論高校檔案管理工作的服務與創新

李鍇

創新為社會發展提供動力，在社會發展過程中教育的改革創新是重點。作為高校管理重要環節之一的檔案管理工作必須要緊跟時代步伐，更新觀念，采用新技術，進行一系列的改革創新，建立現代化的檔案管理機制，用高校檔案來服務高校的各項工作。

從總體來說，高校的檔案中能夠看到高校的歷史和目前的發展情況并對高校未來的整體工作安排提供參考。從具體來看，高校的檔案可以為高校的教學、科研提供重要的依據。作為國家檔案管理的重要組成部分，高校檔案管理所蘊含的信息資源也能為社會發展規劃提供強有力的幫助。

1 以新的觀念進行高校檔案管理工作

在人們的傳統觀念中檔案管理就是抄寫、保管各種檔案信息，保證檔案的完整保證不泄密。許多高校中的工作人員并沒有注意到檔案管理工作的價值，看不到檔案管理在單位中發揮的重要作用。社會在進步，但人們的觀念卻停滯不前，這種舊有的觀念已經不能適應現代高校的發展。高校教育需要改革，而為其提供信息依據的檔案管理工作便是繼續改革的重點之一。高校領導和高校檔案管理工作者必須及時地更新觀念，跳出陳舊觀念的束縛，認真對待高校檔案管理工作，使其能夠切實為高校的管理、教育、科研提供強有力的信息支持，發揮出應有的作用。

2 明確高校檔案管理工作的服務對象

2.1高校檔案管理為高校教育服務。高校檔案是對高校工作的記錄。隨著社會的發展和高等教育的普及，高校教育也要根據實際情況改進教學方法、改善教學模式、改革人才培養計劃等進行一系列的創新。而這些改革創新計劃都需要參考大量資料，總結過去的經驗教訓。此時，檔案管理工作者必須起到應有的作用，積極地為教育改革提供必要的資料，讓檔案管理工作為高校教育服務。

2.2 高校檔案管理為科研服務。高校科研工作的步驟、成果等都記錄于高校的科研記錄中，查閱科研檔案可以為高校科研工作者提供有力依據激發靈感，提高科研效率。人類進步需要科技創新，記錄高校科研成果的科研檔案有著無可替代的重要地位，高校科研工作者要善于運用科研檔案，從中找到有用的信息為科技水平的提高做出貢獻，讓科研檔案真正為高校科研服務。

2.3 高校檔案管理為學生管理服務。學生是高校管理的重要參與者和主要受益者，是高校中人數最大的群體。高校的學生管理工作難度大而任務繁重，其不光對學生學籍進行管理，更要對學生思想道德進行管理。學生的學籍信息和接受的道德教育都記錄在高校的檔案中，通過查閱檔案可以了解學生的學習生活情況。高校的檔案管理工作者可以從檔案中總結出有利于學生管理的各項規章制度并對學生管理改革提供有效意見，讓檔案管理工作為學生管理服務。

2.4 檔案管理為高校的領導決策服務。高校的檔案管理工作在保證檔案安全的同時，還要在檔案的收集和整理中提煉出有用信息為高校的管理者提供科學依據，幫助其做出科學的決策。高校的領導決策關系到高校改革的成功與否，因此高校領導必須在在結合過去的教訓吸取經驗后才能做出決定。所以高校檔案管理工作人員就需要將經過整理分類的各種檔案提供給高校領導，為高校的領導決策提供依據。

3 高校檔案管理工作服務創新方法

3.1建立高校檔案庫。在網絡時代，互聯網為我們的生活提供了大量便利，在這樣的時代背景下各個高校都建立了自己的校園局域網。為了方便檔案的整理和查找，高校可以利用自身的技術優勢結合檔案室的特點，建立檔案室網頁，并以此為基礎，建立自己的數據庫。這樣不僅可以方便檔案的查閱，還可以節約大量用于檔案管理的人力物力。

3.2電子檔案的實時上傳。電子檔案與傳統的紙質檔案相比具有更多的優勢，方便快捷就是其中之一。高校檔案室可以在自己的網頁上建立檔案上傳窗口，讓高校各部門的工作人員可以在歸納電子檔案后直接通過網絡將檔案上傳到檔案室的數據庫，這樣的方式可以大大節省高校管理人員的工作時間，提高高校管理工作的工作效率。

3.3提供檔案在線查詢服務。在現代網絡被大量運用的背景下，檔案的查詢已經完全可以通過互聯網來完成。高校的各個部門將自己的檔案通過校園局域網上傳至檔案管理部門，然后再由檔案管理部門工作人員將檔案信息進行分類、加工、儲存，將各部門的檔案進行分類，編理條目，然后發送到檔案部門的專屬數據庫內。當用戶需要查詢時可以通過網頁內的用戶查詢系統找到自己需要的內容，極大的為用戶提供了便利。

3.4縮短檔案管理周期。高校的改革需要檔案管理部門提供準確、及時的檔案資料。這就要求高校檔案管理工作人員能夠在收到各部門上傳的檔案資料后在最短時間內進行整理歸類，而不能像以往那樣定期對檔案進行整理。縮短高校檔案管理周期，能讓檔案管理者更加了解檔案中的信息資料，針對學校的改革將信息進行匯總，提出有益于高校改革的意見。

4 結語

時代的發展依靠創新，只有不斷創新高校教育才能顯著提高，與此同時高校檔案管理工作越來越受到重視。在這樣的背景下高校檔案管理人員必須要改變舊有的觀念，堅持創新。引進新的技術開創新的檔案管理模式，讓高校檔案管理工作切實為高校教育、科研、學生以及高校發展服務。

（作者單位：臨沂職業學院）