探討檔案管理中電子檔案的應(yīng)用價值

李潔瑩

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)、云計算的信息時代到來，電子檔案的應(yīng)用對提高工作效率、實(shí)現(xiàn)資源共享、降低保管難度都具有重要意義。而電子檔案管理方式也應(yīng)用到越來越多的企業(yè)、單位的日常經(jīng)營和工作當(dāng)中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式正砸逐步轉(zhuǎn)化為電子檔案管理方式。本文分析了目前我國檔案管理的現(xiàn)狀、電子檔案的應(yīng)用價值及未來發(fā)展趨勢，用來對檔案的有效管理、提高檔案服務(wù)質(zhì)量做為資料參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；電子檔案；價值

當(dāng)代社會，檔案無論是在企業(yè)、醫(yī)療部門、事業(yè)單位和高校的日常應(yīng)用與管理中都起到了非常重要的作用，因此檔案管理工作的重要性可以說是不言而喻的。在大數(shù)據(jù)時代，電子檔案的應(yīng)用不僅提高了檔案管理的效率，充分挖掘了檔案資源的價值，還保證了電子檔案的完整性和安全性，有效的避免了紙質(zhì)檔案管理過程中非常容易出現(xiàn)的損壞、丟失等一系列問題。為推進(jìn)檔案信息化建設(shè)提供了重要支持。然而，由于檔案管理需求的變化和管理人員信息服務(wù)能力低下，檔案管理人員在檔案信息化建設(shè)中難以發(fā)揮檔案管理的服務(wù)屬性等諸多因素。此時，積極探索電子檔案管理在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用價值，就成為當(dāng)前檔案管理中的重要工作。

一、目前我國的檔案管理現(xiàn)狀

目前，我國的檔案管理系統(tǒng)在積極建設(shè)中，相關(guān)工作人員也在對檔案管理的工作模式不斷的探索。現(xiàn)在我國的檔案管理方式在檔案管理工作由于受思想意識、經(jīng)濟(jì)、文化等一系列因素的限制，具有一定滯后性，紙質(zhì)檔案暫時無法退出歷史舞臺。目前，我國檔案管理模式是紙質(zhì)檔案與電子檔案并存。在檔案管理過程中，合理科學(xué)的分類、多樣化、全方位的建立索引信息等工作都需要更好地完成電子檔案的應(yīng)用。此時，電子檔案應(yīng)用的重要性和必要性就得到了深層次的體現(xiàn)。

二、檔案管理中電子檔案的應(yīng)用價值

（1）使用方便，有效提高辦公效率

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作過程中，工作人員主要依靠于手工操作，容易出現(xiàn)字跡模糊、信息收集不全、統(tǒng)計錯誤等問題，不僅耗費(fèi)了大量的人力和時間，而且由于個人對分類標(biāo)準(zhǔn)的理解不同，導(dǎo)致整個分類管理工作的效果不盡如人意。電子檔案的應(yīng)用運(yùn)用計算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力，使數(shù)據(jù)無論是在采集、存儲、分類還是統(tǒng)計環(huán)節(jié)，都變得更加方便，并且無論是起草、處理、傳輸都更加簡單易行。同時電子文件在存儲光盤和磁盤信息的同時，使用計算機(jī)可以很好地解決這些問題，縮短時間，使人們能夠按照數(shù)據(jù)的分類進(jìn)行收集、統(tǒng)計和查詢。在管理文件時，節(jié)省了人力，提高了準(zhǔn)確性和檢索效率。同時，電子化的應(yīng)用可以有效拓寬信息來源，使用互聯(lián)網(wǎng)可以進(jìn)行大面積、全方位的搜索，并快速獲取足夠的信息來源，確保信息收集的多樣性、豐富性和全面性。同時，電子檔案的應(yīng)用還可以降低信息采集帶來的各種成本對檔案的管理的工作具有重要意義。

（2）實(shí)現(xiàn)文件和文字信息等資源得到共享

傳統(tǒng)的手工操作管理檔案方式使各個企業(yè)、單位、部門之間想要實(shí)現(xiàn)資源共享，即使在小范圍內(nèi)也需要很高的成本，而大規(guī)模、全面的資源共享更是十分困難。因此大量信息出現(xiàn)閑置狀態(tài)，很大程度上造成了文件和檔案資源的浪費(fèi)。電子檔案管理系統(tǒng)利用電子應(yīng)用構(gòu)建一個縱橫交錯、內(nèi)容豐富的信息集合，在此基礎(chǔ)上合理組織各種搜索、檢索和利用工具，使人們可以從多種角度、多種方式搜索信息，并通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)時傳輸各種資源，使大規(guī)模、大面積地共享資源變得輕而易舉。適合于現(xiàn)代社會要求的快速、高知識產(chǎn)出和多樣化的信息吸收，提高了檔案管理的效率，減少了中間環(huán)節(jié)，大大提高了對檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)了不同歷史時期信息的交換和共享，增強(qiáng)了業(yè)務(wù)聯(lián)系。

（3）提高了檔案管理的服務(wù)質(zhì)量，降低保管難度

相較與紙質(zhì)文件而言，電子文檔載體的使用壽命比較長。紙張的耐久性取決于纖維素自身的性質(zhì)，紙張在水、火、酸等條件下很容易受到損壞，在檔案管理工作過程中如發(fā)生意外很容易造成不可彌補(bǔ)的損失。而電子文件完全不存在這些問題的困擾，并且隨著科技的發(fā)展，存儲和讀取電子文件的設(shè)備也越來越成熟。可以根據(jù)具體的需求選擇不同的載體，如光盤、U盤、移動硬盤等。這些載體都具有易存儲和讀取，存儲時間長，穩(wěn)定性強(qiáng)不易損壞的特點(diǎn)。

（4）保證檔案傳輸過程中的安全性的及時性

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案傳輸過程中，主要依靠人力通過郵遞等方式進(jìn)行傳輸，不但浪費(fèi)時間、人力且檔案安全性低，還很容易出現(xiàn)資料延誤、丟失、破損等情況。而電子檔案的應(yīng)用不但能夠確保文書檔案的安全性，更能有效的避免檔案資料在傳輸過程中出現(xiàn)延誤、丟失、破損等現(xiàn)象，同時傳輸速度得到了極大提高。

（5）有效避免資源浪費(fèi)，使環(huán)境問題得到改善

在現(xiàn)在大規(guī)模應(yīng)用電子檔案的管理模式下，用紙量明顯減少，從而有效節(jié)約了森林資源，對改善了環(huán)境具有重要意義。此外，電子文檔存儲不需要建立合適的存儲空間和各種儲備條件，有效避免了資源浪費(fèi)。在節(jié)能環(huán)保方面，同樣具有重要意義。

結(jié)束語

無論是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式還是現(xiàn)代電子檔案管理方式，安全始終都是我們需要注意的最關(guān)鍵、最根本的問題。雖然電子檔案的應(yīng)用提供了諸多便利，但其中也存在著各種不確定因素，在安全性方面也存在一些缺陷，如因網(wǎng)絡(luò)病毒惡意攻擊導(dǎo)致資料信息泄露、重要文件丟失等。因此我們在使用期間需要定期檢查、殺滅網(wǎng)絡(luò)或電子載體中存在的病毒，并對重要文件做好備份措施，以保護(hù)文件中的相關(guān)信息安全。但是相信隨著時間的推移，現(xiàn)階段文檔和文件管理信息電子應(yīng)用的問題將最終得到解決。未來在的檔案管理應(yīng)用上，電子檔案一定是大勢所趨，文檔和文件管理信息的電子應(yīng)用將突出其不可替代的優(yōu)勢，使人們充分享受到電子檔案應(yīng)用的巨大便利。

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（作者單位：廣州南方建筑設(shè)計研究院）