基于大數據時代下的電子檔案管理探討

馮勝虹

摘 要：信息技術的高速發展使得大數據時代的來臨成為了現實，給檔案管理工作注入了新的生機，鑒于電子檔案具有著傳統管理模式所無法比擬的巨大優勢，因此加強對電子檔案的研究尤為必要，這將直接關系到檔案管理的實際效果。本文將對大數據時代下電子檔案管理的有效對策加以探討和分析，以期全面提高電子檔案管理水平，從而促進檔案管理的現代化、信息化發展。

關鍵詞：大數據；電子檔案；管理對策

近年來，電子檔案已經逐步取代紙質檔案，成為了檔案管理的新模式，其具有操作簡單、功能多樣、便于共享等多重優勢，深受檔案管理人員的青睞，具有著無限廣闊的發展前景。大數據時代更是為電子檔案的推廣應用奠定了基礎，通過對檔案信息的數據化處理，深入挖掘數據的潛在價值，使之成為人們決策的有力依據，從而達到節約成本，提高效益的目的，在此情況下檔案管理也能夠真正發揮其應有的作用。

1 電子檔案概述

雖然電子檔案的應用時間較短，但是自其誕生以來就向人們展現了無與倫比的價值。所謂電子檔案的管理就是以計算機及相關載體為依托，對電子信息進行存儲、閱讀、分析和處理的一種先進管理模式，可以實現檔案信息與載體的分離，可操作性較強，而且所占空間非常小，信息的傳遞速率也比較快，這些就是傳統檔案管理方式所不具備的，因此電子檔案的發展前景一片光明，探討電子檔案在大數據時代下的管理方法也就變得非常必要了。

2 基于大數據時代下的電子檔案管理策略

2.1 樹立高度的風險意識，實行風險管理策略

一般來說，從電子檔案的生成、存儲，到使用、共享，這一系列的流程中存在著較高的風險，如不能對風險進行準確的識別和分析，采取的應對措施必然會存在缺陷，那么發生風險的概率將會大幅度上升，電子檔案的安全無法得到保障，此時產生的損失也將不可估量。這就要求檔案管理人員必須樹立高度的風險意識，對于電子檔案管理工作中的常見風險做到心中有數，能夠時刻保持警惕心理，遇事沉著冷靜不慌亂，致力于將電子檔案的風險隱患扼殺在萌芽之中，確保電子檔案的完整性，資料信息真實、準確，在實際應用中能夠有效的發揮作用。為了實現上述目標，應立即著手建立完善的風險管理體系，主要包括兩個部分，即風險前體系和風險后體系。

首先，風險前體系的功能在于規避電子檔案的風險，涉及到風險的識別、評估和防范三個環節，這幾個環節是相輔相成，缺一不可的。風險識別指的是對電子檔案管理整個流程的常見風險進行預測，并將風險按照特定的分類標準予以劃分；風險評估是緊跟在風險識別后的一項工作，是對各個風險的發生概率加以計算，評價風險來臨時可能釀成的損失；風險防范是在風險識別和評估的基礎上制定的預防措施，以便于最大程度的降低風險的發生概率，保證電子檔案的安全。

其次，風險后體系往往是在風險發生以后運用的補救措施，期望能夠盡可能的減少損失，促使電子檔案迅速恢復到正常狀態。該體系涵蓋了風險應對和管理效果評估兩個層面，前者是指諸如風險轉移、風險緩解等方法，能夠起到削弱風險損失的作用；后者是將電子檔案管理分成了多個階段，通過對每個階段管理效果的評估來發掘檔案管理的潛在問題，致力于將電子檔案管理予以不斷的優化，使其始終保持先進性和科學性，確保電子檔案在大數據時代下更好的為人們提供服務。

2.2 完善電子文件管理流程

電子檔案的管理理應具備完善的流程，這是保證管理效果的必要前提，需要注重流程的擬定和落實，唯有如此電子檔案管理的效率和質量才能得到進一步的提高。傳統的檔案管理工作過于強調分工合作，雖然檔案部門的工作量有所減輕，但是檔案管理的連續性遭到了極大的破壞，在大數據時代這種落后的管理模式亟待得到更新。應借助計算機技術和現代信息技術，規范電子檔案的管理流程，給檔案管理工作提供參考和指導，防止檔案管理人員因隨意操作而產生資源的損失和浪費。電子檔案的管理要充分考慮到電子文件的特性、功能以及不同階段的管理需求，檔案管理人員應加大資源整合力度，積極參與到整個管理過程中，以便實時調整管理方案，實現電子檔案的科學保管和充分利用。

2.3 完善合作共建機制

合作共建機制在現階段的電子檔案管理工作中比較欠缺，使得相關部門之間的交流與合作受到阻礙，資源整合力度不夠，電子檔案的管理工作效果因而不是十分理想。電子檔案管理涉及到的部門有檔案部門、信息技術部門、電子文件生成部門、績效管理部門，每個部門都有其專屬職責，在電子檔案管理中應摒棄私心，通力合作，這樣電子檔案管理才會彰顯出最大化的價值。首先，檔案部門要介入指導和監督檢查生成部門形成、歸檔電子文件的工作，同時要做好本部門電子文件的接受、使用和保管工作，還要協助績效管理部門，助其制定修改相關方面的考核工作。其次，信息技術部門要按照檔案部門的工作標準和需求，為檔案部門和文件生成部門提供技術支持。

綜上所述，大數據時代給電子檔案管理帶來了巨大的機遇和挑戰，對檔案管理人員的專業素養提出了更高的要求，需要檔案管理人員能夠積極抓住機遇，勇于迎接挑戰，明確自身職責，完善合作共建機制，規范管理流程，并針對當前電子檔案管理工作易于出現的風險隱患制定相應的防范對策，從而促進電子檔案管理的標準化和規范化，使管理效果邁上一個嶄新的臺階。

參考文獻：

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