出版社應(yīng)收賬款管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

摘 要：應(yīng)收賬款作為出版社銷售圖書(shū)引起的一項(xiàng)債權(quán)，其會(huì)對(duì)出版社資金的周轉(zhuǎn)和正常經(jīng)營(yíng)產(chǎn)生直接影響，當(dāng)前我國(guó)逐漸增加了在出版行業(yè)方面的投資，也在一定程度上增加了出版社應(yīng)收賬款，而大量的應(yīng)收賬款會(huì)導(dǎo)致出版社流動(dòng)資金緊縮，甚至成為壞賬或死賬，因此出版社加強(qiáng)應(yīng)收賬款顯得尤其重要。

關(guān)鍵詞：出版社；應(yīng)收賬款管理；問(wèn)題；對(duì)策

應(yīng)收賬款是指企業(yè)在依規(guī)合法的經(jīng)營(yíng)過(guò)程中通過(guò)服務(wù)、產(chǎn)品銷售或其他方式形成債權(quán)，而應(yīng)收賬款管理指的是應(yīng)用系統(tǒng)科學(xué)以及有效的方式對(duì)客戶在企業(yè)中的賒賬進(jìn)行管理。雖然出版社高度重視應(yīng)收賬款管理，但是因?yàn)槭袌?chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈、網(wǎng)絡(luò)傳媒發(fā)展迅猛等因素依然存在一些問(wèn)題，因此研究出版社應(yīng)收賬款管理存在的問(wèn)題并針對(duì)這些問(wèn)題提出解決措施具有重要意義。

一、出版社應(yīng)收賬款的原因及特點(diǎn)

出版社的圖書(shū)銷售渠道主要有新華書(shū)店系統(tǒng)、網(wǎng)店銷售系統(tǒng)、民營(yíng)系統(tǒng)和自銷四個(gè)渠道，其中以前三者為主。很長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，賒銷是圖書(shū)行業(yè)的慣例，即由出版社先給渠道發(fā)貨，待書(shū)店銷售一段時(shí)間后，雙方按照約定定期核對(duì)銷售清單。銷售清單確定后，貨物的風(fēng)險(xiǎn)才可以確定已轉(zhuǎn)移。出版社根據(jù)銷售清單確認(rèn)收入，同時(shí)確認(rèn)應(yīng)收賬款，最后渠道再根據(jù)約定的賬期支付出版社賬款或退貨。

這種委托代銷的方式是出版社形成大量應(yīng)收賬款的主要原因。隨著出版行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，出版發(fā)行系統(tǒng)回款賬期由之前的3個(gè)月逐漸延長(zhǎng)至半年、1年甚至更長(zhǎng)，然而部分書(shū)商商業(yè)信譽(yù)度較低，雙方業(yè)務(wù)員更換頻繁也使得出版社的應(yīng)收賬款損失較為嚴(yán)重。

出版社應(yīng)收賬款的特點(diǎn)為：回款周期長(zhǎng)、回款困難，最終導(dǎo)致出版社資金回籠困難，社店矛盾突出。

二、出版社應(yīng)收賬款管理存在的問(wèn)題分析

（一）缺乏專門(mén)的信用管理機(jī)構(gòu)

當(dāng)前，出版社應(yīng)應(yīng)收賬款的管理工作主要由其財(cái)務(wù)部和發(fā)行部負(fù)責(zé)，前者主要承擔(dān)著應(yīng)收賬款的核算和輔助管理應(yīng)收賬款，后者主要負(fù)責(zé)同書(shū)商洽談并簽署賒銷合同以及回收貨款。為了能夠盡快回款，發(fā)行人員一般會(huì)提前開(kāi)具發(fā)票，由于缺乏應(yīng)收賬款的理論知識(shí)，再加上缺乏有效的崗位培訓(xùn)，以至于因發(fā)行人員盲目賒賬而引起的應(yīng)收賬款超過(guò)50%。雖然財(cái)務(wù)部門(mén)的工作主要關(guān)注出版社的現(xiàn)金流、經(jīng)濟(jì)利潤(rùn)，日常需要開(kāi)展應(yīng)收賬款發(fā)生、回收、壞賬損失等核算工作，但是因?yàn)樗麄儫o(wú)法與書(shū)商直接交談，無(wú)法準(zhǔn)確掌握書(shū)商的資信情況和償債能力，更談不上應(yīng)收賬款的有效控制，只能進(jìn)行事后核算和統(tǒng)計(jì)等。另外，應(yīng)收賬款管理環(huán)節(jié)中的書(shū)商信用調(diào)查、書(shū)商信用風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估、制定信用政策等等均要求具有很強(qiáng)的專業(yè)能力，若無(wú)專門(mén)的信用管理機(jī)構(gòu)很難實(shí)現(xiàn)應(yīng)收賬款管理的有效。

（二）應(yīng)收賬款管理制度不健全

主要表現(xiàn)在出版社在應(yīng)收賬款管理方面缺乏嚴(yán)格的賒銷內(nèi)控制度，雖然個(gè)別出版社針對(duì)應(yīng)收賬款制定了內(nèi)部控制制度，但是因制度執(zhí)行不到位，導(dǎo)致制度如同虛設(shè)。當(dāng)前出版社普遍采用“經(jīng)銷包退”的代銷模式，財(cái)務(wù)部門(mén)掌握的應(yīng)收款只是到回款期開(kāi)票結(jié)算的款項(xiàng)，然而針對(duì)那些大部分沒(méi)有到回款期的鋪貨數(shù)據(jù)則掌握在業(yè)務(wù)部門(mén)中，而兩個(gè)部門(mén)之間缺乏有效的溝通和協(xié)調(diào)無(wú)法全面掌握應(yīng)收賬款。業(yè)務(wù)部門(mén)在賒銷時(shí)常常未經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)部門(mén)審核，再加上業(yè)務(wù)部門(mén)缺乏發(fā)貨考核指標(biāo)，不能有效抑制賒銷發(fā)貨的沖動(dòng)，導(dǎo)致出版社應(yīng)收賬款居高不下。另外還有個(gè)別業(yè)務(wù)員沒(méi)有及時(shí)與客戶對(duì)賬，即便有些人員進(jìn)行了對(duì)賬，對(duì)賬形式為口頭承諾，沒(méi)有形成合法有效的對(duì)賬憑據(jù)。

（三）應(yīng)收賬款管理手段落后

出版社應(yīng)收賬款管理手段落后主要表現(xiàn)在：第一，就當(dāng)前而言，出版社應(yīng)收賬款的系統(tǒng)基本上還停留在一些簡(jiǎn)單的輔助核算、訂單管理、出庫(kù)管理以等記賬方面，導(dǎo)致應(yīng)收賬款無(wú)法得到有效控制。這些缺陷容易引起從事跟應(yīng)收賬款管理相關(guān)的人員監(jiān)控缺乏有效性和時(shí)效性，引起出版社在作出重大決策時(shí)常常出現(xiàn)失誤進(jìn)而給自己帶來(lái)不必要的損失。第二，出版社當(dāng)前還沒(méi)有建立起完善的信用管理體系，以至于應(yīng)收賬款不僅計(jì)算繁瑣而且數(shù)據(jù)更新缺乏時(shí)效性，對(duì)應(yīng)收賬款的管理機(jī)制過(guò)于粗放。第三，出版社在判斷書(shū)商信用等級(jí)時(shí)缺乏充分的數(shù)據(jù)作支撐，財(cái)務(wù)部門(mén)和發(fā)行部門(mén)交流機(jī)制不暢通，從而導(dǎo)致應(yīng)收賬款無(wú)法按期、足額的追回。

三、出版社加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理的對(duì)策

（一）設(shè)置獨(dú)立的信用管理部門(mén)

信用風(fēng)險(xiǎn)管理本身是一項(xiàng)集技術(shù)性、專業(yè)性為一體的綜合性工作，少不了信用方面的專業(yè)人才的參與。因此應(yīng)在出版社內(nèi)部增設(shè)獨(dú)立的信用管理部門(mén)，并聘請(qǐng)專業(yè)的信用管理人員，確保信用風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)分析均科學(xué)地開(kāi)進(jìn)行，防范和控制信用風(fēng)險(xiǎn)。信用管理部門(mén)其主要承擔(dān)以下工作：一是收集并匯總由發(fā)行部門(mén)圖書(shū)的賒銷情況和書(shū)商調(diào)研資料，并對(duì)財(cái)務(wù)部門(mén)的賬款計(jì)算記錄進(jìn)行整理和分析；二是匯總發(fā)行部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)的信息，主要是對(duì)書(shū)商的信用資質(zhì)、經(jīng)營(yíng)情況、支付能力以及賬款拖欠情況進(jìn)行詳細(xì)分析，特別是要重點(diǎn)調(diào)查并分析書(shū)商是否存在違規(guī)記錄，然后將整理出來(lái)的信息反饋給發(fā)行部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)，并協(xié)同管理層制定信用政策；三是對(duì)書(shū)商的支付能力變化情況進(jìn)行實(shí)時(shí)分析，定期對(duì)書(shū)商信用進(jìn)行分析和評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果給予發(fā)行部建議和欠款警戒線建議，以防出版社出現(xiàn)重大經(jīng)濟(jì)損失。但是，這樣一來(lái)，雖然應(yīng)收賬款的回款率提高，風(fēng)險(xiǎn)降低，但同時(shí)會(huì)增加出版社的人力成本和管理成本，所以出版社應(yīng)在而這之間做好權(quán)衡。

（二）建立健全應(yīng)收賬款內(nèi)部管理制度

因?yàn)椴煌牟块T(mén)其職能也不盡相同，他們對(duì)應(yīng)收賬款管理的認(rèn)識(shí)也不同，對(duì)此建議出版社應(yīng)該制定詳細(xì)的內(nèi)部管理制度，以制度的形式讓各個(gè)部門(mén)明確自身在應(yīng)收賬款管理中的職責(zé)，從而統(tǒng)一認(rèn)知，加強(qiáng)同其他部門(mén)的溝通和聯(lián)系，以免部門(mén)和部門(mén)之間出現(xiàn)相互推卸責(zé)任的情況。作為財(cái)務(wù)部門(mén)，不僅要做好應(yīng)收賬款的事后核算，還要重視購(gòu)銷合同的管理、折扣管理、客戶檔案和資信管理等等；對(duì)發(fā)行部門(mén)而言，必須清楚意識(shí)到，在未收到貨款以前，銷售均并非真正意義上的銷售，不僅要重視發(fā)貨碼洋和發(fā)貨量，而且還要及時(shí)跟蹤對(duì)賬，當(dāng)所有書(shū)款均安全收回時(shí)銷售才能算得上真正完成。對(duì)編輯部門(mén)和出版部門(mén)而言，要結(jié)合圖書(shū)的適銷程度、成書(shū)的質(zhì)量確定賒銷比例和金額，確保書(shū)款能夠及時(shí)收回，對(duì)儲(chǔ)運(yùn)部門(mén)而言，要明白圖書(shū)的發(fā)貨、退貨以及運(yùn)輸決定著客戶收到的圖書(shū)數(shù)量是否和訂單相符，因此要注重跟蹤，以免影響發(fā)行部門(mén)和客戶對(duì)賬的準(zhǔn)確性。

（三）改進(jìn)催款方式

收賬的目的并非為了破壞雙方的合作關(guān)系，因此軟硬兼施的方法更為有效。首先要認(rèn)真分析書(shū)商應(yīng)收賬款逾期的原因，然后針對(duì)不同的原因采取不同的催收方法。例如：假若書(shū)商逾期的原因?yàn)闀簳r(shí)性資金周轉(zhuǎn)困難，應(yīng)收人員應(yīng)該把客戶希望能夠延長(zhǎng)信用期的想法傳達(dá)給出版社應(yīng)收賬款管理部門(mén)，再由該部門(mén)決定是否需要延長(zhǎng)信用期或者收款時(shí)間，以免影響彼此將來(lái)的合作。針對(duì)惡意拖欠應(yīng)收賬款的行為，在屢次催收后依然用各種借口推脫的客戶，需要運(yùn)用面談的方式直接跟賬款負(fù)責(zé)人溝通。

考慮到上述情況，一方面是運(yùn)用有效的催款手段。制定相關(guān)激勵(lì)政策，鼓勵(lì)發(fā)行人員催要賬期比較久的賬款；出版社也可以聘請(qǐng)專門(mén)的人員負(fù)責(zé)催收逾期賬款，可以通過(guò)面訪、電話、信函等方式催收，必要時(shí)還可以借助法律手段。另一方面可以委托專業(yè)的催款公司。在催收專員在經(jīng)過(guò)屢次催收后依然無(wú)效時(shí)，出版社可以委托專業(yè)的催收機(jī)構(gòu)代為催收賬款，應(yīng)收款管理部門(mén)將客戶逾期的金額、時(shí)間以及催收進(jìn)度交給催收公司，再由催收公司代為催收應(yīng)收賬款，出版社支付一定的費(fèi)用即可。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，應(yīng)收賬款作為出版社重要的資產(chǎn)組成部分，也是出版社資金管理的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)收賬款在出版社中比較普遍，雖然當(dāng)前出版社在應(yīng)收賬款方面還存在很多問(wèn)題，但是筆者堅(jiān)信只要找準(zhǔn)問(wèn)題所在，采取有效解決措施，便一定可以提高應(yīng)收賬款管理水平，從而提高出版社競(jìng)爭(zhēng)力。

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作者簡(jiǎn)介：

劉芳，華文出版社有限公司。