大數據環境下企業檔案信息資源開發利用

韓穎

【摘 要】隨著科學技術的飛速發展，計算機技術、互聯網技術的應用愈發普及，云計算、云存儲等技術也得到了極大的開發，人們獲取信息的方式更加多樣化，數據的獲取更加快捷，大數據時代已經到來。大數據為人們帶來極大便利的同時也使競爭更加激烈，而企業中具有重大價值的信息往往存在于其檔案中，因此企業檔案信息資源的開發與利用至關重要。要明確企業檔案信息資源的重要意義，發掘其中存在的問題，并對其進行有效的完善與改進。

【關鍵詞】大數據；企業檔案管理；企業管理；信息化建設

【中圖分類號】F272；G270 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2018）05-0250-02

大數據時代最明顯的特征為數據信息的海量化，同時在計算能力、數據形式、數據價值等方面均得到了巨大的提升，大數據時代的到來對社會的各個方面均產生了巨大的影響，在企業檔案信息資源的管理方面也不例外。習近平總書記曾對檔案工作做出評價：寶貴經驗與慘痛教訓的總結、社會發展規律的充分認知、國家的可持續發展均離不開檔案資源的科學管理、有效開發與合理運用。其重要性不言而喻，因此大數據時代下，企業檔案信息資源的開發利用需要充分利用大數據為其帶來的便利，進而切實促進企業創新，提升企業競爭力。

1 企業檔案信息資源開發利用的重要意義

1.1 提升企業檔案管理質量

企業的發展需要具備良好的數據采集機制，檔案管理正好為其提供了有效的渠道，企業的運轉正常與否直接受到檔案資源管理質量的影響。大數據時代下，企業運行的各個環節均需要融入現代先進的科學技術，檔案資源的開發與利用若能夠充分運用大數據帶來的便捷，將會使企業生產的各個環節實現良好有序的連接，企業生產的經驗、有價值的數據信息也得以實現有效的保存，進而增強企業運行的整體性，企業員工的生產活動更加有序、領導者決策更加科學。大數據時代下網絡化管理將大幅減輕工作壓力，減少相關工作的投入時間，同時提升企業管理的精確性，減少企業管理的失誤，在真正意義上提升企業檔案管理的質量。

1.2 推動企業決策及人才建設

大數據時代，企業得到了絕佳的發展機遇，但同時其所面臨的挑戰也愈發嚴峻，企業檔案管理正在從以往實體管理的方式向信息資源管理的方向轉變。如今隨著互聯網的涵蓋范圍愈發廣闊，網絡上的數據信息也更加全面，而大數據為信息資源提供了更加廣闊的渠道，并且其中蘊藏的資源更是浩瀚無邊。在這樣的條件下，企業的宣傳得以更加深入的開展，同時檔案信息也得以快捷的整合與處理，對企業的正確決策具有重要的意義[1]。同時，大數據時代下，檔案信息資源的充分開發與利用為從業人員提供了良好的學習渠道，對最新的網絡技術與相關知識能夠實現充分的了解與應用，從而提升其自身素質，促進企業的人才建設進程。

2 大數據環境下企業檔案信息資源開發利用中存在的問題

2.1 企業檔案的信息化建設不足

受企業規模、資金及企業實力等多方面因素的影響，大型企業由于具有充足的資金，在檔案資源的信息化建設中能夠進行較大的投入，但是一些中小型企業由于運營的實力及資金均有限，其在信息化建設中的投入明顯存在著較大的欠缺。大數據時代，企業檔案信息資源的有效開發與利用需要具備先進的技術及優秀的人才，其中也需要相應的配套設備。要使得檔案信息資源開發與利用工作實現質的提升，在檔案的數字化、硬件設備建設、軟件應用開發等方面均需要有巨大的投入。同時，企業要獲得更多的效益，在其信息資源的開發中要緊緊以自身網絡建設為依托，而在實力較為弱小的中小企業中，在競爭日益激烈的大數據時代中的生存都難以保障，在檔案資源的信息化建設上的投入更加不足。

2.2 檔案信息資源的質量需要進一步提升

數據信息的海量化是大數據時代的顯著特征，在浩瀚的信息資源中如何獲取最有價值的資源是企業檔案管理必須具備的基本技能，但是在企業檔案信息資源的開發中，質量卻難以得到保證。這其中的因素眾多，首先，企業為盡可能提升自身所具備的信息資源，在檔案信息的整合中通常會從各個方面進行資源的收集，這在一定程度上提升了檔案資源的豐富性，但是由于種類的增多，工作人員在短時間內將各種有價值的信息資源篩選出來是不切實際的。其次，如何有效鑒別有價值的檔案信息資源是一項繁瑣的工作，在信息資源的初期收集與整合中就需要進行嚴格的把關，同時在資源的錄入工作中也需要對其進行嚴格的控制，因此如何充分地整合檔案信息資源成為眾多企業穩定發展面臨的問題。

2.3 檔案信息資源的開發與利用存在一定的安全隱患

雖然大數據時代使檔案信息資源的管理與開發更加便捷，但是相應的也使得其危險系數提升，稍有失誤則可能使企業機密信息泄露。首先，大數據時代下，豐富的信息資源使得工作人員的工作壓力增加，對各種資源需要有明確的區分與辨別。其次，在安全保障層面僅僅采用身份證識別是遠遠不夠的，這種技術對用戶的約束效果微乎其微，當前人們入侵企業檔案信息資源的手段多樣，開放的互聯網絡為黑客的入侵提供了便捷，同時病毒的入侵也對企業網絡信息資源產生了巨大的挑戰，因此企業檔案信息資源需要一批高素質人才，建設完善的網站防火墻，進而保證企業信息資源的安全[2]。

2.4 企業檔案管理人員的整體素質有待提高

大數據時代，檔案管理工作中的技術含量越來越高，各種配套的設備不斷配備，并且檔案信息資源的載體也更加豐富，大量知識型、視聽型等資源呈現在人們面前，這些變化使得其對管理人員的個人能力、綜合素質等要求不斷提升。當前檔案信息資源的管理人員的綜合素質大多不足，多數為從事計算機方面的管理人員，他們對檔案信息資源的管理通常從技術層面的角度開展工作，然而大數據時代下，不僅需要檔案管理人員具備過硬的計算機操作能力以保障信息資源的安全，同時還需要具備良好的檔案管理能力。

3 大數據環境下促進企業檔案信息資源開發利用的策略

3.1 建設完備的基礎設施以提供技術支撐

企業檔案信息資源要得到充分的開發首先需要具備一定的技術支撐，檔案信息資源的收集、整合、處理、存儲等均需要以相應的硬件與軟件為前提。尤其中小企業要獲得長久的發展，檔案資源的信息化建設必不可少，可以通過精簡預算為檔案建設提供相應的資金支持。硬件層面需要引入先進的計算機、路由器及交換機等設備以實現高效的信息處理。軟件建設則可以根據自身特點及企業的實際發展情況，引入相應的網絡系統，從而真正實現檔案信息的數字化[3]。

3.2 依托大數據提升檔案信息資源質量

大數據時代的到來對以往企業的資源整合方式提供了新的途徑。檔案信息資源的內容得到了極大的豐富，企業的檔案管理實現了網絡化，檔案網站成為企業形象的代表，是其向外界宣傳與從內部決策的重要平臺，其豐富的內容及獨具特色的內容設計極易吸引用戶。同時，檔案信息資源的含量巨大，需要充分運用云計算技術，這是信息資源整合過程中至關重要的技術，通過構建相應的云平臺，完善自身不足，以充分實現信息資源的整合，切實提升其質量。

3.3 建設嚴密的安全體系保障信息資源的開發利用

由于不法分子植入病毒及一些黑客的入侵，企業檔案信息資源仍具有較大的安全隱患，僅從病毒查殺和反黑客的技術手段通常難以有效提升安全系數，企業機密、資源共享及企業審計等方面的工作均需要大力加強。首先，對企業機密信息需要設立一定的權限，并進行嚴格的加密，除企業高層外盡量減少其他人員的接觸，同時對擁有權限的高層簽署協議，防止高層為自身利益而泄露機密。其次，企業檔案資源的信息化歸根結底是為了實現資源的共享，企業人員在查詢、宣傳相應的信息時，需要嚴格遵守相關規定，對企業人員根據職位的不同設置相應的級別，禁止沒有權限的用戶非法訪問相關內容。最后，企業可以完善審計流程，成立專門的審計小組，對企業的檔案系統進行嚴密的監測，及時發現安全隱患，并及時做出應急措施。

3.4 加強企業檔案管理人員的整體素質

檔案信息資源的開發與利用離不開高素質的企業檔案管理人才，企業需要對檔案信息資源的開發予以高度重視，加強管理人員的培訓工作，為其提供良好的學習平臺，使其從思想上得到根本的轉變。由于檔案信息資源的管理具有一定的特殊性，不僅具有巨大的信息含量，在某些層面還具有一定的機密性，因此檔案管理人員的培訓需要有針對性的選拔與培訓措施，比如在選拔初期就要對其思想覺悟進行充分的考察，遵循寧缺毋濫的原則，選擇最優秀的人才。同時，在工作以后也需要定期對專業能力、思想覺悟、計算機水平進行培訓與考核，提升其學習能力，適應如今先進技術更新的節奏，增強其綜合素質，以保障檔案信息資源的安全、有序，進而提升檔案管理人員的整體水平。

參 考 文 獻

[1]李曉晨.新時期檔案信息資源開發利用工作的探索[J].辦公室業務，2016（4）：83.

[2]吳永紅.信息時代對企業檔案信息資源開發利用的思考[J].黑龍江科技信息，2015（11）：178-179.

[3]律寶文.企業檔案信息化建設中存在的問題及對策[J].辦公室業務，2014（8）：42.

[責任編輯：高海明]