國有企業的檔案管理的現狀和對策探討

王健

摘 要：古老的時候智慧的人們逐漸將文字研發出來，于是人類慢慢步入所謂的文明時期。到了近現代，改革開放以后，國家對于檔案的管理越來越重視，1956年《國務院關于加強國家檔案工作的決定》提出“對檔案學及其他輔助科目，應該加強研究工作，以提高科學水平。”隨著大數據時代的到來，不僅生活節奏變快，對于檔案的儲存需求以驚人的速度快速增長，國有企業的檔案管理更是重中之重，本文就國有企業的檔案管理的現狀進行簡要探討，并就其中出現的問題提出相應的策略。

關鍵詞：國有企業；檔案管理

引 言

在30年代，有位史學界人士叫沈兼士，他在自己編寫的《文獻館整理檔案報告》中提到了三原則“整理以不失原來之真相為原則，編纂以普遍編目為原則，陳列以就文物之性質相互連貫照應為原則”，檔案存儲需要時間，朝代的更替，是的有些檔案不得不重新整理，于是整理的時候務必要遵守原來的真相，不得摻入任何主觀臆斷在里面，防止誤導讀者，編纂檔案的時候最好尊重傳統的編目原則，創新雖說好，但在這里不適用，對文物檔案的陳列，需要整理者了解文物背后的屬性，然后分門別類。因此檔案的管理是一門很深的學問，人們不可輕視之。

1.什么是檔案

1.1檔案的簡述

私企與國企的檔案性質有些許的不同，國企的部分檔案的絕對機密的，檔案的傳遞需要依靠嚴格機密的途徑進行，當然他們之間共同的檔案性質按照現有技術可以分為電子檔和紙質檔，紙質的包括建設單位、施工單位、監理單位等相關單位的投標相關資料、測繪數據、立項資料、往來文書、管理合同、聯系單、簽證單、各種測檢評估資料、施工圖、竣工圖等對于人事部門來說信息越全越好，信息的掌握很大程度上可以幫助人事部進行合理的人才調用。

電子檔案主要記錄一些重要相關信息，也包括上述的一些工程準備階段文件（立項、審批、征地、水文、地質等基礎資料）、監理文件（設備監造、安裝、調試等文件）、施工文件、施工竣工圖等等，這些檔案在合適的情況下盡可能以電子檔的形式備份。電子版的檔案集中到檔案整理人員一個人的身上時，工作量巨大，同時對工作人員的細心程度要求極高。

1.2檔案的作用

檔案看起來就是一個嚴肅的名詞，但是詩人劉鐵林賦予其詩意

“......

檔案是一盞燈，用前人創造的智慧照亮來者的路。

檔案是一張網把古人、今人、后人連在一條纖繩上。

檔案是一面鏡子，用歷史的明鑒照出世人的美丑善惡。

檔案是一塊基石，為聰明人建筑成功和輝煌。

檔案是權威的教科書。

檔案是最完美的百科大全。

檔案是人類精神財富和物質財富的源泉

......”

這首詩充分向我們描繪了檔案的作用，簡單概括來說檔案是用于存檔備案方便今后取證的一系列事物的總稱，比如文字、圖表、聲音、錄像以及各種能當做某種證明的事物，對于檔案的保存當然要求其有保存的意義，該意義存在于供人類開發利用。

2.國有企業的檔案管理現狀分析

管理檔案的方式不盡相同，可以分配專業人管理，也可以讓相關部門兼職管理，一些人采用手工管理，另一些人采用電腦管理，還有的人兩者兼顧，還有些會用專業的檔案管理軟件來管，這應該算是一種較為前沿的管理方式。

2.1信息化程度低

政府部門對于經常對企業招標，以建立現代化的信息管理系統，政府對此的重視是一個好兆頭，現在喜聞樂見已出現了部分信息管理系統如：紫光管理系統、東方飛揚管理系統、同方鼎欣數字檔案系統等，這些系統都是近幾年開始研發出來的，雖然有的管理系統是數一數二的，但是總覽我國相關領域的管理系統簡直屈指可數，因此對于系統的創新性和完備性有待科研人員的進一步完善。從計算機興起之初人們普遍使用以輔助檔案管理的計算機軟件有Office辦公軟件如Word、Excel、PDF等，即我們常說的電子檔案，這都是處于低水平信息化的階段所采用的。

2.2檔案建立不具有及時性

國有企業對于信息量的需求越來越苛刻，對于技術不難測評，但是每個企業建立之初檔案管理系統不能及時得到完善，如果不能及時規范化各項工程的檔案管理，就難以在最大程度上做到資源的合理調配。新興企業對于一個項目的把握將會少很多執行度，如果每一個企業能夠一開始對于檔案管理就得到技術上的支持，那么發展速率也將更大。

3.國有企業檔案管理的具體方法及對策

3.1.促進應用信息化技術檔案系統研發

對于我國現有檔案信息化程度來看，尚處于萌芽階段，政府應當對社會檔案管理系統信息化加大力度，例如在大學檔案學專業以及相關專業如計算機專業、密碼學專業等人才培養方面給予更大的重視程度；適度提高檔案管理人員工作環境和薪酬，或者采用科研項目獎勵招標的方式鼓勵私營企業研發相關系統，或者匯聚國內外相關領域人才共同研發。總之，該方面需要得到社會的重視。

3.2擴大檔案管理覆蓋范圍

檔案要想及時更新并有據可循，就需要將檔案管理系統應用到社會工作的方方面面，小到每個私營企業，然后在每個領域比如人事檔案管理領域以及工程檔案管理系統等分配專員，制定出合理的檔案調配、儲存、管理相關事宜，這樣，國家內部參與正當行業的工作人員、各大企業的交流信息的記錄將會更加完善。但是可想而知對工作人員的素質要求應該是極高的，或者以最客觀的記錄形式將相關人員的信息簡要記錄在案，當然此方案實施的前提在于國家已經有一套完善的檔案錄入系統，具有高嚴密性和方便管理性。因此該領域任重而道遠，需要大家的共同努力。

4.結論

古有石刻、竹簡、書信、甲骨等形式的檔案，今有照片、錄像、音頻等形式的檔案，這些財富都是人類利用自己的智慧慢慢積累來的，就其發展的過程和作用來說都是人類文明的象征，歷史史料檔案為我們了解先祖起了重要的作用。國有企業的檔案則對其自身發展有著重要影響，信息管理系統的滯后將會很大程度上影響經濟發展。早日健全檔案管理體系是加快經濟發展的一個重要舉措。

參考文獻：

[1] 王雙喜.國有企業人事檔案管理的現狀、問題和對策[J].企業改革與管理，2016（17）：91-92.

[2] 文華.國有企業人事檔案管理的現狀、問題和對策研究[J].人事天地，2014（06）：32-34.