淺議基層氣象部門檔案管理工作

林雙 吳英杰 韓梅

摘要 從增強意識、完善制度、加快信息化建設等方面提出了提高基層氣象部門的檔案管理工作的建議。

關鍵詞 氣象檔案；分類；作用；現狀；建議

中圖分類號：N8 文獻標識碼：A 文章編號：2095-3305（2018）03-048-02

DOI： 10.19383/j.cnki.nyzhyj.2018.03.020

Abstract The suggestions on improving the archives management of grass roots meteorological departments were put forward from the aspects of enhancing consciousness， perfecting system and speeding up information construction.

Key words Meteorological archives； Classification； Function； current situation； Suggestion

氣象檔案是氣象部門在工作中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像、照片、硬盤等各種門類和載體的檔案，不僅是氣象部門的歷史見證及寶貴財富，也是政府部門做出決策的科學依據，同時還能服務于人民群眾的生產生活和經濟社會的建設。準確把握新時期氣象事業發展的特點，加強對氣象檔案的管理，對于氣象工作、氣象現代化建設和領導決策科學化均具有十分重要的意義。

1 氣象檔案的分類

氣象檔案的內容主要包括氣象探測資料、氣象預報服務資料、氣象文書檔案、氣象事業管理、氣象科學研究、氣象基本建設、氣象業務技術、照片檔案、財務檔案、音像檔案和實物檔案等。

2 氣象檔案的作用

保護氣象檔案的目的在于對氣象檔案進行很好的利用，開發相關檔案資源，做好服務工作，切實把“死檔案”變成“活資源”，把“檔案庫”變成“思想庫”，為國家、社會以及人民創造更多地社會價值與經濟效益。

2.1 對氣象科研工作具有十分重要的作用

氣象科研工作需要對大量的歷史數據進行整理、統計、分析，而氣象檔案中保存的各種資料便是重要的數據來源。通過資料分析，科研工作者能夠科學客觀地進行科研活動，為氣象事業和公益服務事業的發展提供有力的科學支撐。

2.2 對公益服務事業具有重要意義

圍繞重大事件、重要活動和重點工作，加強檔案編研，舉辦檔案展覽，提供檔案服務。通過對氣象檔案資源的利用，為社會各界提供氣象信息咨詢服務。整合現有的氣象檔案，還可以建立氣象科普基地，為氣象教育提供教材?？蒲腥藛T還可以通過分析氣象檔案資料，作出各種具有針對性、精細化的天氣預報服務，以及為農業提供各種決策信息服務等。

2.3 為黨政機關決策服務提供重要依據

立足氣象檔案的資源優勢和專業優勢，通過對氣象資料的整理分析，為黨政機關決策服務提供背景材料，使其及時了解天氣與氣候狀況，合理作出各種決策。

2.4 為經濟建設服務

選準切入點和突破口，充分挖掘利用檔案資源，從光、熱、降水等方面進行研究，分析氣候變化特點，為農業、招商引資等提供合理的數據分析，為政府提供科學的決策依據，服務經濟社會發展。

3 氣象檔案管理工作內容

按照中國氣象局《氣象檔案管理技術手冊》和2001年10月修訂的《氣象記錄檔案管理規定的要求》[1]，每年度的各類氣象檔案都要集中統一歸檔管理，確保整齊完整。為方便查找與借閱，要分別對這些檔案進行立卷歸檔，同時將紙制檔案形成電子檔案，利用檔案管理軟件，建立一套科學實用、方便快捷的保存與檢索工具。

4 基層氣象部門檔案管理的現狀

4.1 氣象檔案管理意識淡薄，管理不到位

由于受到人員、設施、經費等方面的限制，檔案管理工作有時不被重視。檔案基礎設施建設、人員培訓、經費投入與氣象事業發展不相適應[2]。管理制度不健全，崗位責任制也未落到實處。

4.2 氣象檔案歸檔前存在漏洞

檔案管理人員交接過程中未當面清點清楚，未做到及時移交檔案，或在檔案存檔前使用過程中部分丟失，均會造成資料的不完整。

4.3 氣象檔案事業發展落后

在氣象事業發展規劃中，一般對氣象現代化建設、業務體制改革、氣象科研、人才隊伍建設、臺站基礎設施改善等方面做了比較全面的規劃，而對檔案管理、檔案設備等投入沒有列入規劃之中，造成檔案管理水平不能與氣象業務同步發展。

4.4 檔案工作電子化滯后

已普及的計算機技術在檔案工作中沒有得到廣泛應用，軟件落后，硬件不足，造成檔案工作電子化、信息化程度低。

5 提高基層氣象部門檔案管理工作建議

5.1 增強對檔案工作重要性的認識，促進檔案事業建設與氣象現代化建設協調發展

檔案管理作為氣象部門的重要組成部分，在氣象事業的發展中具有不可忽視的作用。單位在制定發展規劃和工作計劃時，應充分考慮檔案管理的需求，加強基礎工作建設，使檔案管理的辦公條件、配套設施、人員業務水平、管理水平等綜合實力與氣象事業協調發展。

5.2 完善檔案管理制度，形成制度化、責任化常態

進一步建立健全檔案的收集、保管、保密、利用、統計、銷毀的標準和流程，從制度建設、組織保障、業務建設、檔案安全等方面入手，使檔案要件齊全、方便使用。如檔案室管理制度、檔案員工作職責、氣象檔案的借閱制度、檔案室安全管理標準等。同時嚴格執行《中華人民共和國檔案法檔案法》《檔案法實施辦法》《遼寧省檔案條例》等法律法規和規章制度，使檔案管理工作更加規范。

5.3 加快檔案管理工作的信息化建設

隨著電子化建設的加快，檔案管理工作正在由紙制化向信息化數字化轉變，由管檔案實體到管檔案數據轉變，由手工操作到信息化智能化操作轉變，從而提高工作效率，方便儲存和利用。但是現有的軟件已遠遠落后于電子化發展的腳步，應加快現有軟件的更新速度，或新軟件的研發速度，扎實推進檔案科研與成果的推廣應用，逐步實現檔案存儲數字化、檔案管理現代化、檔案利用網絡化，促進檔案工作邁上新臺階。

5.4 注重人才的培訓和培養

加強對檔案工作人員的知識培訓，規章制度和業務技能等的培養，使其熟練掌握檔案管理的基本知識與操作技能，改善知識結構，提高業務水平與工作能力。同時及時總結檔案工作的經驗，推動檔案管理水平的不斷提高。

5.5 加強檔案的收集和歸檔

加大檔案收集力度，抓住收集歸檔和移交接收2個關鍵點，既要注重紙質和電子檔案雙套制接收，又要加強對圖片、音像等載體檔案的接收，保持資料的完整性和生動性。同時注重對實物檔案的保護和利用。對有重要保存意義和收藏價值的實物檔案，如單位獲得的各種獎狀、榮譽證書、獎牌、獎章、獎杯、錦旗以及公務、外事活動中對方贈送的各種紀念品等，及時收集、登記、歸檔后，并設立榮譽室進行陳列及展示。

6 結語

檔案工作是一項對歷史負責、為現實服務、替未來著想的事業，而檔案是不可再生的寶貴資源，一旦嚴重損毀，很難修復，留下歷史遺憾。因此在日常工作中，要守住工作底線，確保檔案安全萬無一失。同時加強檔案管理，以認真負責的態度，保護好珍貴的歷史資料。檔案管理人員要不斷總結經驗教訓，跟上信息化時代發展的步伐，做好新時期的檔案管理工作。

參考文獻

[1] 歐陽彩虹，馬麗云，陳昱宇，等.基層臺站氣象檔案管理的經驗[J].廣東氣象，2013（2）：64-67.

[2] 劉麗霞.對于加強氣象檔案管理工作的幾點思考[J].甘肅科技，2011（3）：79-80.

責任編輯：劉赟