計算機技術在辦公自動化中的應用分析

申志強

【摘 要】計算機技術為辦公自動化帶來顯著成效，在計算機技術、通信技術以及辦公自動化技術的相互作用下，辦公自動化可以通過當前組織管理和結構優化讓效率不斷提高，強化決策的一致性，達到提高決策的目的。辦公自動化作為一種嶄新的辦公模式，正在逐漸得到我國社會各界人士的重視。本文筆者根據工作實踐經驗對計算機技術在辦公自動化中的應用進行了分析探討。

【關鍵詞】辦公自動化；計算機技術；應用

21世紀是一個計算機技術和互聯網技術高速發展的時代，企業要想在日益激烈的市場競爭中脫穎而出并占領一席之地，必須在迎合市場需求的基礎上，促進自身處理事務能力、效率以及質量的提升。計算機技術在辦公自動化中的應用有助于節省人力操作，確保數據信息的安全性和穩定性。

一、辦公自動化的概況

所謂辦公自動化是指在計算機技術的幫助下，類似于處理數據、整合資源和存儲檔案等各種辦公室內部業務都能夠在最短的時間內高質量高效率的完成，故計算機技術是辦公自動化最強大的支撐，在此基礎上它能夠把信息管理和互聯網技術有機地結合在一起，換言之辦公自動化是信息化時代發展到一定階段的重要產物。辦公人員在實際工作過程中， 只需要借助專業的計算機設備和處理軟件，便可以有效地處理和加工各種信息，然后在互聯網的輔助作用下存儲或者上傳那些已經處理好的信息。對信息的處理和加工的整個過程基本上都是通過操作計算機實現的，工作人員也只是對計算機進行相應的操作，故這種在辦公室工作中依賴計算機完成對各種信息的處理和加工的模式被稱為辦公自動化。

二、計算機技術在辦公自動化中應用的具體特征

（一）互不干擾的邏輯結構

在平時的辦公過程中，辦公自動化用戶在對信息進行處理時通常會借助專業的軟件，并且從辦公數據庫中可以將所需要的信息直接調用出來。若同時運行數據庫和應用軟件，則極有可能出現數據紊亂的情況，進而不能全面地將數據庫的數據導出來，更有甚者還會出現各種亂碼的現象。然而，計算機技術所采用的結構具有一定的邏輯性，能夠明確地將數據庫和應用軟件區分開，即使二者的操作同時運行，數據紊亂的情況也不會出現，這便在很大程度上為辦公自動化本身的準確性提供了重要的保障。

（二）同步更新的數據庫

充分發揮辦公自動化的作用，離不開計算機對數據庫中各種數據和信息的調用和處理，由此辦公自動化的功能才能很輕松的實現。出于對辦公自動化用戶的考慮，相同的用戶在不同地區和計算機上通過軟件進行登錄時，是可以將相同數據庫內的信息和數據直接調用出來的，并且數據庫的內容也可以實現異地的同步更新，大大提高了在異地進行辦公的效率。此外，辦公自動化中應用計算機技術，通過對數據進行加密和授權，以及防火墻的啟動等，在很大程度上提高了辦公信息的安全性。

三、辦公自動化中計算機技術應用的必要性

（一）方便管理層做出正確的判斷

辦公自動化作為計算機技術中一種科學規范的管理形式，不但可以讓領導清晰明了的將數據整合起來，還會提高企業員工的工作效率，讓工作可以順利開展。

（二）加強企業的內外部交流

在辦公自動化之前，很多企業的工作都因為工作內容與場所的限制導致沒有正常的部門之間的溝通，企業員工浪費很多工作時間，導致員工之間也缺少必要的溝通。運用辦公自動化之后，企業的內外部交流更加方便，在此期間不同部門的工作人員可以隨時運用相應軟件進行學習交流和合作，加強工作人員對計算機的使用程度，提高工作效率。

（三）節約企業辦公的成本

企業對計算機的引進可以深化無紙化辦公的程度，還可以節約辦公成本，盡量使公司的墨盒和紙張購買盡量縮減，社會資源就可以最大限度地進行整合，讓工作設備與紙張資源都能夠最大化的進行利用。

（四）員工的交流更加順暢

辦公自動化在計算機技術應用的過程中，企業可以通過辦公軟件和企業內部網絡讓員工之間的交流更加順暢，每一個部門可以將計算機技術應用運用于普通的信息交流和處理過程中，提高員工的工作積極性，讓企業員工在自己的崗位上發揮最大的作用。

四、辦公自動化中計算機技術應用的途徑

（一）建立辦公自動化管理體系

企業根據自身情況引進計算機技術，通過對本公司技術和人員的調查，引進適合本公司發展的計算機軟件。一些先進的國外軟件雖然有自身的優勢，但是并不適合我國企業，想要讓每一個軟件都發揮自身的作用，就需要在企業中建立完善的辦公自動化體系。相關技術人員能夠準確無誤地把握計算機技術的每一個層面，根據實際情況具體分析，選取相應的軟件進行解決，發揮軟件功能最大化。

（二）提高企業工作人員的計算機專業能力

現在很多企業的計算機技術人員的水平都不一樣，所以無法對計算機技術應用的方法得到全面掌握，給企業辦公自動化的實現產生了阻礙。

（三）設立良好的計算機技術應用外部環境

在辦公自動化的推進過程之中，需要加強與高校等專業機構的合作，這樣才可能占據技術的戰略高點。

（四）對數據進行密碼保護

計算機數據庫的破壞主要與內部和外部的破壞有關，有些用戶對計算機數據庫的用戶名與密碼通過非法盜取而獲得其他用戶數據庫是最主要的破壞行為，并且這種不法行為在很大程度上已經嚴重威脅了用戶數據庫的安全性，故為有效防止出現用戶丟失或者泄露數據的現象，最大限度地確保辦公自動化用戶能夠對計算機運行程序進行安全且方便的調用，計算機數據密碼保護技術就在其中發揮著至關重要的作用。通過計算機密碼保護系統可以幫助數據庫管理系統實現對計算機辦公自動化數據安全性和可靠性的有力保護。同時，該保護系統能夠防止不法分子對用戶數據庫數據進行隨意且非法的篡改與盜取，從根本上為眾多辦公自動化用戶提供有效的保障，保證計算機數據的安全。除此以外，隨著計算機技術和互聯網技術的普及發展，辦公自動化技術的發展日漸成熟， 應用于計算機密碼保護的范圍越來越廣，為促進辦公信息安全等級的顯著有效提升，一大批具備較高安全等級的保護系統與軟件正不斷地涌現出來。

五、結論

隨著社會經濟的快速發展，每一個企事業單位都需要處理大量的工作事物，導致計算機中的數據不斷加入，深入到不同時代的每一個領域，導致辦公自動化的積極發展，計算機技術通過辦公自動化模式走入人們的生活，例如計算機文字處理、圖片處理以及多媒體技術等，這些計算機技術在可以最大限度地提高工作人員辦公的數量和質量，無論是社會上的每一個行業都會有積極影響，同時管理層也可以通過辦公自動化的應用程度為計算機技術的應用奠定良好的基礎，推動整個計算機領域的發展。

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