需要注意的是，培訓不能僅僅局限于理論，還應與實踐相結(jié)合，使培訓內(nèi)容可以切實有效地應用于實際工作。為了提高管理人員的工作積極性和工作質(zhì)量，事業(yè)單位有必要采取提高待遇等激勵措施。

三、結(jié)語

對于事業(yè)單位來講，檔案管理工作具有較高的綜合性，其管理水平更是關(guān)系到事業(yè)單位發(fā)展情況。事業(yè)單位要明確認識到檔案管理工作的重要性，在對檔案管理工作開展情況進行全面分析的基礎(chǔ)上，結(jié)合單位實際需求做好各項檔案管理創(chuàng)新與改革工作，使其形成滿足現(xiàn)代化需求的檔案管理體系。除此之外，在進行檔案管理創(chuàng)新時，還需要通過不斷研究，解決以往管理工作中所存在的問題，提升檔案管理質(zhì)量，從而實現(xiàn)對檔案資源的科學利用，以帶動事業(yè)單位不斷進行發(fā)展。

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