淺析文書檔案管理中存在的問題及對策

尹超超

摘要：文檔文件管理水平是衡量單元文件管理水平的重要標準之一。本文在分析文檔文件管理的基本特點的基礎上，重點研究了當前中國文檔文件管理存在的問題，并提出了相應的對策和建議，以期為提高文檔文件的管理水平提供參考。

關鍵詞：文書檔案；問題；對策

文檔文件也稱為管理文件。它是政府機構，社會組織，企業，機構和其他社會組織在領導和行政活動中形成具有保值價值的文件的總稱。作為文件管理工作的重要組成部分，文檔文件管理的水平直接決定了檔案的完整性和質量。目前，在中國，無論是政府機構還是企業或機構，文檔文件的管理都存在或多或少的問題。

一、文檔文件管理的特征

首先，文件檔案內容豐富，載體風格眾多。文檔存檔記錄并反映了該單元的實際工作情況。它涵蓋了檔案工作的各個方面，這使得文檔文件的內容非常豐富。由于實際工作的不同，合同，責任書，協議，照片，音頻和視頻文件以及電子文件是文檔文件的重要載體。其次，收集和保存信息是文檔文件管理的重點。文件管理的最大功能是記錄歷史記錄，以便后代可以從這些歷史資料中學習和引用。最后，文書工作直接影響文檔文件的工作。儀器是文件的前身，文件是文檔的目標。通過部門的卷將文件轉移到檔案部門后，文件將從文件轉換為文件。文書工作的質量直接決定了單位檔案的工作質量。

二、文書檔案管理工作中存在的問題

（一）對文檔文件管理缺乏了解

檔案部門一直是當局的冷門。在許多領導人看來，檔案工作一方面是一項非常簡單的任務，另一方面是一項投資大，經濟效益不明確的工作。因此，檔案部門的領導要求一般不高，只要檔案部門的工作人員能夠及時收集檔案。這嚴重阻礙了文件管理人員的熱情。此外，領導和檔案部門主要領導對檔案工作的理解差異也將對紙質檔案工作人員的工作質量產生影響。

（二）文件歸檔不完整

隨著計算機和網絡技術的快速發展，全社會辦公自動化程度普遍提高。計算機，掃描儀和復印機等辦公設備的自動化極大地提高了文件收集和處理的速度。雖然現代辦公設備為文檔文件的管理帶來了效率，但它也加劇了傳統檔案材料與現代電子文件之間的沖突。這主要是由于以下兩個方面：一些文檔僅存儲在CD或計算機上，而不是打印。它以書面材料的形式保存，因此很難長期保存；有些單位只保存文本文件而不使用計算機來保存它們，這對于保存重要文件也是非常不利的。

（三）文書工作和文件工作脫節

文書工作和檔案工作似乎是兩個相對獨立的任務。事實上，這兩者是相互依存，相互制約和相互制約的。儀器是文件的前身，文件是文檔的目標。文書工作的質量直接決定了檔案工作的質量。同時，檔案的順利開展可以極大地促進文書工作的處理。在我國的實際工作中，文書工作和檔案工作相互脫節的現象非常嚴重。這體現在這樣一個事實，即文職人員只關心完成自己的文書工作，而不關心將工作中形成的文件轉換成文件時存在哪些問題。一旦檔案工作人員找不到所需的檔案資料，他們就不會反映自己的責任。批量指導和文件管理工作是否做得好，反而責怪文書工作部門沒有正常工作。

（四）文書檔案管理人員素質有待提高

文書檔案管理人員是該項工作的直接執行者，他們的素質直接決定著文書檔案管理工作的質量和效率。然而，我國現有從事文書檔案管理工作的人員素質普遍不高。一些單位的檔案管理人員未經專業學習和培訓就進入檔案部門工作，他們對立卷、檔案分類等基本知識都了解不足；一部分檔案管理人員雖然具備相關的上崗資格，卻不注重自身知識結構和實際檔案管理水平的提升，特別是隨著辦公自動化的普及，這些檔案管理人員還未意識到掌握計算機技術對提高自身檔案管理水平的重要性。

三、改善文書檔案管理工作的對策

（一）提高文書檔案管理工作的地位

領導的重視是搞好檔案管理工作的前提條件。檔案部門應該通過各種努力爭取領導對檔案管理工作的重視、關心、理解和支持，讓檔案工作成為單位全部工作計劃中的一部分。當然，各單位應該加大對檔案管理設施的投入，其他工作部門應該提高為檔案工作服務的意識，由過去被動提交檔案資料變為主動參與。

（二）電子文件與紙質文件同時收集

隨著辦公自動化程度的提高，電子文件對檔案管理的重要性日益突顯，因此，在收集有關紙質文件的同時對電子文件進行收集有利于提高檔案管理水平。值得注意的是，實際工作中檔案部門應該對電子文件的大小和保存格式等作出具體的要求，在接收的時候應該確保電子文件驗收合格后再辦理移交手續。

（三）抓好文書工作與檔案工作的銜接

首先，要樹立文書及檔案工作人員的大局觀念。如果文書部門和檔案部門的工作人員都能在做好自己本職工作的同時，負責任地提前考慮文書工作與檔案工作的銜接問題，那么文書工作與檔案工作就能實現平衡銜接。其次，要增強文書工作人員的檔案意識。文書工作人員要時刻牢記重要的文件日后要保存成檔案，自己應該努力為文件轉化成檔案打好基礎，特別是要為檔案的電子管理和利用創造條件。最后，應該實行部門立卷、檔案部門還應該在文書部門對文件材料進行整理和裝訂前，派專人指導并檢查文書部門的立卷工作，確保立卷質量。

（四）提高文書檔案管理工作者的整體素質

科學技術的發展對檔案管理工作提出了更高的要求，作為檔案工作的專業管理人員，檔案工作者應該充分發揮學習新知識、掌握新業務的主觀能動性，堅持終生學習的理念，主動學習現代管理、計算機等相關知識，努力提高自身的業務水平。除此之外，還應該加強對檔案部門工作人員的培訓，例如加強對他們理論知識的培訓；加強對他們開展檔案收集工作的業務指導等。

四、結論

綜上所述，只有切實加強對文書檔案的管理工作，實現文書檔案管理的現代化，才能提高文書檔案管理的質量與效率。

參考文獻：

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