管理溝通理論視角下的辦公室管理工作探析

胡夢蝶

摘要：辦公室管理工作存在諸如溝通渠道不健全，溝通信息不完整等問題，應用管理溝通理論能夠有效解決辦公室管理工作困境。辦公室可以通過優化溝通條件，豐富溝通渠道，完善信息庫和信息系統建設，強化溝通的雙向性和有效性，加強日常管理溝通，促進溝通方案落實，從而提升辦公室管理工作效率，達成組織目標，促進組織可持續健康發展。

關鍵詞：管理溝通理論；辦公室；管理工作

一、管理溝通理論概述

管理溝通理論就是指一定組織或者管理者為了達成既定目標，而綜合應用多樣化的溝通方法，加強組織內外部和人員之間的信息傳遞、資源共享、情感交流和思維碰撞，充分發揮管理職能。簡單而言就是以實現組織發展目標為導向，以組織內部成員之間的信息交流為媒介，通過溝通加強管理，提升管理效率的一種有效管理手段。

管理溝通理論萌芽于科學管理中的下行溝通研究，以泰勒、韋伯、埃莫森、法約爾等為代表。法約爾提出了“等級鏈和跳板”原則，為組織溝通理論的形成奠定了堅實的基礎。到20世紀20年代，伴隨行為科學的發展，管理溝通理論開始重視非正式組織溝通和文化溝通，強化人際溝通，此階段以梅奧、明茨伯格和巴納德等為主要代表，巴納德提出了溝通渠道全面性、溝通程序規范性、溝通線路便捷性、溝通信息權威性、溝通管理工作嚴肅性和連續等基本溝通原則。20世紀中葉開始，管理溝通理論進入了革命性飛躍發展階段，以西蒙、德魯克、薩維奇等為代表，增強了管理溝通理論研究的國際性和網絡性。

二、管理溝通理論在辦公室管理工作中的應用

辦公室要提高工作效率，推動組織發展，就必須加強溝通，借助管理溝通理論的優勢，解決當前辦公室管理工作面臨的管理困境。在具體應用中要重視管理溝通的策略技巧、全面性、實效性和可持續性等特點。

（一）優化溝通條件，重視日常管理溝通

傳統管理工作重視計劃性、組織性和權威性，尤其忽視上下溝通聯系。因此要加強日常溝通，讓組織內部全體成員理解溝通的重要性，樹立有效溝通意識，只有這樣才能確實提高管理質量。但溝通是建立在一定的物質文化基礎之上的，必須加強組織內部的溝通環境建設，更新溝通工具，營造民主和諧的溝通精神氛圍。辦公室是承上啟下，連通內外的中樞部門，要加強與領導階層和各業務部門之間的聯系，還要加強溝通精神文化建設。因此辦公室要注重人才培養，定期開展培訓，提升工作人員的溝通能力；合理分配工作人員，保障溝通信息傳遞的時效性、真實性和完整性。

（二）強化溝通的雙向性，豐富溝通渠道

傳統溝通渠道主要是會議、通知、談話等，方式局限性較強。伴隨信息技術發展，溝通渠道發生了翻天覆地的變化，溝通手段多元化，溝通渠道多樣化，溝通時間自由化。計算機信息技術成為了重要的溝通媒介，辦公室可以通過企業網站發布管理信息，增強管理溝通的時效性；通過建立微信群、QQ群等疏通組織內部成員之間的溝通渠道，實現領導階層和下級人員之間的雙向溝通；通過互聯網手段建立信息交流平臺、信息收集和反饋系統，幫助領導階層了解下級意見，展示溝通成果，改進管理方案，調整管理手段，提升管理質量。其次，還可以創新信息交流方式，如將傳統會議“領導定基調，下級僅響應”改為“領導提議題，下級各抒己見”的模式，增強溝通的真實性和有效性。

（三）完善信息系統建設

辦公自動化是目前較為普及的信息系統溝通方式之一，是互聯網信息技術在辦公室溝通管理中的重要應用，因此要不斷完善信息系統建設的完整性和針對性。根據企業特點、發展目標、管理職能、實際運行狀況進行信息系統的開發與完善，不斷優化系統配置，增強互聯互通。此外還要重視信息庫建設，保障信息庫全面覆蓋人、財、物等日常事務信息、公文相關信息、績效考核信息、會議記錄等內容，進行分類管理便于存儲和查詢。

（四）提升溝通結果的落實效率

溝通是為了提高管理質量，促進企業可持續發展，但簡單的開會、發文、部署只是紙上談兵，必須強化溝通結果的落實。從部署、安排到執行都要進行嚴格的監督審查，對未落實的要探明原因，對落實中的要加強監管，對己落實的要注重效果考評，做到獎懲分明，有理有據。辦公室可以按照企業內部實際情況對目標進行分解分配，監督各部門協調互助，按時保質完成任務，落實發展目標。

三、結語

綜上所述，在信息大爆炸時代，增強溝通的有效性，發揮溝通在日常管理工作中的作用對于企業的可持續發展至關重要。辦公室作為企業管理體系的樞紐，要注重提升辦公室全體人員的綜合素質，加強實踐應用能力，充分發揮管理溝通理論在管理工作中的實際效用，促進企業管理的科學性和有效性。

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