信息化時(shí)代學(xué)校人事檔案管理創(chuàng)新方向探討

陶宗國

【摘 要】隨著數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的來臨，我國的各個(gè)行業(yè)也進(jìn)入了全新的數(shù)字信息化時(shí)代，作為教育部門的學(xué)校加入了這場(chǎng)變革之中，學(xué)校的人事檔案管理是十分重要的工作，因此需要緊隨人事制度而進(jìn)行變化并不斷革新，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，煩瑣且容易丟失，新形勢(shì)下的人事檔案管理模式經(jīng)過不斷創(chuàng)新與優(yōu)化，強(qiáng)化了整個(gè)人事檔案的管理效率與成果。

【Abstract】With the advent of the digital network era， China's various industries have entered a new era of digital information， as the education sector， schools have also joined the transformation. The management of personnel archives in schools is a very important task， so it needs to be changed and innovated in keeping with the personnel system. The traditional personnel archives management is cumbersome and easy to lose. The personnel archives management mode under the new situation has been innovated and optimized constantly， which has strengthened the management efficiency and achievement of the entire personnel archives.

【關(guān)鍵詞】信息化；學(xué)校人事檔案管理；創(chuàng)新方向

【Keywords】 informatization ； personnel archives management in schools； innovation direction

【中圖分類號(hào)】F208 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2018）06-0103-02

1引言

在學(xué)校人才管理工作中，人事檔案是其核心組成部分。隨著信息網(wǎng)絡(luò)的逐漸普及，人事檔案管理工作也發(fā)生了日新月異的變化，人事檔案管理也變得越來越人性化，并具有便捷性。但校園人事檔案的信息化管理仍處于裹足不前的狀態(tài)，例如：管理手段過于陳腐。由于學(xué)校的局域網(wǎng)與電能配置沒有進(jìn)行及時(shí)更新，日常網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)工作不到位，管理軟件操作煩瑣，沒有經(jīng)過系統(tǒng)性的優(yōu)化。再者，人才數(shù)據(jù)庫管理體系不夠完善，數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，不完善的狀態(tài)，既無法保證人才的正確應(yīng)用，也無法確定人才的質(zhì)量是否符合標(biāo)準(zhǔn)。最后，管理人員對(duì)人事信息沒有足夠的重視。任何事物都有其雙面性，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)帶給人們便利性的同時(shí)也帶來了新的威脅—計(jì)算機(jī)病毒。計(jì)算機(jī)病毒的出現(xiàn)對(duì)人事信息的安全構(gòu)成了致命威脅。本文對(duì)信息化時(shí)代學(xué)校人事檔案管理創(chuàng)新方向進(jìn)行了探究。

2 學(xué)校人事檔案管理信息化的意義

2.1 檔案信息化管理的意義

經(jīng)過各行各業(yè)的對(duì)檔案管理工作的不懈努力，我們國家才能夠取得今天的成就。基于此，可以了解到檔案管理工作為我國各項(xiàng)事業(yè)所做的貢獻(xiàn)是不可不磨滅的，在我國社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)中更是起到了巨大的重用與積極的意義[1]。近幾年

來，我國檔案管理產(chǎn)生了巨大的變化，隨著信息化的浪潮而不斷改變著，從各個(gè)方面來支持并大力推進(jìn)檔案的信息數(shù)字化建設(shè)。因此，我國教育部門作為時(shí)代革新的發(fā)源地更應(yīng)該加強(qiáng)相應(yīng)檔案信息數(shù)字的建設(shè)，緊跟改革前進(jìn)的步伐，建立信息化建設(shè)的檔案管理的整體結(jié)構(gòu)，早日實(shí)現(xiàn)高校人事資源共享。

2.2 通過信息管理，發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)

學(xué)校孕育著各式人才與精英，他們是國家希望的種子，而我們國家將會(huì)在他們的手上被建立的更加繁榮，更加興盛。檔案是人事管理工作中的載體，它用來承擔(dān)高校內(nèi)部人事的成績、品質(zhì)、技能等各種事實(shí)的詳細(xì)記錄，更代表著人才的成長記錄，是人才考核依據(jù)，高校人事檔案實(shí)行信息化后管理益處很多，還可以用搜索引擎在數(shù)據(jù)庫里搜索需要查詢的人才的訊息，還能為高校人力資源的統(tǒng)計(jì)做出更為直觀的數(shù)據(jù)表格，更利于高校人力資源的統(tǒng)計(jì)。

2.3 信息化管理對(duì)人事管理發(fā)展的意義

傳統(tǒng)人事檔案的載體主要紙質(zhì)為主，書寫紙作為檔案載體存在著很多的問題，例如；不便于長期保存、儲(chǔ)存環(huán)境的因素、查閱煩瑣等。而電子文檔的出現(xiàn)則很好地代替了傳統(tǒng)的文檔載體，電子文檔為高校的人事檔案提供了更優(yōu)越的發(fā)展前景。經(jīng)過電子信息化處理后的文檔不僅儲(chǔ)存便捷，記錄資料可以保存更久的時(shí)間，如果要針對(duì)某一類或者某一項(xiàng)信息進(jìn)行查找，人們可以通過計(jì)算機(jī)人事程序進(jìn)行項(xiàng)目篩選，通過信息傳送等手段，實(shí)現(xiàn)人事檔案的資源共享。

3 信息化檔案的弊端

檔案管理工作由于涉及保密性與安全性，因此，現(xiàn)階段的檔案管理弊端也逐漸顯現(xiàn)在人們的面前[2]。目前我國的信息管理手段依然過于滯后，也由于各種原因并且無法進(jìn)行真正意義上的普及。我國對(duì)于人事檔案的管理手段依然有著局限性，并使用傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行辦公。同時(shí)，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)沒有獲得高校的有力重視，導(dǎo)致高校內(nèi)部的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與電能性能較為落后。同時(shí)由于沒有做好網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部的維護(hù)，相應(yīng)的軟件也沒有進(jìn)行針對(duì)性優(yōu)化，進(jìn)而使檔案管理的信息化較差，不能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公等問題的出現(xiàn)，嚴(yán)重阻礙了信息化人事檔案管理的發(fā)展進(jìn)程。另外，人才數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)失真，導(dǎo)致數(shù)據(jù)失真的原因有三方面：第一，人事數(shù)據(jù)不實(shí)，一些部門為了應(yīng)付上級(jí)的檢查而構(gòu)建臨時(shí)數(shù)據(jù)，進(jìn)而輸入了不實(shí)的數(shù)據(jù)。第二，數(shù)據(jù)檔案失真，檔案數(shù)據(jù)由于缺乏審核機(jī)制，再加上由本人自行填寫，往往缺乏真實(shí)性。第三，數(shù)據(jù)更新緩慢，高校人力數(shù)據(jù)庫長期處于封閉式狀態(tài)，沒有專業(yè)員工進(jìn)行校準(zhǔn)的同時(shí)，致使人才數(shù)據(jù)庫錯(cuò)誤頻出，從而降低了其管理系統(tǒng)的質(zhì)量。

4 信息化時(shí)代學(xué)校人事檔案管理的創(chuàng)新

4.1 重視學(xué)校檔案信息化建設(shè)

學(xué)校管理層應(yīng)該重視人事檔案的管理工作，并將其視為學(xué)校管理工作的核心之一。同時(shí)，針對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行改良，并投入適當(dāng)?shù)母牧假Y金。校方管理層還應(yīng)該對(duì)人事管理設(shè)備進(jìn)行更新，如更換電腦硬件設(shè)施[3]。同時(shí)為了確保信息的準(zhǔn)確度，應(yīng)該更引入云系統(tǒng)并加入共享平臺(tái)。同時(shí)要防止出現(xiàn)人事信息外泄的情況，需要檔案管理人員對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行及時(shí)備份以及做好文件的保密工作。

4.2 建立檔案信息庫的管理模式

加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)庫的規(guī)范性，最重要的部分就是要保障人事數(shù)據(jù)的真實(shí)與完整，這些因素直接影響到整個(gè)人事數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量，也就是說這些因素決定了整個(gè)數(shù)據(jù)庫信息化發(fā)展的成效。為了能夠達(dá)到其標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該從以下幾方面入手，第一，加大人事檔案收集工作的力度，并對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)分類。第二，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)以及數(shù)碼技術(shù)來對(duì)數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建進(jìn)行詳細(xì)說明，第三，做好相應(yīng)的審核機(jī)制保證數(shù)據(jù)庫的更新，讓人事檔案信息管理可以更系統(tǒng)化與規(guī)范化。

4.3 提高管理信息化檔案隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì)

為了更好地完善檔案信息化管理制度的實(shí)施，校方管理高層也要重視專業(yè)性人才的培養(yǎng)，各個(gè)高校應(yīng)該針對(duì)性地培養(yǎng)出高質(zhì)量的人事檔案管理隊(duì)伍。目前，我國高校人事檔案相關(guān)人員大部分并不具備相應(yīng)的從業(yè)素質(zhì)，再加上校方管理高層沒有對(duì)人事檔案管理部門予以一定的重視，導(dǎo)致檔案管理人員無法獲得學(xué)習(xí)與自己職業(yè)相對(duì)應(yīng)的知識(shí)的機(jī)會(huì)。因此，校方檔案管理人員的綜合素質(zhì)、工作方式、思想意識(shí)等尚需完善，他們的綜合素質(zhì)仍需要校方去努力來為其做出提升[4]。因此，只有重視人才的培養(yǎng)才能進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理的全面優(yōu)化。為了更好地培養(yǎng)出專業(yè)性人事檔案管理人才需要從下面幾方面出發(fā)：第一，必須要從人事檔案人員的道德品質(zhì)與其專業(yè)素質(zhì)水平入手，并進(jìn)行提高。第二，人事檔案管理人員應(yīng)該具有崇高的職業(yè)道德和良好的敬業(yè)精神。第三，檔案管理人員需要具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時(shí)，要有盡職盡責(zé)的奉獻(xiàn)精神。第四點(diǎn)，檔案管理人員需要時(shí)刻保持謙虛好學(xué)的精神，對(duì)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)知識(shí)與管理方式必須加以熟練掌握和利用，例如如何在檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。

5 結(jié)論

綜上所述，本文通過對(duì)信息化時(shí)代學(xué)校人事檔案管理創(chuàng)新方向進(jìn)行探究發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段人事檔案信息管理方面依然存在著很多的問題，如信息化檔案存在弊端、人事數(shù)據(jù)不實(shí)、數(shù)據(jù)檔案失真、數(shù)據(jù)更新緩慢等問題。針對(duì)這些問題，提出了針對(duì)性的信息化時(shí)代學(xué)校人事檔案管理的措施，重視學(xué)校檔案信息化建設(shè)、建立檔案信息庫的管理模式、提高檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì)等。相信在社會(huì)各層的努力下，我國未來的人事檔案管理將會(huì)發(fā)展得更好。

【參考文獻(xiàn)】

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【3】王筱.信息時(shí)代職業(yè)院校人事檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新分析[J]. 考試周刊，2017，17（92）：195.

【4】姚珊.大數(shù)據(jù)時(shí)代電子信息人事檔案創(chuàng)新管理研究[J].海南檔案，2017，36（4）：26.